基幹業務システムの課題

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企業がDXを展開するために行うシステム刷新のコンサルティングを担当するWorkVisionの田邉 司へ「基幹業務システムの課題」についてインタビューを行いました。

基幹業務システムの「レガシー化」とは何でしょうか

一般的に、レガシーシステムとは、メインフレームやオフコン上で開発されたシステムや、COBOL資産を移行しPCサーバーで開発されたシステム、メーカサポートの終了したツールで開発されたシステムなどのことを指します。

経済産業省の「DXレポート」では、約8割の企業がレガシーシステムを抱えていると報告しています。また、レガシーシステムの保守・運用のために、システム予算の9割以上が充てられており、攻めのIT構築をしたくても、予算を確保できない現状も報告されています。よって、レガシーシステムを足かせと感じている企業が約7割であると、DXレポートで示されています。

20年ほど前にシステムの「2000年問題(Y2K)」が話題になりましたが、この時もレガシーシステムの延命をした企業が多く、システムの根本を見直すには至っていませんでした。

レガシーシステムにはどのような課題がありますか

レガシーシステムは、システムの「断片化」や「細分化」、「領域の変化」を引き起こしています。

まず、「断片化」は、システム担当者の問題です。20~30年前に構築されたシステムの多くは、団塊の世代の引退と、組織の再編や人事異動により、当時の担当者がいなくなっています。それでもきちんと引き継がれていればいいのですが、多くの企業はそうではなく、その後の改良も加わり、システムの複雑化・ブラックボックス化を招いています。

また、「細分化」は、複数のユーザーや開発者が業務知識の領域を分けて理解していることです。例えば、営業は営業分野の知識はありますが、経理処理などの他分野の業務については理解できていません。業務全体を理解している人がいないので、事務担当者がデータをまとめて資料を作っても、データを必要とする側は別の資料でデータを確認しており、結局のところ、重複した業務が発生していることになります。このようなシステムでは、業務の効率化になりません。

さらに、「領域の変化」が加わります。ビジネスや技術の変化に合わせて、システムは仕様変更が繰り返されています。しかし、長年の間に仕様書を紛失したり、仕様書があっても、変更履歴が更新されていなかったりで、このことも基幹システムの複雑化・ブラックボックス化を招いており、システムに手を付けられない大きな理由となっています。

システムのあるべき姿をどのように考えていますか

基幹業務システムのあるべき姿は、SoRとSoEの連携だと、当社は考えています。

SoRとは、System of Recordsの略で、受発注、在庫、債権・債務、会計など、従来からの企業内の業務システムを指します。これは、ドキュメントとして残るもので、きちんと管理し、蓄積させていかなければなりません。したがってシステムを組み立てるにあたり、最初に要件が決まるものです。

一方、SoEとは、Systems of Engagementの略で、デジタルコマース(EC)、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、自動化(RPA)、マーケティングオートメーション(MA)、モバイルアプリなどを指します。柔軟な対応により、顧客との絆(engagement)を強化するシステムであり、外部環境や顧客ニーズの変化により、要件が常に変化しています。

SoRとSoEの連携について教えてください

これまでの基幹システムは、SoRのシステムに、SoEの要素を全部詰め込んでいったので、中身がどんどん複雑化し、時間が経つと手が付けられない状態になっていることが課題でした。

そこで、これからのシステムは、SoRとSoEを領域ごとに分けて管理し、両者のバランスを取ることが必要だと考えています。それがSoRとSoEの連携で、そのためのツールとして、Webサービス(Web-API)、EAI(Enterprise Application Integration)、RPA(Robotic Process Automation)などがあります。当社では、これらのツールを有効活用できるシステム提案を行っています。

WorkVisionの販売管理システムではどのような提案を行っていますか

これまでのシステムをガラリと変えるのは、従来のシステムとの連携や、テスト、本稼働などでシステム担当者や現場オペレーターの負担が大きくなりがちです。そこで当社は、運用継承型による新システムの構築を提案しています。具体的には、パッケージを標準のままで導入し、導入時の負荷を低減し、導入後の必要箇所を改善することを勧めています。これをDevOps(デブオプス)と呼ばれる導入手法でご提供しています。DevOpsとは、開発(Development)と運用(Operations)が協力し、ビジネス要求に対して、より柔軟にスピーディに対応できるシステムを作り上げるための手法のことです。

運用継承型で新システムを構築するとき、新システムの利用ユーザーにとって最も重要となるのは画面などのユーザーインターフェースになります。一般的に新システムに切り替わると、操作方法が異なる、見慣れない項目がある、使い慣れない等が発生します。WorkVision販売管理は、画面編集機能により、現在ご利用中の画面にあわせたユーザーインターフェースにすることができます。画面項目のレイアウト変更や入力順など旧来の画面と合わせることで、従来と変わらない操作性を実現し、効率の良いシステム導入が期待できます。また項目タイトルを変更すると、全ての画面・帳票に反映されます。「納品先」を「直送先」と変える…など、社内用語を使ってスムーズに移行することが出来ます。

また、業務を分類すると、営業業務などの売上に直結する専門性・難易度が高い「コア業務」と、売上に繋がらないが企業活動には必要な業務である「ノンコア業務」があります。例えば、「ノンコア業務」は、請求書発行業務があり、システムへ印刷指示、出力された紙を折込し封入して、郵送する等、毎月数名の事務担当者が作業する手間のかかる業務です。しかし、請求書発行業務を行わないと回収が行えなく、企業の存続ができません。この「ノンコア業務」を基幹システムと連携したWebサービス(請求書配信サービス)を活用することで、請求書発行業務のアウトソーシングを実現できます。これにより、事務担当者の業務効率化を図ることができ、売上に直結するインサイドセールス(電話やEメールなどを中心の営業スタイル)の促進や、新たなビジネスモデルの立案による、売上拡大も期待できます。

WorkVisionの販売管理システムのコンセプトと特長を教えてください

コンセプトを一言で表すと、「変えたいをカタチにする。統合基幹ソリューション」です。弊社は長年に亘り業務システムの開発に携わってきました。その中で、本当に必要なものは何か、開発会社として有益なスタンスは何かを常に追求してきました。企業に現存している従来の良い面は残しながら、時代の流れを先取りした変革を実現してほしい。その想いをWorkVision販売管理システムに込めました。特長は大きく次の5点となります。

特長1:適用範囲の広さと柔軟性

経営戦略を立案するデータの一元管理、内部プロセス改善のためのワークフロー整備、顧客サービス構築のためのデータ連携など、さまざまな業務に適応し、企業経営の中核となる業務をサポートしています。

特長2:部品化されたアーキテクチャ

WorkVision販売管理システムは、「ユーザインタフェース」、「業務ロジック」、「データベースアクセス」の3つのレイヤーで構成されています。また、それぞれで部品化した構造(マイクロサービス構造)となっていますので、業種や部門で異なる業務プロセスであっても部品の構成を変更することで、カスタマイズせずにご利用いただくことが可能です。社内システムと外部データとの連携にも柔軟に対応できますので、得意先別の業務処理や部門ごとの導入など、スモールスタートも可能としています。

特長3:画面編集、項目辞書による作業効率の向上

画面編集機能では、画面項目のレイアウト変更や入力順などを従来システムの画面デザインに合わせることで、これまでと変わらない操作性が継承され、業務効率を下げることのないリニューアルがが可能です。また項目タイトルの変更は、全ての画面・帳票に反映されます。「納品先」を「直送先」に変更するなど、社内用語を反映したスムーズに移行を実現します。

特長4:クラウドサービスとの連携

必要なときにだけクラウドサービスを連携して利用できます。営業支援・マーケティング情報提供・ビッグデータ分析サービス・BtoB電子商取引サービスとのAPI連携が可能で、期間に応じた料金を支払うサブスクリプション方式の期間契約形式で運用コストを計上できます。

特長5:ダッシュボードによる使い勝手への配慮

販売管理システムの情報を、営業、事務、倉庫、購買などの部門間でタイムリーに共有することが可能です。また、ドリルダウン機能を利用することで、様々な情報に素早くアクセスできるため、次のアクションで何をすべきかが判断できるようになります。

変革の時代にあって、働く人がVisionを持てるように、Visionをもつ企業を支えられるように、それによって私たちの仕事も新しいVisionが見えてくる。企業と取引先、そしてその向こうにいるお客様までを見据えた可能性を探り、共に考え共に成果を出していく「共創」が弊社の目指す姿です。WorkVision販売管理システムは、使いたいときに使いたい期間だけ利用できる、サブスクリプション方式のクラウド型販売管理システムです。このシステムを手段として、「変えたい」思いを共有し、お客様のデジタルトランスフォーメーション(DX)をサポートしていきたいと考えています。

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