予実管理とは？予実管理の必要性と予実管理のポイント5つを解説！

予実管理の優れている点は、予算と実績を定量化することができるということです。定量化することで予算と実績の乖離具合を適切に把握しやすくなるとともに、これまで感覚的にしか認識されず仮説に過ぎなかった企業の課題を分析、検証することが可能となります。またそれらをデータとして収集することは、これからの企業の成長に大いに役立てることができます。様々なベンダー様が予実管理のためのツールを開発していたり、東大発ベンチャー企業のユーグレナ様が予実管理を導入していたりすることを考えると、その必要性が十分に理解できるでしょう。

1つ目のポイントは、予算を適切に設定することです。売上予算や経費予算はそのまま売上目標や経費目標となりますが、それらは高すぎず低すぎないことが大切です。なぜなら、企業の抱える問題点を正しく認識することができないからです。高すぎる目標では、はじめから取り組む気力が失われてしまいますし、低すぎる目標では簡単に達成することができてしまいます。従業員の能力に応じて、達成できるか否かギリギリのラインで目標設定をすることが効果的です。

2つ目のポイントは、リアルタイムで予算と実績の乖離具合を確認することです。生産管理や工数管理、タスク管理や案件管理といった進捗管理作業はリアルタイムで行われないと意味がありませんし、そうすることでスケジュール管理にも役立ちます。またプロジェクトやシステム開発やソフトウェア開発など、設備投資の見通しが立てやすくなることも大きなメリットです。日々の進捗が予定通りであるかどうかを確認するには日次管理が最も良い方法ですが、そうでなくとも週ごとに進捗を確認することが大切です。会計ツールなどを使用して常に情報を共有できるようにしましょう。

3つ目のポイントは、リアルタイムで確認した情報を素早く集計できるような環境を整えることです。せっかく進捗具合をリアルタイムで確認しても、それらを1週間後に集計し分析していては現場の状況を正しく認識できず、目標達成に必要な措置をとることができません。部門ごとで管理やデータ収集の方法が異なっていると、それらをひとつのフォーマットに統一したり、場合によっては再び集計しなおしたりすることが必要となります。効率よく作業を進めるためにも、あらかじめ準備し素早く簡単に集計できるようにしておきましょう。

4つ目のポイントは、細かな数字を気にしすぎないことです。すべての予算に同じだけ気を配るのではなく、それぞれの重要度を定め優先度の高い予算に、より注力することが大切となります。さらに、従業員が過度に管理されている気分になり、モチベーションが下がる可能性があるので、1円や10円単位で達成度を評価するのも効果的ではありません。どの予算項目にどれだけ実績との乖離が生じれば課題解決の処置をとるのか、あらかじめ決めておいた方が良いでしょう。

5つ目のポイントは、解決すべき課題が見つければ必ずその原因を究明するということです。予算と実績の数値が乖離しているということは、企業に何らかの解決すべき課題があることを意味します。しかし、それは数値を眺めていても明らかになることはありません。具体的にどのような要素がその問題を生じさせているのかということを、データから分析して検証することが重要です。