自動仕訳とは?自動仕訳導入の4つのメリットと導入ポイント

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自動仕訳とは?

電子帳簿保存法により、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することが認められ、コンピューターを使用した帳簿書類の作成が多くなってきました。しかし、電子化が進んでも、手入力でパソコンに打ち込むという作業はまだ多く存在します。自動仕訳とは、eバンキングやクレジットカード等の取引情報を読み取って自動で貸借の勘定科目を分類してくれる機能のことです。クラウドサービスなど、インターネットを経由して使用する会計システムに装備されています。自動仕訳を使用すると、全てのキャッシュフローを自動で明確化できる他に、経理業務の自動化・効率化も図ることができます。自動仕訳は、全て仕訳ルールに基づいて行われます。今回の記事では、自動仕訳のメリットと導入の際のポイントをご紹介します。

自動仕訳ルール

自動仕訳のルールは、登録した区分や科目などを記憶し、次の入出金明細の読み取りから自動的に分類します。自動仕訳には学習機能がついているため、使い続けることで分類したい内容をさらに自動化できる仕組みとなっています。

自動仕訳のメリット4つ

手入力を極力少なくすることで、ヒューマンエラーを防ぐことができるので、最近では自動仕訳サービスと提携して業務の自動化や簡略化を図っている企業も増えてきました。そこでここでは、自動仕訳を取り入れるメリット4つをご紹介します。

メリット1:入力の手間が少なくなる

1番のメリットは「入力業務の負担を軽減できる」という点です。多くの経理担当者は、毎回一から取引の内容を手入力していますが、自動仕訳を利用すれば一から入力しなくても自動で貸借を分類してくれます。最初からすべてを入力する必要がないので、その分入力業務にかかる時間が大幅に省けると同時に、一番重要な精査業務などにより力を注ぐことができ、効率アップも期待できます。

メリット2:間違いを減らすことが可能

「ヒューマンエラーによるミスを減らせる」この点も自動仕訳の重要なメリットです。細かい入力作業を長く行っていると、人間は疲れてしまいます。そして小さなミスが増えてしまい、やがて大きなミスに繋がってしまうこともあります。自動仕訳は金額等の経理に必要なデータはすべて自動的に読み取って記録するので、入力ミスや金額の不一致を格段に減らすことができるのです。

メリット3:不正検知などで内部統制できる

自動仕訳が多くの会社で運用されるようになってから、不正会計を防ぐためにAIによるデータの異常検知や不正検知も活用されています。不正検出のAIには機械学習が組み込まれているため、その学習機能を利用して不正の特徴を検知することで不正会計の入力を防ぎます。そのため、業務の適正さを保持することができます。

メリット4:業務に精通していなくても対応できる

さらに自動仕訳の良い点は、経理業務を始めたばかりの担当者や利用者でも対応がしやすいことです。基本的に自動仕訳は、設定されたルールに沿ってすべて自動的に行われます。そのため、貸借の勘定科目の分類やその他項目に精通していなくてもある程度業務を進めることも可能なのです。それだけでなく、どこから自動化を始めたらいいか分からない状況でも、財務や会計のソリューションサービスを利用することで徐々に始めることができます。

自動仕訳を導入するにあたってのポイント

ここでは、自動化する前に気を付けたいポイント2つをご紹介します。1つ目は、使いたい機能があるか確認することです。なぜなら自動化したい機能がなければ結局手入力をせざるを得ないからです。なかでも便利なのは「OCR」というレシートや領収書に記載されている文字を読み取る機能です。この機能があれば手書きの取引内容でも自動で金額等を記録してくれます。2つ目は、ルール作成機能です。自動仕訳のルールは、システムによってすべて自動の場合と自分で設定する場合があります。間違った設定をしてしまわないためにも、自分でルールを設定したい場合はシステムとソリューションを提供するサービスを利用することをおすすめします。

自動仕訳はどこまで自動化するかで合うシステムが変わる

自動仕訳は、自動化する範囲を考慮しながら使うシステムを選ぶことが大事です。まずは「業務をどこまで自動化したいか」を明確にさせましょう。WorkVisionでは、データ連動による仕訳や振り込みの自動化から経費申請自動化まで可能なサービスを提供しています。また業務の改善・効率化のためのソリューションも、課題を現場で解決してきた長年のプロが最適な導入プランを提案します。どこから自動化を始めたら良いか分からない・プロに相談して効率化を図りたいそんな方はぜひWorkVisionへ相談してください。

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