電子帳簿保存法とは?電子保存できる3つの書類の種類と導入のメリット

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係書類の全部又は一部について電子データによる保存を認めた法律で、1998年の税制改革の一環として制定されました。(正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」)電子帳簿保存法では、最初の記録段階からコンピュータで作成し、税務署長に申請し承認を受けた場合に電磁的記録(CDやマイクロフィルムやサーバー)などでの保存ができます。2005年にはe-文書法が制定され、それに伴ってスキャナ保存制度も制定されました。ITの進化とともに2015年、2016年には大幅に規制緩和され、令和元年の税制改正によりさらに電子帳簿等保存制度が見直されました。

電子保存できる3種類の書類

電子保存できるのは、帳簿、決算関係、その他証憑類の3種類の書類です。3種類の書類のうち、自社で作成する帳簿と決算関係書類の電子データでの保存は、電磁的記録に限られています。取引の証拠となる証憑類については、紙媒体で発行されたものでも、スキャナ取込みやスマートフォンで撮影した画像での保存も認可されました。スキャナ保存法を適用するには、真実性・可視性を確保する必要があります。内部統制による適正事務処理要件を満たすことや、入力期限の制限、タイムスタンプ付与など一定の要件があります。

種類1:帳簿

帳簿とは、仕訳書、総勘定元帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳などのことを指します。決算書類のベースとなる帳簿は、日々の取引を記録する日記帳のようなもので、会計ソフトで入力した帳簿を電子データとして保存することが可能です。ただし、帳簿の備え付けの3か月前までに税務署への申告が必要です。なお、近年の会計システムは、電子帳簿保存法への対応ソフトがほとんどですので、電子帳簿保存法導入のハードルは低くなり、普及率も高まっています。また、2020年分確定申告から青色申告特別控除の控除額が10万円下がり55万円になりますが、電子帳簿保存法を導入することで、65万円のままの控除が受けられます。

種類2:決算関係

決算関係書類は、「貸借対照表」、「損益計算書」、「棚卸表」、その他決算のために作成した書類などのことです。決算は、日々の取引を入力した帳簿をもとに、決算月に1年間の事業成果をまとめたものです。決算関係書類も、会計ソフトなどで入力し作成したものを電子データとして保存することで、紙媒体への印刷・保管が省略できます。

種類3:証憑類

証憑類は、見積書、注文書、契約書、請求書、領収証などの取引関係書類のことです。証憑類は、紙で発行、紙で受領するものが多く、2005年にスキャナ保存法が制定されるまでは紙での保存が原則でしたが、2015年にスキャナ保存法の要件が大きく緩和されました。変更点は、領収書や契約書など重要書類の金額3万円規制がなくなり、一般書類の場合は大きさ情報の保存が不要になりました。また電子署名が不要になり、認定タイムスタンプを付すことで原本証明の役割を果たすようになりました。さらに2016年には、スキャナ機器に関する規制が緩和、スマートフォンやデジカメ撮影も可能となりました。

電子帳簿保存法を導入するメリット3つ

電子帳簿保存法を導入するのは難しい、税務署長への届出など手間がかかるというデメリットはあるものの、帳簿や書類を電子データで保存すると、経理業務が大幅に効率化されるといわれています。電子帳簿保存法を導入するメリットは、「コストの削減」「業務の効率化」「保存体制の強化」の3つが挙げられます。要点を以下で解説していきます。

メリット1:ペーパーレス化・コスト削減

帳簿や書類を電子データで保存することによって、コピー用紙、トナーやインク代、ファイル代などのコストが大幅に削減できます。さらに、保存場所の確保やファイリング、対象書類を探し出すなどの手間や人件費なども削減できます。ペーパーレス化が進む現代において、保存年数の長い対象書類を電子保存することによって大幅なコストダウンが可能です。

メリット2:業務効率の向上

帳簿や書類などを電子化することができると、今まで手作業だったファイリングや書類整理の作業、紙の書類を受けとるまでの待機時間がなくなりますので、業務が効率化されます。電子データは検索性が向上するため、会計監査や内部統制で領収書などを確認する際も、一枚一枚めくって探し出す作業もなくなります。さらに、平成28年度改正でデジカメやスマートフォン撮影にも対応し、いつでもどこでも領収書等を画像データとして取込むことが可能となりました。ITの進化とともに今後ますます業務効率の向上が期待されます。

メリット3:書類保存の体制強化

帳簿や書類を電子データ化することによって、データのコピーやバックアップデータとして保存できます。紙で保存する場合、水害や火災などで書類を消失してしまえば元に戻すことができません。電子データは、バックアップデータを適切に管理していれば復旧することが可能です。

電子帳簿保存法で経理業務の効率化はますます進む

電子帳簿保存法によって、帳簿や書類を電子データ化し、手作業だった煩雑な経理業務の効率化を進めることで、生産性の向上、労務問題の解消につなげることができます。働き方改革によって、年次有給休暇の取得義務、残業時間の規制などさまざまな業務改善が必要となってきています。人材確保も困難になってきている現代において、電子帳簿保存法を導入し、業務の効率化を図ることが企業には必須だといえます。WorkVisionのシステムを使えば業務の効率化ができます!詳しくは下記リンクをご覧ください。

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