Web版のタイムカードとは?勤怠管理システムを利用するメリット7つ

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従来の紙のタイムカードとは?

紙のタイムカードとは、タイムレコーダーに紙のタイムカードを入れて出勤・退勤時間を打刻する方式です。従来の紙のタイムカードを利用した勤怠管理は、現在でも多くの企業で採用されています。しかし、紙のタイムカードは押し忘れによる打刻漏れなどのミスが起きたり、集計に時間がかかったり、保管に場所を取ったりと、不便な面も多くあります。最近では、パソコンやスマートフォンなどを利用したWeb版のタイムカードシステムも広まってきています。

Web上でタイムカードを扱う勤怠管理システムとは?

勤怠管理に悩む企業は多いですが、最近ではWeb上でタイムカードを扱う勤怠管理システムが普及しており、さまざまな種類があります。勤怠管理システムには大きく分けて自社システムを利用する場合と、サーバとソフトウェアを購入して運用するパッケージ型、インターネット上で提供されているサービスを月額などで契約して利用するクラウド型の3種類があります。これまでは自社で開発した自社システムが主流でしたが、近年は安価で利便性の高いクラウド型が主流になってきています。

Web版のタイムカードを利用するメリット7つ

勤怠管理システムを利用することには、紙のタイムカードを利用する場合と比較して多くのメリットがあります。紙のタイムカードを利用することには、打刻する側と管理する側の両方にデメリットが多く存在しますが、Web版のタイムカードを利用することにより、そのデメリットを解消することが可能です。ここではWeb版のタイムカードを利用するメリット7つを紹介します。

勤怠の確認がリアルタイムでいつでも調べられる

Web版のタイムカードを利用することで、勤怠管理をリアルタイムに行うことが可能です。従来の紙のタイムカード方式は、月末にならないと勤怠状況が把握できず、有休や代休などの把握が難しいという問題点がありました。しかし勤怠管理システムで管理することにより、出退勤時間や遅刻・早退などの勤務状況、さらに有休などの申請状況がリアルタイムで反映されるため、申告漏れや把握漏れを防ぐことが可能になります。

勤怠管理が楽で時間短縮に繋がる

Web版のタイムカードを利用することで、従業員も人事も時間を短縮できます。Web版のタイムカードである勤怠管理システムには、有休などの各種申請機能も搭載されています。そのため、上司が不在の場合には捺印のために上司の帰社を待つ必要がなく、システム上で申請を出すだけで処理が完了します。また、人事と管理職にとっても承認のフローや管理が勤怠管理システム上で可能となり、残業時間の集計などもシステム上で簡単に行えるため、労務管理の負担軽減に繋がります。

打刻ミスと不正を防止できる

Web版のタイムカードを利用することで、不正防止やミスの防止が可能です。システム上で管理することにより正確な管理が可能になるため、遅刻や早退の無申告や残業時間水増しなどの不正の心配がありません。また、修正履歴も残るため、打刻時間の修正なども防ぐことができます。さらに紙のタイムカードでは打刻ミスなども発生しがちですが、Web版のタイムカードなら、例えばパソコンのログオン・ログオフの時刻を打刻時間として取得すると打刻漏れの心配もなく改ざんもできません。

他システムと連携ができる

Web版のタイムカードを利用することで、他のシステムと連携して使用することが可能です。Web版のタイムカードの中には、ICカードを端末にかざすことで簡単に出退勤ができる、ネットワーク対応型のICタイムレコーダーといったシステムもあります。そういったタイムレコーダーは、他社の勤怠管理システムと連携して組み合わせることにより、さらに便利に利用することが可能です。

従業員の健康リスクを管理できる

Web版のタイムカードを利用することで、従業員の健康管理へつなげることが可能です。Web版のタイムカードでは、従業員個人の労働時間や休暇情報を把握することができるため、長時間勤務や休日出勤などを把握して、従業員の働きすぎを防止することができます。そのため、Web版のタイムカードは単純な勤怠管理だけでなく、コンプライアンス遵守や従業員の健康管理を支援することが可能です。

パソコンやスマートフォンがあればどこでも利用できる

Web版のタイムカードは、インターネット環境さえあれば場所を選ばず利用することが可能です。紙のタイムカードの場合、タイムカードを設置している場所に行かなければ打刻することはできません。しかしWeb版のタイムカードならパソコンやスマートフォンから利用できるため、利便性が高まります。また、人事や管理職側もインターネット環境さえあれば場所を選ばず、いつでもリアルタイムで勤務実績の情報を確認できます。

その他の便利な機能を使える

Web版のタイムカードにはその他の便利なシステムも搭載されています。Web版のタイムカードなら、打刻だけでなく有休や代休などの申請機能、部署などのグループごとに分けて表示する機能、打刻データに不備があった場合に備考欄に表示する機能、そのままA4サイズに印刷する機能など、その他の便利な機能が搭載されています。そのため、単純な打刻の管理だけでなく、勤怠管理業務自体を便利に効率化することが可能です。

Web版のタイムカードで勤怠管理を楽にしよう!

便利なWeb版のタイムカードを活用しましょう。従来の紙のタイムカード方式は簡単ですが、不正が生じる場合もあり管理が大変といったデメリットも多くありました。しかしWeb上でタイムカードを押せる勤怠管理システムを導入すれば、紙のタイムカードの問題点を解消し、さらに申請をフロー化し、集計などの業務を効率化することが可能です。紙のタイムカードの問題に悩んでいる場合は、ぜひWeb版のタイムカードを導入して勤怠管理に役立てましょう。

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