Web版のタイムカードでできることは?勤怠管理システムを利用するメリット7つ

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従来の紙のタイムカードとは?

紙のタイムカードとは、タイムレコーダーに紙のタイムカードを入れて出勤・退勤時間を打刻する方式です。従来の紙のタイムカードを利用した勤怠管理は、現在でも多くの企業で採用されています。しかし、紙のタイムカードは押し忘れによる打刻漏れなどのミスが起きたり、集計に時間がかかったり、保管に場所を取ったりと、不便な面が多くあります。最近では、パソコンやスマートフォンなどを利用したWeb版のタイムカードシステムが普及しています。

Web上でタイムカードを扱う勤怠管理システムとは?

勤怠管理を見直す企業も多くありますが、最近ではWeb上でタイムカードを扱う勤怠管理システムが普及しており、さまざまな種類があります。勤怠管理システムを大きく分けると、自社システムを利用する場合、サーバとソフトウェアを購入して運用するパッケージ型、インターネット上で提供されているサービスを月額などで契約して利用するクラウド型の3種類があります。これまでは自社で開発したシステムが主流でしたが、近年は安価で利便性の高いクラウド型が主流になってきています。

Web版のタイムカードでできること

Web版のタイムカードは、打刻管理をシステム上で行うことで、リアルタイム且つ正確に勤務状況を把握することができます。勤怠管理の業務効率が上がるだけでなく、従業員の健康管理や他システムとの連携など活用できる場面も多くあります。

Web版のタイムカードを利用するメリット7つ

Web版のタイムカードで勤怠管理システムを利用することは、紙のタイムカードを利用する場合と比較して多くのメリットがあります。紙のタイムカードの利用では、打刻する側と管理する側の双方にデメリットが多く存在しますが、Web版のタイムカードを利用することにより、そのデメリットを解消することが可能です。ここではWeb版のタイムカードを利用するメリット7つを紹介します。

勤怠の確認がリアルタイムでいつでも調べられる

Web版のタイムカードを利用することで、勤怠をリアルタイムに管理することが可能です。従来の紙のタイムカード方式は、月末にならないと勤怠状況が把握できず、残業時間や有休・代休などの把握が難しいという問題点がありました。しかし勤怠管理システムを利用することで、出退勤時間や遅刻・早退などの勤務状況、さらに有休などの申請状況がリアルタイムで確認できるため、申告漏れや把握漏れを防ぐことが可能になります。

勤怠管理が楽で時間短縮に繋がる

Web版のタイムカードを利用することで、従業員も人事部門も時間を短縮できます。Web版のタイムカードである勤怠管理システムには、有休などの各種申請機能も搭載されています。そのため、上司が不在の場合でも、捺印のために上司の帰社を待つ必要がなく、システム上で申請を出すだけで処理が完了します。また、上司と人事部門は、承認のフローや管理が勤怠管理システム上で可能となり、残業時間の集計も簡単に行えるため、労務管理の負担軽減に繋がります。

打刻ミスと不正を防止できる

Web版のタイムカードを利用することで、不正防止やミスの防止が可能です。システム上で正確な管理が可能となるため、遅刻や早退の無申告、残業時間の水増し、サービス残業などの不正の心配がありません。また、修正履歴も残るため、打刻時間の修正なども防ぐことができます。さらに紙のタイムカードでは打刻ミスが発生しがちですが、Web版のタイムカードは、例えばパソコンのログオン・ログオフの時刻を打刻時間として取得することで、打刻漏れの心配もなく改ざんはできません。

ICカード端末と連携ができる

Web版のタイムカードの中には、ICカードを端末にかざすことで簡単に出退勤の記録ができるICタイムレコーダー対応のシステムもあります。それらのタイムレコーダーを勤怠管理システムと連携して組み合わせることで、利便性が高まります。

従業員の健康リスクを管理できる

Web版のタイムカードを利用することで、従業員の健康管理も可能です。Web版のタイムカードでは、従業員個人の労働時間や休暇情報をリアルタイムで把握できるため、長時間勤務や休日出勤などを把握して、従業員の働きすぎを防止することができます。そのため、Web版のタイムカードは単純な勤怠管理だけでなく、コンプライアンス遵守や従業員の健康管理にも有効です。

パソコンやスマートフォンがあればどこでも利用できる

Web版のタイムカードは、インターネット環境さえあれば、場所を選ばず利用することが可能です。紙のタイムカードの場合、タイムカードを設置している場所に行かなければ打刻することができません。しかし、Web版のタイムカードはパソコンやスマートフォンから利用できるため、場所を選ばずテレワークにも対応でき利便性が高まります。また、人事部門や上司も、インターネット環境さえあれば、いつでもリアルタイムで勤務実績を確認できます。

その他の便利な機能を使える

Web版のタイムカードには、その他にも便利な機能が搭載されています。打刻だけでなく有休や代休などの申請機能、部署などのグループごとに分けて表示する機能、打刻データに不備があった場合に備考欄に表示する機能、そのままA4サイズに印刷する機能など、様々な機能が搭載されています。そのため、単純な打刻の管理だけでなく、勤怠管理業務自体を効率化することが可能です。

Web版のタイムカードを使うときの注意点

メリットの多いWeb版のタイムカードですが、誤操作の可能性やセキュリティ対策が必要といった注意点もあります。また、スマートフォンやタブレット端末に不慣れの方は操作する際に戸惑いも出てきます。

Web版のタイムカードを使うときの注意点もよく理解して、上手に活用してください。

誤操作の可能性がある

Web版のタイムカードは誤操作の可能性があります。従来の紙のタイムカードは、レコーダーに差し込むだけ時間の記録ができますが、Web版のタイムカードは端末の操作が必要です。端末操作に慣れていない従業員や、ケアレスミス等で誤った操作をする可能性があるため、その際の修正方法を予め決めたうえで導入しましょう。

セキュリティ対策が必要

Web版のタイムカードを使うときは、不正打刻や不正アクセスを防ぐセキュリティ対策が必要です。インターネット上で勤怠管理ができるのは大きなメリットですが、それ故に不正アクセスの危険性にもさらされています。

勤怠管理情報には従業員の個人情報も多く含まれています。流出しないようセキュリティ対策を整える必要があります。

Web版のタイムカードで勤怠管理を楽にしよう!

Web版のタイムカードは勤務時間の管理だけでなく、シフトや休暇の管理、給与計算につなげるデータ作成などもできる便利なシステムです。勤怠の確認がリアルタイムで行える、他のシステムと連携し、従業員の健康リスクを管理できるといった様々なメリットもあります。

Web版のタイムカードで勤怠管理を効率化し、業務の生産性向上につなげていきましょう。

なお、在宅勤務の労働時間管理を円滑に行うには、WorkVisionの提案するクラウド打刻サービスがおすすめです。

クラウド打刻サービスは、PCやスマートフォン、タブレットなどから打刻ができるだけでなく、パソコンのログイン・ログオフ情報も記録できるため、正確で客観的な労働時間を管理することが可能です。

またクラウド上でデータ管理を行うため、セキュリティ面でも安心感があります。従業員の労働時間管理方法で悩む企業におすすめのサービスです。詳しくは下記のリンクをご覧ください。

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