勤怠管理システム比較　自社に合う勤怠管理システム選びのポイントを解説

政府が推進する働き方改革によって、テレワークや在宅勤務、時短勤務、フレックス勤務などの多様な勤務体系などの多様な働き方が普及する中で、企業が社員一人一人の勤怠管理を正確に行い、把握することが重要です。

このような複雑な勤怠に対応すべく、勤怠管理システムを導入しようと考えている企業も多いことでしょう。また自社の現状から、今ある勤怠管理システムをリプレイスして目的に合った勤怠管理システムを導入したいと考える企業も多いのではないでしょうか。

本コラムでは、勤怠管理システムを比較するために、「勤怠管理システムにはどのような機能があるのか」、「選定の際のポイントやその必要性、メリット」についてご紹介いたします。

勤怠管理システムの導入の際に役立てください。

タイムカードとは、タイムレコーダーに紙のタイムカードを入れて出勤・退勤時間を打刻する方式です。従来の紙のタイムカードを利用した勤怠管理は、現在でも多くの企業で採用されています。
勤怠管理システムと従来のタイムカード、この2つの違いは下記の表のとおりです。

勤怠管理システムは、現代の働き方に柔軟に対応することができ、業務効率化を図れることからも、導入を進める企業が増えています。

ここでは、今どうして勤怠管理システムが必要なのか、勤怠管理システムの必要性について2点ご紹介します。

企業が、社員の労働時間や休憩時間はどれくらいか、また残業時間がどれくらいかをリアルタイムに把握するために、勤怠管理システムは有用です。

テレワークの推奨やフレックスタイム制度の拡充など、働き方改革によって勤務時間のあり方や勤務場所の概念が大きく変化しています。その中で企業には、社員一人一人の労働時間や残業時間などを正確に把握することが求められます。勤怠データの集計を迅速かつ正確に行うこと、社員へ給与の支払いをするためにも、勤怠管理システムは有用です。

労働基準法の違反を予防するためにも、勤怠管理システムは有用です。

政府が推奨する働き方改革など、働き方の変化に伴い、労働基準法も改正されてきました。2019年4月の改正では、時間外労働の上限規制の導入や、月60時間超の時間外労働に対する割り増し賃金率の引き上げ、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対する年5日の年次有給休暇取得の義務化などが盛り込まれています。

参考元：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説（2019年4月施行）」
タイムカードでは、勤怠データを締日に集計することが多く、正確な労働時間は集計結果が出るまで分かりません。そのため、労働時間、残業時間といった勤怠情報をリアルタイムに把握できず、気づかないうちに労働基準法などの法令を違反するケースが考えられます。これらの法改正に対応するためにも、企業には正確な勤怠データの管理が求められます。

多種多様な勤怠管理システムが存在するなか、どのようなものを選ぶと良いのか？何に気を付けて選ぶと良いのか？分からないことも多いと思います。ここでは、勤怠管理システムの選び方のポイントをご紹介いたします。

フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト制など、勤務形態は企業ごとに違います。
また、直行・直帰が認められているかどうかなど、企業によって勤怠ルールが異なります。
それらを踏まえて、勤怠管理システムが自社の勤務形態や勤怠ルールに対応できるか確認が必要です。

勤怠管理システムには、様々な打刻ツールが用意されています。
ICカード、生体認証、パソコンのON,OFFやスマートフォンでの打刻など、どのような打刻ツールが自社に適しているのか、また社員が確実に打刻できるシステムかどうか、確認すると良いでしょう。

勤怠管理システムは、クラウド型とオンプレ型に分けられます。

クラウド型の勤怠管理システムは月額利用料などのランニングコストが掛かりますが、比較的初期費用が安価なものが多いことが特徴です。勤怠管理システム用のサーバーの設置などの対応も不要で、サービス契約後に、すぐ運用開始できる手軽さも魅力の一つといえます。

それに対してオンプレ型の勤怠管理システムは、システム開発費などの初期費用が高額になりやすいです。また、運用時のセキュリティ対策や、システム周りの保守業務を担うことができる常駐スタッフの確保が必要になるなど、人件費も考慮する必要があります。
確かに費用は高くなりますが、オンプレ型の勤怠管理システムの最大のメリットは、社員の要望を可能な限り取り込むことができる自由度の高さ。社員が利用しやすいようにカスタマイズできるため、システムに早く慣れることができる点もメリットです。

勤怠管理システムの選び方でご紹介したとおり、勤怠管理システムを選定する際は、自社に必要な機能が備わったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、勤怠管理システムには一般的にどのような機能があるのかを、ご紹介いたします。

勤怠管理システムの基本的な機能に、打刻機能があります。様々な打刻方法がありますので、それぞれご紹介します。

ICカードリーダーを設置し、そこへICカードをかざして打刻します。

社員がスマートフォンやパソコンを個人で持っていない場合や、共有の電子端末で複数人が打刻する場合におすすめです。

各社員のスマートフォンを利用して打刻します。専用アプリをダウンロードしアプリ内で打刻する、またはスマートフォンから勤怠管理システムへアクセスして打刻します。

出退勤時にパソコンへログインすることで打刻、または、パソコンから勤怠管理システムにアクセスして打刻します。

認証機材を設置し、静脈認証や指紋認証、顔認証などにより打刻します。

これらの生体認証打刻は、厳格な本人認証が行えるため、他人によるなりすましなどの不正打刻の防止に役立ちます。

スマートフォンで打刻すると同時に、位置情報も記録します。

テレワーク勤務の社員や直行直帰、出張やイベントの野外で活動する社員など、多様化する働き方に適した打刻方法です。

勤怠管理システムでには就業管理機能を持っているものも多く、出勤の承認の他、休暇申請や残業申請、それらの承認までの一連のタスクをシステム上で完結することができます。また打刻漏れの修正なども、システム上で行えます。

勤怠管理システムでは打刻データを元に、さまざまな勤怠データを自動集計することができます。

リアルタイムで、社員ひとりひとりの総労働時間の確認、休暇の取得日数、取得した休暇を種類ごとに集計することが可能です。もちろん残業時間も集計可能で、通常の残業時間と深夜残業の時間など詳細データの集計も可能です。

残業時間の規定を超えた場合のアラートなど、決められた基準時間を超えた場合にアラート表示させる機能です。

残業時間の超過の他にも、有給休暇の有効期限のチェックや時間外申請のチェックなどを勤怠管理システムで行うことができるため、いずれも設定した時間枠を超える場合はアラート表示させることができます。毎日勤怠情報を細かくチェックできるのが理想ですが、システムによるアラート機能によって管理コストを下げることができます。

勤怠管理システムのシフト機能は、シフト表を自動で作成することができます。
シフト勤務対象の社員数や社員毎の勤務時間など必要条件を設定し、早番、中番、遅番などシフト勤務表を自動作成することが可能です。

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは「打刻データの集計作業が自動化できること」と「勤怠情報をリアルタイムに把握できること」です。これらを含め、勤怠管理システムを導入するメリットを以下にご紹介いたします。

勤怠管理システムを導入することによって、時刻を正確に記録できる点がメリットです。
パソコンやスマートフォンなどを活用することで、正確な始業終業時間の打刻が可能です。

また、パソコンやスマートフォン、ICカードなどを利用して打刻することで、打刻ツールと社員の個人情報が紐づけられます。これにより、他者による打刻の不正が起こりにくくなり、修正履歴がデータ上に残るため、勤務時間の改ざんなどの不正が防止できることもメリットです。

従来の紙のタイムカードの運用では、タイムカードのデータをエクセルなどに手動入力しデータ集計する必要がありました。その点勤怠管理システムは、集計業務やチェック作業が自動化できるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減することができます。

他にも、休暇申請や残業申請など、申請手続き・承認までを勤怠管理システム上で行えるため、勤怠管理業務をより効率的に行うことができます。

勤怠管理システムを導入することで、社員の勤怠状況の詳細をリアルタイムに把握することができます。
例えば、残業時間が超過しそうな社員を事前に確認することができ、有給休暇の取得状況をチェックできる点もメリットです。

他にも、社員の長時間労働や労働基準法で定められている休暇の取得が進んでいるかどうかも把握できるため、早期に労働環境の改善を行うことができます。

クラウド型の勤怠管理システムの多くが、労働に関する法改正に順次対応できるようシステムが更新される仕組みになっています。

これまでも、時間外労働時間の上限の変更や、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対する年間で5日の有給休暇を取得することが義務化されるなど法改正が行われてきました。
勤怠管理システムは、このような変更が適宜反映されるため法律違反のリスク低減につながります。

ここまで、勤怠管理システムについてご紹介いたしました。

打刻は単純な作業ですが、公的な出退勤の記録であり、企業にとっても社員一人一人にとっても重要です。勤怠管理システムの導入は勤怠管理業務の効率化が図れるだけでなく、その他 多くのメリットが得られます。

そのメリットを得るためには、自社にあった勤怠管理システムを導入することがもっとも重要です。

詳しくは下記のリンクをご覧ください。