見積書とは？見積書の書き方が分かる9つのポイントと注意点を解説！

見積書の提出は、「受注」のために必ず通るプロセスの一つです。見積書には、認識の違いを防止したり、情報の伝達をしたり、発注の意思決定や決意を促す役割があります。ここでは、見積書を作成する時のポイントを9つ紹介します。

見積書のタイトルは、その文書の中でもっとも大きいサイズのフォントで記入しましょう。大きく目立たせることで、受け取った相手が何の資料であるかひと目で把握しやすくなります。書き方としては、「見積もり書」「お見積書」「御見積書」などと記入するのが一般的です。さらに、タイトル下に「下記のとおり、お見積り申し上げます。」などの案内文を一言添えると、丁寧な印象になります。

見積書の提出先によって記入の仕方は異なります。会社宛て・代表者宛て・担当者宛ての3パターンを覚えておきましょう。会社宛ての場合は「○○会社　御中」、代表者宛ての場合は「○○会社　代表取締役　○○様」、部門担当者宛ての場合は「○○会社　○○支店○○部　○○様」と記入します。

役職名や担当店舗、部署、代理や補佐などの肩書は名前の前に記入しましょう。敬称は、会社宛ての場合は「御中」、人宛ての場合は「様」を付けます。「御中」と「様」を同時に使用すると敬称が重複してしまうので避けましょう。必要な場合は、会社の所在地も一番下に記入します。会社名は省略したりせず、必ず正式名称で記入しましょう。

差出人として記入する内容は、宛名で記載した内容と揃えます。会社宛てに提出する場合は会社名を、社長や担当者宛てに提出する場合は担当者の氏名まで記載しましょう。また、会社名の右隣には社印を、担当者氏名の右隣には担当者の印鑑を押印します。

上司に了承をもらう必要がある場合には、担当者氏名の右隣の一段下に、左から上司、担当者の順で印鑑を押印しましょう。見積書に対して疑問があった場合、すぐに連絡を取ることができるよう、会社の住所や連絡先は必ず記載し、FAXやメールアドレスも記載しておきましょう。

「見積書番号」とは、見積書の通し番号のことです。見積書番号をつける方法に特別な決まりはありませんが、重複しないよう大きい桁数の数字をナンバリングしましょう。見積書番号をつけておくことで、いつ、誰に、どの見積書を作成したのかなどの管理がしやすくなり、再発行する必要がある場合に、該当する見積書を見つけやすくなります。

なお、見積書作成を自動で作成してくれるツールを使えば、見積書番号が自動で作成され、検索もスムーズにできるため、管理がとても楽になります。

発行日を記載する際は、年表記から正確に記入しましょう。見積書などの書類の場合は、西暦で記入するのが一般的です。発行日を記載することのメリットは、「いつ発行された見積書か」ということが明確になり、管理がしやすくなることです。また、取引先と見積もりについて連絡を取る際にも、いつ発行された見積りの件であるか、はっきりと伝えられるため、円滑にコミュニケーションをとることができます。さらに、作成した見積書の有効期限を決定する基準にもなります。

明細に記載した合計金額と一致していることをしっかりと確認し、見積もり金額の総計を記載しましょう。その際、やや大きめのフォントや太字にするなどの強調を行い、明細金額よりも目立たせて記載することが好ましいです。また、金額を記載する際には、税込みか税抜きかも明記し、税抜きの場合は税額までわかるように記載すると親切です。

見積内容はひとつの表にまとめ、左から「品目名」「単価」「数量」「合計価格」の順に記載しましょう。品目名には、提供する商品やサービスなどを記入します。分かりづらくなってしまう場合には、備考欄に詳細の記載が必要です。単価には、商品1個当たりの価格を記入します。ただし、サービスなどの価格がつけられないものの場合は、空欄で構いません。数量には、提供する各商品の数を記入します。また、サービスなどの数量が測れないものの場合は「一式」と記入しましょう。合計価格には、品目ごとにかかる費用の合計金額を記入します。間違いがないように注意して記入しましょう。

小計・消費税・合計はひとつの表にまとめて記載しましょう。小計には、提供する商品やサービスなどの、各項目の金額をすべて合算した額を記入します。このとき、消費税は含めません。消費税には、かかった消費税の総額を記入し、合計には、小計と消費税を合わせた金額を記入します。合計金額は、書き方ポイント6で説明した御見積金額とずれがないことを必ず確認しましょう。

備考欄には、見積書の内容を取引先にしっかりと理解してもらえるように、見積書全体の注意事項や補足説明などを記入しましょう。主に、前提条件・納期・有効期限などを記載します。このほか、支払いの期限・支払い方法・変更可能なところなど、補足しておきたいことを記載しましょう。さらに、「ご不明な点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください」などのメッセージを一言添えておくと印象がよくなります。

見積書を作成するときは、事前に納品内容の認識をすり合わせ、有効期限を設定をするなどの注意点があります。見積書の書き方で注意したいポイントについて詳しく解説していきます。

見積書を作成する前に、取引先と納品する際の認識を合わせておく必要があります。イメージ段階、テスト段階、完成後など、どういう状態で納品なのか認識が合っていないとトラブルにつながります。例えば、設計や開発に関わるものなど、目に見えない商品は納品の書き方に気を付けることが必要です。

見積書の有効期限は必ず設定してください。見積書を出してから時間が経つと、原材料の高騰や様々な理由で見積書通りの金額では受注できなくなる可能性があります。また、有効期限を設定しておくと、先方に期限内に返答を促しやすくなります。

有効期限の書き方は、発行から○週間以内や、有効期限○月○日まで、が一般的です。

見積書を提出する前に、記載内容が正確なものか必ず確認しましょう。書き方のポイントで抑えた9つの項目は記載漏れがないようにしてください。提出前にはダブルチェックをするなどの対策も重要です。

見積書の書き方に不安がある場合は、見本やテンプレートを元に作成することも可能です。見積書の書き方の見本やテンプレートを無料でダウンロードできるサイトもあります。

見積書の作成ポイントと注意点について説明してきました。正確な見積書を作成することで取引内容が明確になり、受注者と発注者の認識のズレから生じるトラブルも防止することができます。

相手に安心感を与えられる正確な見積書を作成し、取引を円滑に進めて行くことが重要です。

なお、見積書を作成する際は、見積書を作成するツールを利用すると、効率的で管理も楽になります。WorkVisionのソリューションを使えば、過去のデータから営業状況や顧客のニーズなどの分析も可能で、業務効率をアップすることが可能となります。