【決算別】決算早期化のポイント｜個別決算の決算早期化ポイント6つ

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子会社・関連会社などとの連携は考慮せず、1企業が単体で決算業務を行う「個別決算」の場合の、早期化のポイントを6つ紹介します。創業から5年以上経過した中小企業の場合は、事業規模が拡大して決算業務が多くなりはじめていると思います。ここで紹介する方法を実践して、効率的に決算業務を完了できるようにしましょう。

早期化のポイント1つめは、「締日」を今よりも前倒ししてみることです。「締日」とは、会計上3月31日にその年度が終わる場合、年度内に計上する売上や費用などを受け付ける日にちのことで、企業ごとに独自に決めることが出来ます。例えば、3月20日を締め日とした場合は、3月21〜3月31日の売上や費用は翌年度に計上されるということです。締日を前倒しすることは、決算早期化に於いて簡単な方法で、外部への情報開示速度は早くなります。しかし決算業務効率が改善するわけではない点に注意が必要です。

早期化のポイント2つめは、決算に必要な書類を電子化することです。従来の方法では契約書・領収書などは全て紙で保管をしていましたが、決算時に紙で作業すると、書類の整理や送受信に手間と時間がかかり、大きなタイムロスが生じます。必要書類も含め全て電子化することで、書類を参照する手間が削減されます。また、勘定科目ごとに自動仕訳できるシステムもあります。

早期化のポイント3つめは、RPAやAI-OCRを利用することです。「RPA」とは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、単純作業をロボットやソフトウェアに自動処理してもらうことをいいます。「AI-OCR」とはOCR（文字認識）にAI技術を導入したもので、オフラインの手書きの書類をAIによる文字認識で読み取らせる技術です。こうした技術を導入すれば、人が書類を見ながら機械に入力するよりも圧倒的に高速な集計作業を行うことが出来ます。

早期化のポイント4つめは、決算業務のマニュアル化です。決算業務は、会社ごとにやることが異なるものの、決算期ごとの業務は定型化出来ることがほとんどなので、決算早期化の実務マニュアルを作成して経理担当の従業員に覚えてもらいましょう。マニュアルの作成によって、各種作業を迷わずに進めることができ、新しい従業員も早く仕事を覚えられ、社員の育成にかかる時間も短縮できます。

早期化のポイント5つめは、決算業務の棚卸しを行うことです。これはマニュアル化の際に行うと良いです。マニュアル化では、最短時間でより良い結果を生み出す手順を作りますが、そのためには決算業務に関わる全ての業務を把握しておく必要があります。「棚卸し」をする際は、非常に細かい業務も全て明らかにしておきましょう。そうすることで、マニュアル化する時に「誰がどの作業を担当するのか」を明確に振り分けられ、ミスが生じた際の修正依頼先や責任の所在の特定も早くなります。

早期化のポイント6つめは、実施時期を見直すことです。これまで決算業務の効率化を考えていなかった企業の場合、前例に習い期末に集中して決算業務を実施している場合が多いです。しかし、期末ではなくても実施可能な業務を期中にするように関連部署も含めて徹底することで、期末の業務量が減り、決算早期化と社外への開示速度も速くなります。