現金出納帳と小口現金出納帳の違いとは?現金出納帳の必要性と注意点2つ

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現金出納帳とは

現金出納帳とは、現金の入出金を管理して残高確認をする帳簿のことです。現金出納帳は補助簿に属し、現金の入金と出金を毎日記入するのが基本です。また、現金残高と帳簿残高を照らし合わせて両者にズレがないかを確認し、残高にズレがある場合は原因究明をする必要があります。現金出納帳の記入は事業を行っている時点で必要になりますので、自身で会社を設立し商売されている方も該当します。現金出納帳は青色申告や白色申告で経費などを申告する時も使うため、記入漏れや数字に不備がないようにすることも重要です。

小口現金出納帳との違いは

小口現金出納帳と現金出納帳の違いは扱う金額です。小口現金出納帳は小口現金(少額の現金)を補充したり出金を記録したりする帳簿のことを言います。小口現金の使いみちは切手、配送料、交通費、出張費、コピー代、駐車料金などです。会社は防犯上などの理由で大金を保管していないケースが多いですが、現金を使う場合もあるため小口現金を用意しています。

現金出納帳の必要性2つ

現金出納帳は確定申告の書類を作る際にも必要になります。確定申告では現金出納帳を元に売上の勘定科目をわけたり家賃を勘定科目(借方や貸方)に記入したりするなどして、時系列がわかるようにする必要があります。現金出納帳は確定申告の申請だけではなく、他にも現金出納帳が必要な理由が2つあることを知ご存知でしょうか。現金出納帳でお金の流れを可視化する必要性と、お金の不正を防ぐ必要性について詳しくご紹介します。

現金出納帳の必要性1:経費の流れを可視化(見える化)

現金出納帳を使う必要があるのは、お金の流れ知り、帳簿の中身を正確に把握するためです。例えば、リサイクルショップやスナックを経営している場合は現金のやり取りが多く、お客様に現金でお釣りを渡したり業者から商品を仕入れたりする時に現金を渡すこともあります。特に、個人事業主の場合は生活費と事業費が混ざることもありますので注意しないといけません。事業費に生活費が混ざると何に使ったのか分からない「使途不明金」が発生するケースもあるため、現金出納帳を使いお金の流れを可視化(見える化)することが大事です。

現金出納帳の必要性2:不正の防止につながる

会社の従業員が、お金を不正に使わないためにも現金出納帳は欠かせません。経理など従業員を雇っている場合は、会社のお金を私的に流用してしまう事件も発生しています現金出納帳には日付、使用した金額、現金を支払った理由など細かく記録されているためお金の流れが一目瞭然です。お金の流れを可視化することが従業員の不正防止につながり、万が一不正があった場合も現金出納帳が証拠になります。

現金出納帳の注意点2つ

現金出納帳は毎日記入して現金と帳簿の数字を確認するツールで、両者の数値は一致しているのが前提です。しかし、入力間違いなどの人為的ミスで現金と帳簿の数字が合わない場合もあるでしょう。現金と帳簿の数字が合わない時は、勘定科目と対処日に注意しないといけません。

現金出納帳の注意点1:安易に現金過不足勘定科目を使わない

現金出納帳の数字合わないからと言って、やたらと現金過不足勘定科目を使うのは避けましょう。理由として現金過不足勘定科目は根本的な解決にならないからです。現金過不足勘定科目はその場しのぎの対応で、最終的に、なぜ現金過不足が発生したのかを調べる必要があります。

現金出納帳の注意点2:合わない場合はその日のうちに調査

現金出納帳の数字が合わない場合は後回ししないで当日中に調査します。現金過不足の発生原因は必ずあり、数字が合わないまま放置するのは信用問題や仕事の評価にもつながります。ただし、現金過不足金の原因をその日のうちに調査しても、数字が合わない場合もあるでしょう。決してやってはいけないのが現金過不足を解決するために自分のポケットマネーから補てんしたり、現金を抜きとったりする行為です。現金過不足金の原因を調べる時は現金出納帳の数字の桁が合っているか、正しい数字で写しをしているかなど確認しましょう。現金過不足金の原因をとことん調査しても当日中にわからない場合もありますが、次の日以降に原因を突き止められることもあります。

現金出納帳の書き方を学ぼう

現金出納帳の書き方を学びたい方は、ネット、青色申告会、税務署などを利用しましょう。現金出納帳の書き方を手っ取り早く学べるのはネットです。ネットではノート、エクセル、ソフトを使った現金出納帳の書き方がわかります。ただし、現金出納帳の作成は多少なりとも簿記の知識がないと難しいです。現金出納帳は専門用語などもあり、わからない点があってもネットだと質問することができません。WorkVisionのソリューションなら、現金出納帳の作成をスムーズに行なうことができるだけでなく、管理会計や固定資産管理などにも対応可能です。詳しくは下記のリンクをご覧ください。

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