経費精算システムのメリット5つとデメリット3つ｜選び方はどうする？

「経費精算」とは、社員が立て替え払いした経費を会社が支払うことです。経費精算の種類は、交通費や出張費、業務上必要な物品の購入費などさまざまあります。経費精算を行なう為に、社員は、立て替え払いをした日付、金額、目的などを記載した経費精算書を作成し、領収書や支払い明細を添えて経理に提出します。経理は、社員が提出した経費精算書をチェックし、立て替え払いされた経費を社員へ払い戻す処理を行ないます。これらの作業をペーパーレス化・自動化し、効率よく行なうのが「経費精算システム」です。

経費精算は、すべて手作業で行なうとかなりの手間がかかる大変な作業ですが、経費精算システムを導入すれば、経費精算にかかる手間やリスクの改善が期待でき、内部統制の強化にもつながります。また、多くの企業が、働き方改革のひとつとして経費精算システムを使用し、残業時間の見直しや業務の改善を行なっています。このように、経費精算システムは社員にとっても会社にとっても、さまざまなメリットがあります。では、具体的にどのような利点があるのか、経費精算システムの5つのメリットをご紹介します。

経費精算システムを導入すれば、経費精算をアプリで行なうことも可能になります。その場合は、外出先からスマートフォンで申請することができます。また、移動中や隙間時間に申請できるので、経費精算にかかっていた時間を大幅に短縮でき、空いた時間を業務に充てることができます。

経費精算を行なうには、経費精算書を記入し、レシートを一枚ずつ添付して経理担当者に提出する必要があります。しかし、経費精算システムを利用すれば、レシートを撮影して送るだけで申請完了です。RPAの自動仕訳機能により、日付や支払先、使用金額などが自動的に入力されるので、記入の手間が省けるうえに記入ミスの心配もありません。また、経理担当者にとっては、社員が提出した経費精算書の確認作業や、記入ミスを指摘する手間を省くことができます。

電子マネーが普及している近年では、経費を電子マネーで支払うことが多々あります。しかし、電子マネーで支払うと領収書をもらい忘れることが多く、改めて領収書をもらうにしても手間がかかってしまいます。しかし、電子マネーと連携する経費精算システムでは、使用した時点で自動的に経費が申請されるので領収書は必要ありません。また、これにより不正な申請を防ぐことができるというメリットもあります。そして、経理担当者は電子マネーが何に使用されたのかということや、交通経路などを調べる必要がなくなり、業務の負担を大幅に減らすことができます。

経費精算の申請に使う領収書は、社員が自分で管理する必要があります。なくしてしまった場合は申請を受理されず、自腹を切って経費を支払う可能性も考えられます。しかし、経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しているので、領収書を自身で管理する必要がありません。つまり、ペーパーレス化することによって、領収書を紛失するリスクを減らすことができます。

ワークフローシステムに定期経路情報を登録し、経路検索機能である「駅すぱあとWebサービス」との連携で定期区間を反映した精算業務を行うことができます。定期区間の運賃が控除された最新の交通費が申請でき、鉄道会社の運賃改定時もデータ更新などの対応作業は不要となります。これにより、申請者の確認作業、経理部門の集計・仕訳・会計システムへの入力業務の負担が軽減され。精算業務の効率化が実現します。

経費精算システムを導入することで業務の改善に大きな期待ができますが、若干ながらデメリットも存在します。経費精算システムを導入する際には、経費精算システムを活用できるよう、事前にデメリットを把握してしっかりと対策を取りましょう。では、どのようなデメリットが存在するのか、3つのデメリットをご紹介します。

経費精算システムを導入した後、社員への共有に手間取る可能性があります。慣れ親しんだ制度から新しい制度へ変わるので、経費精算システムを理解し、慣れるまでに時間を要します。電子化に苦手意識を持っている社員への共有は時間がかかることが考えられます。導入の際には、社員へ共有するための研修体制やマニュアルなども整えておきましょう。

経費精算システムの導入費には大きなコストがかかります。それだけでなく維持費も必要になりますので、決して安価なものではありません。経費精算システムを導入すれば、経費精算を効率よく行なうことができますが、導入費や維持費を上回る生産性を生み出せるかを検討してから導入しましょう。販売元の経費精算システムの提供会社に、費用対効果について相談しておくのも対策のひとつとして有効です。

経費精算システムを新たに導入する場合、担当者は社員への共有の為にマニュアルをきちんと把握する必要があります。ですが、販売元のサポートなしにマニュアルをすべて覚えることは、担当者にとってかなりの負担になってしまいます。導入するシステムは、販売元からきちんとサポートをしてもらえるのかということも確認しましょう。

経費精算システムには複数の種類がありますが、会社に合った最適なものを選ぶことが重要です。経費精算システムを選ぶときは、会社が解決したい課題に対して、経費精算システムの内容が合っているか見定めましょう。会社にとって最適なシステムにカスタマイズすることが可能であるかということも、重要なポイントです。また、IT技術が活用されていることを確認しましょう。IT技術が活用されていないシステムでは、経費精算システムのメリットである「手作業の簡略化」ができない場合があります。グローバルな市場において多くのユーザーに選ばれている使いやすいシステムであれば、高い満足度を得るのではないでしょうか。

この記事では、経費精算システムのメリットとデメリット、選び方について解説してきました。メリットとデメリットを理解したうえで会社に合った経費精算システムを導入し、経費精算の申請をスムーズにしましょう。WorkVisionのソリューションなら、経費精算をスムーズに行なうことができるだけでなく、管理会計や固定資産管理などにも対応可能です。詳しくは下記のリンクをご覧ください。