証憑とは?証憑書類の4つの種類と証憑書類の保存期間|証憑の使い方も紹介

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証憑書類とは?

証憑書類とは、契約書や納品書など、何らかの取引があったことを証明する書類のことです。たとえば、家庭でいえば家計簿をつけるためのレシートや通帳などが証憑書類にあたります。企業では契約書や納品書です。企業が行う取引は、モノの売買から社員への給与支払いなど多岐にわたります。うろ覚えや勘違いがあっては企業経営が成り立ちません。そのため、取引について正確に記した書類を作成する必要があり、その書類を証憑書類といいます。証憑は主に金銭にかかわることなので、一般的に経理部や会計担当が取り扱います。しかし、証憑には人事異動に関する書類なども含まれるため、人事部やその他の部署が扱うこともあります。

証憑の読み方

証憑は、「しょうひょう」と読みます。商標や証票と間違えないようにしましょう。あまり聞き馴染みのない言葉ですが、経理や会計でよく使われています。たとえば、「取引の証憑として契約書を交わした」、「証憑の管理について研修を行った」という文脈で使われます。犯罪の資料という意味で使われることも稀にありますが、一般的に証憑といえば取引の証拠である書類などを指すことが多いでしょう。

証憑書類の種類4つ

証憑書類には、大きく分けて4つの種類があります。売上にかかわるもの、仕入れ・モノにかかわるもの、ヒト・給与にかかわるもの、その他企業の経営にかかわるものです。売上にかかわるもの、仕入れ・モノにかかわるものは、企業の取引を証明する書類なので、特に扱いには注意が必要です。ヒト・給与にかかわるものは、給与や人事異動などの勤務する人に関係する書類です。これら以外にも、企業の取引を証明する書類はすべて証憑書類となります。

証憑書類の種類1:売上にかかわるもの

証憑書類の1つ目は、売上にかかわるものです。売上にかかわる証憑書類には、取引の内容を証明する契約書、売買代金を証明する請求書、支払われたことを証明する領収書などがあります。これらの証憑書類の扱いがきちんとしていなければ、企業の経営自体が危うくなってしまいます。そのため、間違いや紛失がないように管理しなければいけません。

証憑書類の種類2:商品の仕入れなどにかかわるもの

証憑書類の2つ目は、商品の仕入れなどにかかわるものです。たとえば、「どこの会社に何をどれだけ注文した」という証拠になる発注書、「注文を受けた商品をきちんと納めた」という証拠になる納品書などが該当します。他にはレシートやATMの利用明細書も含まれます。大量の在庫を抱える企業においては、倉庫の中身を逐一数え上げて管理することは不可能です。そのため、発注書や納品書をもとに在庫の管理を行っています。証憑書類はこうした場合にも使われます。

証憑書類の種類3:従業員に支払う給与などにかかわるもの

証憑書類の3つ目は、従業員に支払う給与などにかかわるものです。たとえば、「誰にいくら給与を支払った」という給与支払明細書や、人事異動の通知なども証憑書類に該当します。雇用契約に含まれる勤務時間や、出勤日管理に必要なタイムカード・出勤簿も証憑書類として扱われます。

証憑書類の種類4:その他の通帳や賃貸借契約票など

証憑書類の4つ目は、上記3つに含まれない企業経営にかかわる書類です。たとえば、個人で仕事をしているのであれば、口座の通帳やクレジットカードの利用明細書も証憑書類の一部です。事業所を借りている場合は、その賃貸借契約書も証憑書類となり、また、銀行から融資を受けている場合は返済予定表も該当します。経営にかかわる書類は証憑書綴などで種類別に分類して保管しておくことを心がけましょう。

証憑書類の保存期間とは?

証憑書類の保存期間は、おおむね7年です。証憑書類の保存期間は、書類を扱う法律によって10年・7年・5年と異なります。たとえば、会社法で定められている貸借対照表や株式に関する書類は10年保存ですし、電子帳簿保存法では領収書や見積書の保管期間は7年となっています。分かりやすく分類してファイリングし、常に整頓しておくことも大切です。

証憑の使い方

証憑は、「事実を証明するエビデンスになるもの」というニュアンスがあるため、たんに「証拠」というよりも説得力を持たせたいときに「証憑」を使うとよいでしょう。また、企業の取引に関する書類については、「証拠」や「証拠の書類」ではなく「証憑」といった方が伝わりやすいです。

例文1

証憑の使い方の例文1つ目は、「納入された機器が正常である証憑として、検収書を発行した。」です。この例文は、指定場所に納入された機器を正常であると確認し、お互いに了承したという証拠として、検収書を発行したという意味になります。なお、検収書とは、取引によって納められたモノや設備等について検査を行い、問題がないことを確認した証拠として発行する書類です。たとえば、壊れやすい商品を納品した後に破損が発覚した場合、検収書を取り交わしていれば納品時には壊れていなかったことが証明できます。

例文2

証憑の使い方の例文の2つ目は、「証憑とは、経理を処理する過程の証憑性を担保する書類のことである。」です。経理を処理するうえでの証憑性の担保とは、取引が行われた証跡が確実にあることを保証したり、取引の効力を保証したりできるということです。つまり、経理の手続きを行う上で信頼のおける証拠になるものであるという意味です。

証憑書類は会社の信頼・業務の効率化にも関係する

証憑書類は、会社の信頼や業務の効率化にも関係する重要なものです。証憑書類が整っていない企業は取引相手から信頼されないだけでなく、企業自体の経営も非効率的になってしまいます。証憑書類は企業の根幹を支えるものという意識をもち、慎重に管理するようにしましょう。財務会計のシステムやソリューションについて知りたい方は、Workvisionのページを参考にしてみてください。

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