労務管理の概要4つ|人事管理との違いや労務管理にシステムを活用するメリットについて

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人事管理と労務管理の違いとは?

人事管理とは主に、社員の労働に関する業務を行うものであり、社員の新規採用や退職・解雇・転職に関する手続きや人材育成といった「人」に関わる業務を行います。

一方で労務管理とは、社内全体の業務が円滑となるように労働に関する環境を整える業務を行います。人事管理は働く人を管理し、労務管理は働きやすい環境を整えたり労働実態を管理することと言えます。

人事管理とは?

まずは人事管理がどのようなものなのか具体的に解説していきます。適切な人材の配置や効率的な人材育成を行うためにも、しっかりと人事管理の基盤を築き、タレントマネジメントを行うことが大切です。

人事管理1:採用や退職などの手続き

人事管理の中でも一番想像しやすい業務は、採用・退職に関する部分ではないでしょうか。新卒や中途採用など新規で社員を雇う場合の、求人の募集から面接、採用までの一連の流れです。

そのため、その企業にあった適切な人材の受け入れを行うための重要な「入り口役」ともいえるでしょう。また、退職者や転職希望者への手続き、問題を起こした従業員に対する解雇の手続きなども業務の一環です。

人事管理2:従業員の評価

従業員の評価を適切に行っていくのも、人事管理の仕事の一つです。従業員それぞれのスキルやレベルに応じて、適切な評価を行います。

これにより、より業務に対してフレッシュな気持ちで取り組める環境をつくることができ、働く側のモチベーションを一定以上に保ち、社内全体の雰囲気もより良いものとなります。

また、従業員のスキルレベルに応じて適材適所で配置を行うためにも評価は欠かせません。適切な評価をすることができれば、効率的な人員配置のための一つの指標とすることもできるのです。

人事管理3:従業員の育成

新卒や中途採用者に対して研修の場を設け、少しでも早く戦力となって仕事が行える教育体制を整えることも重要な仕事です。

先輩社員に指導してもらう機会をつくったり、時には外部講師や研修サービスを利用して、個々の能力を底上げするための土台作りを行っていきます。

こうした人材育成の仕組みが備わっていることで、会社全体としての業務をより効率的に行うことが可能となります。

労務管理とは?

続いて労務管理について具体的に見ていきましょう。労務管理は、社員のモチベーションにも大きく関わってくる給与面や労働条件等の調整を司る重要な業務です。適切でない労務管理が行われれば、会社をうまく回すことが困難となります。

労務管理1:勤怠や給与の管理

労働基準法をベースとして、適正な労働時間や給与の管理を行います。

始業・終業時刻の記録や残業時間、適切な日数の休暇が取れているかなどを随時チェックしながら管理します。給与計算ソフト等を用いながら、従業員全員の給与の準備・支払いといった仕事を行います。

労務管理2:社会保険や健康保険関連

日本の法律では、企業側に対して法定福利とも呼ばれる一定の福利厚生が義務付けられており、企業はこの法定福利を適切に支払う必要があります。労務管理の業務では、雇用保険や健康保険といったこれらの法定福利を支払う準備も進めていきます。

また、入社してきた従業員との契約や、結婚・離婚による名義変更等での変更事務作業も一括して担当します。

労務管理3:安全衛生面の管理

昨今、長時間労働は社会問題となり、テレビ番組や新聞等で取り上げられることも多くなっています。

こうした問題が社内で発生することなく、従業員全員が快適な環境で仕事に取り組むことができるよう、防止対策や改善策を打ち出すことも労務管理の一つです。また、業務中の怪我などで医療機関を受診した場合の労災の手続きも行います。

病院への通院が必要であれば、通院に要した費用も支給される可能性がありますので、必ず申請を行いましょう。メンタル面、身体面ともに社内環境をより良いものとするのが労務管理の仕事です。

労務管理4:ハラスメント対策

労務管理にはハラスメント対策も含まれます。

厚生労働省によると職場のハラスメントとは、優越的な関係を背景とした言動が業務上必要かつ相当な範囲を超え、労働者の就業環境が害されるものと定義されています。

そのため労務管理ではハラスメント対策も重要です。労務管理としてのハラスメント対策は、従業員が相談できる窓口を設置することや、相談された場合の対応方法を策定することなどがあります。

労務管理システムのメリット

労務管理は手作業で行うよりもシステムを利用することで、効率化が図れます。また、労務管理にシステムを導入することは、単純な手作業を減らせる以外にも多くのメリットがあります。ここでは、労務管理システムの主なメリット2つについてご紹介します。

メリット1:従業員の働き方に合わせた労務管理ができる

労務管理にシステムを利用することで、従業員の働き方に合わせた労務管理ができるメリットがあります。

システムの利用で、それまで労務管理に向けてきた労力や手間が省かれるだけでなく、従業員一人ひとりの働き方に合わせた労務管理が容易となります。

時間に余裕が出ることで、法令順守やサービス残業抑止の対策などにも時間を割けるようになり、より労務管理がしやすくなるでしょう。

メリット2:就業規則のメンテナンスが簡単になる

労務管理にシステムを利用すると、法改正による就業規則のメンテナンスが簡単になるメリットがあります。労務管理では、労働に関する法律が改正されるたびに就業規則の見直しが必要となりますが、システムを導入することで大幅に手間が削減されます。

また、行政や年金事務所などへ提出する書類も電子申請が可能になります。

労務管理に深くかかわる法定三帳簿とは?

労務管理には、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿が深く関わってきます。これらの法定三帳簿は、労働者のために企業が整えて保存することが労働基準法で義務付けられています。

ここでは、労務管理に関わるこれらの法定三帳簿とはどのような内容かを、帳簿毎にみていきます。

労働者名簿

労働者名簿とは、労働者の個人情報(氏名、生年月日、住所など)を記載した帳簿で、日日雇い入れられる者を除く全ての雇用形態(正従業員、非正規従業員、パートタイマー)が帳簿の対象者となります。

労働者名簿は、労働者一人に対して一部を作成します。様式は特に規定はありませんが、必要事項を記入しなくてはなりません。また、労働者名簿の保存期間は労働基準法では3年間となっていますが、退職金の請求期限の5年までは保存しておくことが必要です。

なお、保存期間の起点は従業員の退職や解雇、亡くなった日になりますので注意が必要です。

賃金台帳

賃金台帳とは、賃金計算の基礎となる事項(賃金に関する計算期間や労働日数、労働時間数、控除金、実物給与など)を記入した帳簿です。記入事項は労働基準法で定められ、記入漏れがあると処罰対象になる可能性がありますので、漏れなく記載しましょう。

また、賃金台帳は事業場単位で作成しますが、フォーマットはどのような形式でもかまいません。賃金台帳のフォーマットは、厚生労働省ホームページからダウンロードすることができます。

出勤簿

出勤簿とは、労働時間(始業時刻、終業時刻、休憩時間)を記載した帳簿です。出勤簿で大切なことは、従業員の労働状況が正確に記載されているか、事業主だけでなく従業員も自らの労働状況をきちんと把握できているのかという点です。

様式は特に定められておらず、タイムカードでの管理も可能です。出勤簿は、雇用保険申請や健康保険で必要な場合がありますので、すぐに提出できるようにしておくことが必要です。

労務管理は「就業管理システム」で効率的に行おう

労務管理は就業管理システムで効率的に行うことができます。就業管理システムでは、月単位・週単位など日数を自由に設定して、法令や雇用契約に問題がないかをチェックできるため、コンプライアンス遵守に役立ちます。

また、従業員の労働時間から健康リスクがないかも簡単に管理することができ、変形労働時間制やテレワークなど多様な働き方の労務管理が容易となります。

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