テレワークにおける阻害要因とは？取り除く方法3つについても解説！

従来は、育児や介護、ケガや病気などで通勤が困難な人でも働くことができるよう、テレワークが導入されてきましたが、最近では新型コロナウイルスの感染拡大防止の為に、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークを最大限活用できるよう、利用する際に妨げとなる要因を把握し、しっかりと対策を取りましょう。それでは、テレワーク時の4つの阻害要因をご紹介します。

テレワーク時の大きな阻害要因の一つが紙の書類の存在です。書類上のやり取りや伝票を扱うことが必要な業務は、実際に手に取って資料の閲覧をしたり、ハンコを押したりしなければなりません。

テレワークは、時間や場所にとらわれない働き方のことですが、紙媒体を使用していると、これらの作業の為に出社することになってしまいます。

仕事をする際、取り引き先や顧客、従業員同士のコミュニケーションは欠かせません。オフィス内で働いていると対面で話ができますが、テレワーク時はほぼオンラインでのやり取りで、チャットやメールなど文字でのコミュニケーションが主となっています。

文字だけでのやりとりでは、相手の表情などから得られる感覚的な情報が不足するため、相手に伝えたいことが伝わりづらくなります。また、社内での日常的な会話も減ってしまい、従業員のモチベーションの低下にもつながります。

このように、コミュニケーションが制限されることによってさまざまな支障をきたし、さらなるデメリットにつながることがあります。

テレワークでは、個々がバラバラの場所で働くことになり、顔を合わせる機会が減少します。すると、どうしても個人で仕事をしている感覚になってしまいます。

さらに、会話する機会が減ることで、モチベーションや仕事の質が下がり、連帯感やチーム意識の低下につながります。

また、コミュニケーションが減ることで、仕事に関する認識やチームビジョンにズレが生じる可能性もあります。こうして、テレワークによりコミュニケーションが制限されることで、チームワークが低下する恐れがあります。

上司には、部下の指導・育成や、業務内容を配分する役割があります。しかし、上司の目が届かないところで部下が業務を行なうテレワークでは、実際に働いている姿を見て、進捗状況を確認することができません。このような状況下での部下のマネジメントは困難です。

そこで大切になるのがコミュニケーションです。実際に目で確認することができない分、テレワークで制限されている中でも密接にコミュニケーションとり、状況を把握していく必要があります。

オフィスで仕事をするときは社内ネットワークに接続され、情報の保護環境が整っているため、情報漏洩の可能性は低くなります。

しかし、オフィスの外へ仕事を持ち出すとなると、直接インターネットに接続したり、公共のWi-Fiを使用したりしてしまう可能性があり、不正アクセスによる情報漏洩の危険性があります。

また、サイバー攻撃や、社内から持ち出したパソコンやタブレットの紛失・盗難など、様々なリスクが存在します。

テレワークは、インターネットを利用でき、パソコンを使えることが前提条件です。自宅やレンタルオフィスのインターネット環境が十分でない場合は、インターネット接続サービスに申し込んだり、会社側が専用のWi-Fiルーターを用意したりする必要があります。

さらに、コミュニケーションツールとして、電話（社給のスマートフォン）やWebカメラなども必要です。これらのツールが無いと、テレワークを行なうのは困難でしょう。

また、自宅で作業する場合、ちゃんとした机や椅子が無いと体に負担がかかってしまったり、プライベートと切り離せるスペースがなければ、家族が話しかけてきて集中しづらい場合もあります。

自宅ということもあり、仕事のオンオフの切り替えも難しくなってしまうことがあるでしょう。ワークスペースを確保し、作業環境を整えることが必要です。

テレワーク利用の妨げとなる要因を4つ紹介しましたが、スムーズに導入を進めていくには、これらの阻害要因を取り除くことが必要です。

これから紹介する3つの方法で阻害要因を取り除き、テレワークを最大限に活用しましょう。

テレワーク時、コミュニケーションが制限されることで、チームワークの低下や部下のマネジメントが難しくなるという問題が発生しますが、この問題を解消するためは、コミュニケーション用のツールを利用するのが有効です。

コミュニケーションのツールを導入すれば、業務情報をオンラインで見ることもでき、進捗状況や抱えている問題などを共有することができます。また、顔の見えるオンライン会議なども取り入れることで業務状況をより明確に把握できます。

時には、雑談もできるようにしておくことで気分転換ができ、仕事の効率アップにつながる可能性もあります。

オンラインの会議ツールやチャット用ツールを導入し、コミュニケーション量を保つことで、テレワークのコミュニケーション不足による課題をクリアしていくことができます。

紙媒体の使用は、テレワーク時の大きな阻害要因のひとつです。紙の使用を無くすことでテレワークは円滑に進みます。そのためには、紙面上でのやり取りをデータ化する必要があります。

ワークフローシステムや電子契約サービスの導入は、ペーパーレス化に有効です。

情報の保護環境を整えても、仕事を行なう従業員の情報セキュリティに関する知識が乏しければ、直接インターネットにアクセスしたり、公共のWi-Fiで仕事をしたりする可能性があります。これでは情報の漏洩を防ぐことはできません。

テレワークを導入する際には、事前に会社側が、従業員に情報漏洩防止の教育を行っておくことで、情報漏洩のリスクを最小限にとどめることができます。

テレワークには阻害要因がありますが、これらを取り除いて体制や環境を整えれば、得られるメリットはたくさんあります。

その中でも、テレワークで得られる大きなメリットを3つご紹介します。

テレワークは、新型コロナウイルス対策として有効です。職場内や通勤電車などでの密集を防げることから、新型コロナウイルス感染症の拡大防止につながります。

また、コミュニケーションツールを利用して外出を減らすことも感染の防止対策となります。

テレワークを導入することにより、交通費を大幅に低減することが可能になります。

従来、自宅から会社までの出勤にかかっていた交通費は、定期購入制度を見直すことで削減することも可能です。自宅から近いサテライトオフィスを利用する場合も、交通費が削減できます。また、オンライン商談も交通費削減に有効です。

在宅勤務では、出勤の必要がなくなるので、通勤にかかっていた時間をプライベートの時間に充てることが可能です。また、満員電車や車の渋滞を避けることができ、心身にかかる負担も減少します。

こうして時間にも心身にもゆとりができた分、趣味や育児などの時間を確保でき、出勤していた頃よりも仕事と生活の両立がしやすくなり、ワークライフバランスを整えることができます。

この記事では、テレワークにおける阻害要因と取り除く方法について解説してきました。テレワーク時の阻害要因を理解したうえでしっかりと対策を取り、最大限テレワークを活用しましょう。

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