勤怠管理システムとは？導入の目的やメリット、機能、選び方について解説

勤怠管理システムについて理解するためには、その種類や機能を把握しておくことが重要になります。

以下の内容で、勤怠管理システムの定義、システム導入の必要性について、それぞれご説明いたします。

勤怠管理システムは、従業員の出退勤を管理し、労働状況をリアルタイムで把握するためのツールです。
タイムカードのような従来の手法に代わり、システムを使用することで打刻の正確性が向上します。

また、出勤・退勤の記録を自動で保存することが可能で、集計や分析も手間なく行えます。

これにより、業務プロセスがスムーズになり、従業員の労働時間を正確に管理することが可能になっています。
特にリモートワークが普及する中、柔軟性の高い勤怠管理システムが求められています。

業務の効率化や法令遵守の観点から、勤怠管理システムの導入は必要性が高まっています。

特に、労働基準法の改正により、適切な労働時間の把握が法律上求められるようになりました。従来の手動管理では客観的なデータの提供が難しいため、システム導入が急務とされています。

こうした背景の中で、勤怠管理システムは企業の運営に欠かせない要素として位置づけられています。

勤怠管理システムの導入には多くの目的が存在します。

概要としては、システムを導入することで、業務効率が高まり、企業の生産性向上に寄与することが期待されます。

下記内容にて、導入の目的と効率化、法改正への対応といった観点から、解説いたします。

勤怠管理システムの導入目的の一つは、効率化を図ることです。
従業員の出退勤情報を正確に把握するために、必要となる時間を大幅に削減します。

先述しましたように、手作業での集計やデータ転記はミスを起こしやすく、トラブルの元にもなりますが、システムを使うことで自動的に集計され、ミスのリスクが低減します。

このような自動化により、日々の業務がスムーズになり、より重要な業務にリソースを集中できるようになります。

さらに、勤怠データを分析し、改善点を見出すことができるため、企業全体の業務改善にも繋がります。

勤怠管理システムの導入には、法改正への対応も重要な目的の一つとして考えられます。

こちらも先に述べました通り、近年は労働関連の法律が頻繁に改正されています。
企業が法律を遵守するためには、最新の法制度に基づいた勤怠管理が求められます。

システムによっては、法改正に対応するための機能を備えているものも多く、これにより人事担当者は煩雑な改正対応から解放され、業務をスムーズに運営することが可能です。

また、労働基準法に基づく時間外労働の規定や、有給休暇の取り扱いなど、法律に適合した形での勤怠管理が実現します。

ビジネス環境の変化に対応した、柔軟かつ確実なシステムの存在が企業には欠かせなくなっています。

勤怠管理システムには、企業の労働管理を効率化するための、多くの機能が搭載されています。

その中でもほとんどのシステムに搭載されている主な機能である、打刻集計、シフト管理、勤怠の申請と承認、他システムとの連携、リアルタイムの労働時間管理について、それぞれ解説いたします。

勤怠管理システムでは、多様な打刻方法が用意されています。

従来のタイムカードや手入力による打刻に加え、QRコードやICカード、生体認証などの先進技術を利用した打刻も可能です。
この機能によって、打刻の確実性が向上し、従業員の打刻漏れや不正打刻のリスクが軽減されます。

スマートフォンやタブレットを使ったモバイル打刻も広がりを見せており、外出先やリモートワーク時でも正確に勤怠管理ができます。
多様な打刻方法は、企業のニーズに柔軟に対応できるシステムの重要な要素となっています。

シフト管理機能は、特にサービス業や小売業、飲食業などで重視される多くの業務において不可欠な要素です。
この機能により、従業員のシフトを容易に作成、調整することが可能です。

シフトの交代や変更がスムーズに行えるだけでなく、シフトごとの勤務時間の自動計算も実現します。

これにより、複雑なシフト管理から解放され、業務の負担軽減に繋がります。
さらに、シフト作成時に従業員の休暇や出勤希望を考慮する機能もあり、フレキシブルな人事管理が実現します。

勤怠管理システムには、勤怠申請や承認機能も内包されています。
この機能により、従業員が有給休暇や残業申請をシステム上で簡単に行えるようになります。

申請内容は即座に上司に通知され、迅速な承認が可能です。
わざわざ紙の申請書類を提出する必要がなくなるため、手続きが簡素化され、時間の節約につながります。

また、過去の申請履歴も管理できるため、透明性のある勤怠管理が実現します。
そのため、従業員の利便性も向上し、業務の効率化が図られます。

リアルタイムな労働時間管理は、勤怠管理システムの大きな利点の一つです。
この機能により、各従業員の労働状況を瞬時に確認でき、適切な労働時間の把握が可能です。

労働時間の管理は、従業員の過重労働を防ぐために欠かせない要素であり、企業としてのコンプライアンスの維持にも寄与します。

さらに、リアルタイムで得られるデータによって、労働状況を随時分析し、必要な改善措置を講じることができます。
こうした情報は、経営判断や人事戦略の策定においても重要な役割を果たします。

これまでご紹介してきましたように、勤怠管理システムの導入により、企業や従業員は多くのメリットを得られますが、一方でデメリットも存在しています。

そのため、経営計画においてこれらの要項を、十分に考慮することが重要になります。
コストと導入負荷、システム適応の課題という側面で、解説をいたします。

コスト面において、勤怠管理システムの導入は企業にとって大きな負担となることがあります。

初期投資としてのハードウェア・ソフトウェアの購入、さらに年次ライセンス費用やメンテナンス費用が発生します。
これらは特に、中小企業にとっては見逃せない出費です。

導入に要するコストや手間について、十分な評価が行われないと、後々の運用に悪影響を及ぼす可能性があります。

導入後のシステム適応に関しても、課題が存在します。

具体的には、新しい勤怠管理システムに従業員が慣れるまでの時間が必要であり、そのストレスが業務に影響を与えることもあります。
特に、従来の手法に慣れている従業員にとっては、新しいシステムに対して抵抗を覚えることが考えられます。

こうした適応の課題を克服するためには、内容を十分に精査した研修を実施し、システムの利便性を理解してもらうことが重要です。

また、システムが業務フローに合わなければ、導入のメリットが薄れてしまうため、企業の業務内容に適したシステムを選ぶ配慮も不可欠です。

勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。

適切な選定を行い、導入後の効果を高めるためには、各社の提供するシステムの特徴を十分に理解し、自社に適したものを見極めることが不可欠です。

これから選び方について、自社に適したシステムを見極めるポイント、必要な機能のチェック、他システムとの連携性、クラウド型とオンプレミス型の比較といった側面から、ご説明いたします。

自社に適した勤怠管理システムを見極める際には、特に以下のポイントが重要とされます。
まず、業務の流れをしっかりと把握し、具体的に何が必要なのかを明確にすることが基本です。

たとえば、シフト管理や打刻方法の多様性、勤怠承認ルートなど、必要な機能について状況を整理する必要があります。

導入デメリットに関する内容で少し触れていますが、従業員のスキルやテクノロジーの導入の容易さも考慮して、選び方を進めることが重要です。

このようにしてシステムを選定することで、導入後の利便性を高めることができ、従業員の生産性向上に繋がります。

必要な機能のチェックは、勤怠管理システムを選ぶ上で欠かせない作業です。

勤怠管理システムに備わっている機能については、すでにご説明した通りですが、これらの機能が自社の業務スタイルにどれだけマッチするかを調査し、検討することが目的の実現に繋がります。

また、多様化する働き方に対応可能な機能を備えたシステムを選ぶことで、将来的な業務拡張にも柔軟に対応できる体制を整えられます。

こうした機能のバランスを考えながら選び方を進めることで、実際の勤怠管理がよりスムーズになり、効率的な運用が期待できます。

勤怠管理システムの選定において、他システムとの連携性は非常に重要です。

たとえば、給与計算や人事管理システムとの接続が可能であれば、データの転記作業が不要になります。

これによりヒューマンエラーが減り、勤怠管理の正確性が高まります。
事務作業の効率化や自動化が実現するため、業務の全体的な流れがスムーズになる効果も得られます。

こういった情報の一元管理ができるシステムを選ぶことで、日々の運用が楽になり、担当者の負担も軽減されるでしょう。

勤怠管理システムの選定において、クラウド型とオンプレミス型の比較も重要なポイントとなります。

まず、クラウド型はインターネットを通じてアクセスできるため、場所を選ばずに運用できる点が魅力的です。また、ソフトウェアの更新が自動で行われるため、常に最新の機能を利用でき、メンテナンスの手間が軽減されます。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを構築する方法で、データの保護やセキュリティ面での安心感があります。

選び方によっては、コスト面や運用管理の負担が変わるため、自社のニーズに合わせて慎重に比較検討することが求められます。

勤怠管理システムを導入する際には、計画的な流れが不可欠です。
計画に沿った形で導入を進めることにより、スムーズな運用を確実にし、システムが適切に稼働するようになります。

以下の内容で、システム選定から導入までのステップ、周知とテスト運用の重要性、といった2つの観点から、こちらを解説いたします。

勤怠管理システムの選定から導入までには、明確なステップが設定されています。

まず、自社のニーズを把握し、必要な機能をリストアップします。
次に、複数のシステムを比較し、業態や規模に応じた最適な候補を選び出します。

実際の導入にあたっては、システムのリーダーを定め、責任者が進捗を管理します。
この段階では、関連部署とのコミュニケーションが重要で、スムーズな移行を実現するための綿密な連携が求められます。

その後、データ移行の準備やテスト運用を経て、本格導入に至ります。
システム選定から導入までの各ステップを計画的に進めることが、成功に繋がる要因になります。

勤怠管理システムの導入において、周知とテスト運用は非常に重要性が高いです。

周知活動では、操作方法や制度の変更点について理解を促す説明会の実施やマニュアルの配布が効果的です。
また、テスト運用を行うことで、システムの不具合を事前に発見し、運用開始前に修正することが可能になります。

この段階を経ることで、実際の運用開始後に生じるトラブルを減らし、従業員が安心してシステムを使用できる環境を整えることが期待できます。