受注管理システムの業務内容とは？導入するときのポイント4つを紹介

受注管理業務では、発注元と自社で契約内容の認識に齟齬がないかの確認から、注文請書の発行や在庫の引き当てまで、受注に関わる全ての管理を行います。受注管理業務では、その内容を効率的に・正確に捌くための内部統制が必要です。輸出入が関わる企業や、電子部品や機械の製造など物理的に存在する「財」を扱う企業、サービス業界など、どの企業様にとっても、受注管理は売上にも関わる重要な機能を果たします。また、受注データから需要分析できれば、時期ごとの最適な在庫状態の維持や、与信を行った取引先からの代金回収を確実にこなすことにも繋がるので、業務効率やキャッシュフローを維持・改善するためにも、欠かせない業務です。

受注管理の業務内容は、主に受注内容の確認・管理・登録・作成・発行、在庫引当などがあります。小規模で受注件数が限られていた時期は、エクセルなどの表計算ソフトで管理できていても、事業規模が拡大すると在庫引当が間に合わず、在庫以上の受注を受けるなどのトラブルが起きかねませんので、システムを導入あるいは新システムへリニューアルを検討する必要があります。

実際に受注管理システムを導入する上では、どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか。どんなに高性能な管理システムを導入しても、自社で必要な機能がない場合や、導入にあたって社内体制が整っていなければ、受注管理方法の変更における混乱だけが発生してしまいます。ここでは、システム導入のメリットを得るための4つのポイントを紹介します。ポイントを押さえて導入を行いましょう。

受注管理システムを導入する1つ目のポイントは、業務で抱えている課題を洗い出すことです。受注管理システムの導入は金銭的・時間的なコストがかかるので、スムーズに管理体制を移行できなければ、コストだけがかかります。そうならないためにも、導入前に、システムの導入によってどんな課題を解決するのかを明確化しましょう。受注内容の登録作業を効率化したい、在庫引当のタイムラグを最小化したいなど、企業毎に受注管理上の課題は様々ですが、システム導入のメリットを得るためにも、解決すべき課題をまずは明確化しておきましょう。

2つ目のポイントは、導入目的を明確化することです。課題の洗い出しにも通じますが、ここで紹介するポイントは、「課題を解決した上でどんな状態を達成したいのか」ということです。この目的を達成するためには、「いつまでに」「何割のアップ」などの業務改善やコストカットの達成という具体的な目標数値を設定して、導入後の取り組みの成果を確認できるようにしておきましょう。

3つ目のポイントは、システムの導入には、専任の人員を最低でも一人指名することです。導入時に、システムの使い方の理解・自社に合う使い方の考案・既存システムとの連携・使い方の社内周知をしてくれる人材を配置しておくことで、スムーズにシステムの移行ができるからです。

4つ目のポイントは、既存の業務システムとの連携です。中堅企業であれば会計システムや製造管理システムなど、既に受注管理用以外のシステムを導入している可能性が高いです。それらの既存システムと連携することで、社内の管理業務を一元管理できるようになり、更に業務効率の改善に繋がります。APIによる連携機能があれば、既存システムとの連携を短時間で完了できるので、導入システムがAPIに対応しているかを確認しておきましょう。クラウド型では、営業支援・マーケティング情報提供・ビッグデータ分析サービス・BtoB電子商取引サービスなどのAPI連携が可能となります。また、業界によってはEDI（電子データ交換）を使用している場合もあるので、EDIとの連携が可能かも確認するとよいでしょう。

この記事では、受注管理システムの概要と、導入する際のポイントを紹介しました。管理システムの導入には人的・金銭的コストが必要なので、スムーズに導入してシステムの機能を活かせるように、連携業務や導入後の運用体制を整備しておきましょう。また、WorkVisionでは受注管理業務の効率化を実現するシステムの提供を行っております。下記のページで導入実績や、サービスの詳細を紹介しております。受注管理以外の管理業務への対応も行っておりますので、システム導入をご検討中の方はぜひご一読下さい。