棚卸業務を効率化しよう!効率化する方法5つや注意点を紹介

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棚卸は手間がかかる作業?

棚卸は、商品や部品などの在庫と帳簿の数量に違いが無いかを確認する作業です。もし棚卸業務の際に差異が発見された場合には、原因をつきとめて違いを無くさなければなりません。原料や部品など、多くの在庫を持つ会社では、一つ一つ在庫を確認・記帳して、データ入力などを行うため、棚卸業務には膨大な時間と手間がかかります。ひと昔前は、棚卸のために定休日を設けて一日がかりの作業となっていたスーパーもありました。棚卸の目的は正確な在庫管理です。棚卸は在庫の数量を把握して棚卸資産を確定させ、原価・利益を決める重要な役割があります。そのため棚卸作業は会社の利益を左右する重要な作業になります。

棚卸業務を効率化する方法5つ

棚卸作業で差異が出る主な原因はヒューマンエラーによるものです。では、どうすれば差異を出さずに効率よく棚卸ができるのでしょうか?棚卸の方法には人手を使う方法と棚卸に対応できるシステムを使う方法がありますが、どちらの方法でも準備をしっかりとしておくことが重要です。棚卸作業の大半は在庫のカウントとその後の集計データ作成です。棚卸票の用意や棚卸場所の整理整頓、棚卸のルールの明確化などの準備しておくことで、カウントミスや漏れ、入力漏れ、読み取りミスなどのヒューマンエラーを減らすことができます。

効率化する方法1:管理ラベルにチェックできるスペースを空けておく

棚卸を効率化する方法の一つ目は、管理ラベルにチェックチェックできるスペースを空けておくことです。管理ラベルの空いたスペースに、品物を確認したら忘れずにチェックをいれます。こうしておくことでチェック漏れを防ぐことができ、さらに、数年分を作っておけば遡って棚卸の管理ができます。もし、管理ラベルが付いていない品物が見つかった場合は、次に確認した時に分かりやすいようにその品物が分かる位置に付箋を貼っておきます。そして、棚卸リストと照合し現物を特定した後で改めてラベルを準備します。

効率化する方法2:シールなどで目印をつける

棚卸を効率化する方法の二つ目は、シールなどで目印をつけることです。最初に棚卸をした人が確認したという目印に管理の上にラベルにシールを貼り、次に棚卸をする人はシールが貼られていない品物を探してチェックしてシールを貼ります。こうして棚卸対象の全ての品物にシールを貼り終えたら完了です。年度ごとにシールの色や形を変えておけば、他の年度との区別ができるため、便利です。

効率化する方法3:業務マニュアルの作成を行う

棚卸を効率化する方法の三つ目は、業務マニュアルの作成を行うことです。棚卸を行う前に業務マニュアルを作成して、棚卸の重要性や手順を全体に周知させておくことで、実際の棚卸現場の混乱や時間のロスを減らすことができます。一人で行う棚卸ならいいのですが、取り扱う商品や部品の規模が大きくなると人員も増えて、それぞれが勝手な判断で作業を行うとミスも増えていきます。その結果、棚卸終了後の集計にかかる時間も膨大なものになります。それを防ぐためにも業務マニュアルを作成して、誰が読んでもわかるようにしておく必要があります。

効率化する方法4:運用方法の見直しを行う

棚卸を効率化する方法の四つ目は、運用方法の見直しを行うことです。棚卸を効率よく行ってコスト削減に繋げるためにも棚卸の作業方法の見直しも必要です。棚卸の方法には、手入力、ハンディターミナルとバーコード、ICタグなどがあります。自社に適した棚卸の運用方法を選ばなくてはなりません。

効率化する方法5:在庫管理システムを導入する

棚卸を効率化する方法の五つ目は、在庫管理システムの導入です。在庫管理システムの基本的な機能は、入出庫の管理です。システムの導入により仕入や検品、商品の出荷時に在庫表に反映され、リアルタイムでの在庫管理が可能になります。在庫管理システムには自社サーバーを導入して行うオンプレミス型とWebブラウザを介してクラウド上のデータベースなどを利用するクラウド型があります。また、在庫管理システムは生産管理や販売管理など他の業務システムと連動して使用されることもあります。どのような在庫管理システムを導入すれば自社の棚卸に適しているか、また業務の効率化が図れるかの見極めが重要です。

棚卸の注意点

棚卸で注意しなければならないことは作業範囲と責任の範疇を明確にすることです。また、棚卸は正確性も重要なポイントになります。棚卸を行う場合に業務を完全にストップできない店舗や工場などでは、棚卸を行わない範囲を決めておくことも必要です。そして、その範囲を分かるようにしておかなければなりません。また、会計上の仕掛品や固定資産の棚卸も忘れないように注意が必要です。

棚卸業務を効率化しよう

棚卸業務の効率化が実施されれば、無駄な人件費や過剰な在庫量、在庫製品の種類が減りコストダウンにもつながります。毎日の確実な生産数や作成する受発注伝票、出荷伝票などの正確性の工夫や各種作業をマニュアル化しておくことも必要です。さらに業務フローを作成して企業全体の情報化を進めるのも効率化のポイントです。WorkVisionのシステムで棚卸業務の効率化を検討してみましょう。

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