現品管理とは?企業が適切な現品管理を行うための手順7つとメリットを解説

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現品管理の重要性(車両部品管理の例)

この記事では、車両部品の管理を例として現品管理業務の方法を紹介します。現品管理は、棚卸作業によって自社の在庫状況を把握し、原材料費や原価率の計算、自社の利益率や利益額を正確に把握するために必要な作業です。これから現品管理を行う方に、必ず知っておくべき7つの管理のポイントを紹介します。

現品管理とは

現品管理とは現場において、どこに、何が、どれだけあるのかを共有する仕組みのことです。各工程の前後で滞留が発生している場合は、滞留時間を最小化し、原因を明確にする必要があります。そうすることで、滞留が発生している現品の保管方法を改善することができ、収益の良化にも繋がります。

現品管理の方法

現品管理は、各工程や部門ごとのルールではなく、社内全体で共通の認識を持って取り組むことが大前提です。そのうえで現品票を導入し、さらに現品票を色で分けたり、現品の状態やステータスによって置く場所を明確に区別するなどの方法が有効です。決めたルールは必ず全体の共通認識としましょう。

企業が適切な現品管理を行うための手順7つ

現品管理業務は正しい方法や手順で行わなければ、それまでの管理作業が全て無駄になってしまい、1からやり直さなければならない、といった状況も発生します。ここでは、現品管理業務を始める上で知っておくべき7つの手順を紹介します。この7つの手順のうちどれか1つでも欠けると、在庫管理が上手くいかず、ビジネスの継続性・成長性にも関わってきます。また、正確な在庫情報がなければ業務効率化・利益率改善のための分析も難しくなりますので、ここで紹介する7つの手順を押さえておきましょう。

手順1:現品管理専用の場所を確保する

1つ目の手順は、現品管理専用の場所を確保することです。現品は倉庫内に保管していることが多いですが、倉庫内はスペースが限られており、管理作業や棚卸作業が難しい場合もあります。そうした環境で管理作業をすると、現品の紛失を招きやすくなります。現品管理作業を行う場所を決めておき、その場所以外で管理業務をしないようにしましょう。

手順2:管理しやすい棚の選定

適切な現品管理を行うために、管理する棚も使いやすいものにしておく必要があります。現品は製造や整備中に何度も取り出したり、余った現品を戻したりするため、出し入れの作業が繰り返されます。また、管理作業時も現品が入った箱の出し入れが繰り返されますので、使いやすいものにしないと棚卸作業に時間がかかりすぎてしまい、本業である製品の製造や整備ができなくなってしまいます。

手順3:管理する部品を予め決めておく

現品管理を行う際は、どの部品を管理しているのかも明確に決めておきましょう。特に管理品目数や1品目あたりの数量が多い場合や、管理業務に従事する従業員が少ない場合には重要です。現品管理は、棚卸作業で自社の資産(在庫)状況を把握するために、基本的に全品目が対象となります。

ただし、品数が多い場合や、管理業務に割ける人員が少ない場合、管理する部品やその優先順位を決めておくことが必要です。顧客に納品する商品に使用する部品などは、必然的に数量が多くなり、自社の原材料費や利益計算にも直結するので、優先的に管理をするように決めておきましょう。

手順4:分かりやすいように棚番号や表示札を付ける

現品を保管している棚やケースに表示シールを貼っておくことも重要です。これは「どこに何の現品を管理しているか」をひと目で把握できるようにするためです。現品を管理している場所も管理表などに記載しておくことで、確認が必要な時に部品を見つけることができます。また、消費者は商品の生産工程にも注意を払う傾向にあります。それを明確にするためにも、現品のトレーサビリティ(現品の流通経路)を確保し、顧客からの信頼を維持できるようにしましょう。

手順5:特定の在庫置き場を決める

特定の在庫置き場を決めておくことも、現品管理を行う上で大切です。4つ目の手順で、管理する棚番号の必要性を紹介しましたが、その棚を置く場所も固定し、動かさないようにしておくと良いでしょう。これは、棚そのものを移動させることによる管理作業や製造業務の混乱を防ぐためです。普段から特定の場所で現品を保管する習慣を作ることで、紛失の可能性が減り、棚卸し作業でデータと実際の品数が合わない時に、現品を探す場所を特定できるようになります。

手順6:確認しやすい在庫管理表を作成しておく

在庫管理表を作成することも現品管理の手順として挙げられます。現品の管理は自社で保有している材料の確認や、商品生産にかかる原材料費を正確に計算するために行います。その計算や確認作業を効率的に行い生産業務に集中するためには、ひと目で在庫状況が把握できる表を作成しておく必要があります。

棚番号・品目・1品目あたりの在庫数やロット・管理場所などについて、仕入れた数量・使った数量を一覧できるような表を作成し、必要な時に直ぐに確認できるようにしておきましょう。

手順7:在庫管理システムの導入を検討する

在庫管理システムの導入を検討することも、適切な現品管理を行う上で大切です。これは、現品管理業務を効率的に行うためです。在庫管理表はエクセルなどの表計算ソフトでも可能ですが、企業規模が大きくなるとそれだけでは対応できません。

また、在庫管理システムは、ハンディターミナルを利用するものや、API機能で他のツールと連携できるものもあります。会計システムとの連動で、出庫(使用)した品数に応じて原材料費をより簡単に計算できる場合もありますので、管理システムの導入も検討しておきましょう。

現品管理を行うメリット4つ

適切な現品管理は企業にとってさまざまなメリットがあります。生産性はもちろん、品質やコストの観点からも現品管理は重要です。ここでは代表的なメリットを4つ解説します。

生産性が向上する

現品管理をすることで、過不足している現品や在庫状況をひと目で確認することができ、作業効率が向上し結果的に生産性も向上します。現品管理が不十分な状態では、正確な状況を把握するまでに時間がかかり、余計な滞留やミスが発生する要因にもなります。

品質の安定に繋がる

生産性が向上することで生産にかかる全体の時間を短縮することができます。これにより、滞留する現品は少なくなり、各工程における保存期間も短くなります。 必要な原材料を適切なタイミングで仕入れることが可能になることで、結果として滞留による現品の経年劣化を防ぎ、製品の品質安定に繋がります。

適切な在庫管理ができる

現品管理により、各工程における現品の必要数が明確になることで、商品在庫の不足や生産過多を防止することができます。現品管理の基本である、どこに何が、どれくらいあるのかということを常に把握することで、余剰在庫を削減しながら在庫不足を防ぐことにも繋がります。

コストを削減できる

現品管理をすることで、在庫状況が明確になり、無駄な仕入れや在庫管理コストなどの削減に繋がります。適切な在庫量を維持することで、商品の保管にかかる費用も削減することができます。

また、余計な発注を防ぐということは、無駄な支出を抑え、会社のお金を手元に残すことができるため、コスト削減と同時にキャッシュフローの改善にも繋がります。

適切な現品管理を行おう

現品管理が企業にもたらすメリットをお分かりいただけましたでしょうか。最適な現品管理の方法は、企業の規模や在庫数によって異なります。小規模管理の場合は、市販の計算ソフト等で対応できますが、規模によってはシステムの導入を検討すると良いといえます。

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