現品管理の方法とは|企業が適切な部品管理を行うための手順7つ

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現品管理の重要性(部品管理の例)

この記事では、部品の管理を例として現品管理業務の方法を紹介します。部品管理は、棚卸作業によって自社の在庫状況を把握し、原材料費や原価率の計算、自社の利益率や利益額を正確に把握するために必要な作業です。この記事では、これから部品管理を行う方に、必ず知っておくべき7つの管理のポイントを紹介します。

企業が適切な部品管理を行うための手順7つ

部品管理業務は正しい方法や手順で行わなければ、それまでの管理作業が全て無駄になってしまい、1からやり直さなければならない、といった状況も発生します。ここでは、部品管理業務を始める上で知っておくべき7つの手順を紹介します。この7つの手順のうちどれか1つでも欠けると、在庫管理が上手く行かず、ビジネスの継続性・成長性にも関わってきます。また、正確な在庫情報がなければ業務効率化・利益率改善のための分析も難しくなりますので、ここで紹介する7つの手順を押さえておきましょう。

手順1:部品管理専用の場所を確保する

1つ目の手順は、部品管理専用の場所を確保することです。部品は倉庫内に保管していることが多いですが、倉庫内はスペースが限られており、管理作業や棚卸作業が難しい場合もあります。そうした環境で管理作業をすると、部品の紛失を招きやすくなります。部品管理作業を行う場所を決めておき、その場所以外で管理業務をしないようにしましょう。

手順2:管理しやすい棚の選定

適切な部品管理を行うために、管理する棚も使いやすいものにしておく必要があります。部品は製造や整備中に何度も取り出したり、余った部品を戻したりするため、出し入れの作業が繰り返されます。また、管理作業時も部品が入った箱の出し入れが繰り返されますので、使いやすいものにしないと棚卸作業に時間がかかりすぎてしまい、本業である製品の製造や整備ができなくなってしまいます。

手順3:管理する部品を予め決めておく

部品管理を行う際は、どの部品を管理しているのかも明確に決めておきましょう。特に管理品目数や1品目あたりの数量が多い場合や、管理業務に従事する従業員が少ない場合には重要です。部品管理は、棚卸作業で自社の資産(在庫)状況を把握するために、基本的に全品目が対象となります。ただし、品数が多い場合や、管理業務に割ける人員が少ない場合、管理する部品やその優先順位を決めておくことが必要です。顧客に納品する商品に使用する部品などは、必然的に数量が多くなり、自社の原材料費や利益計算にも直結するので、優先的に管理をするように決めておきましょう。

手順4:分かりやすいように棚番号や表示札を付ける

部品を保管している棚やケースに表示シールを貼っておくことも重要です。これは「どこに何の部品を管理しているか」をひと目で把握できるようにするためです。部品を管理している場所も管理表などに記載しておくことで、確認が必要な時に部品を見つけることができます。また、消費者は商品の生産工程にも注意を払う傾向にあります。それを明確にするためにも、部品のトレーサビリティ(部品の流通経路)を確保し、顧客からの信頼を維持できるようにしましょう。

手順5:特定の在庫置き場を決める

特定の在庫置き場を決めておくことも、部品管理を行う上で大切です。4つ目の手順で、管理する棚番号の必要性を紹介しましたが、その棚を置く場所も固定し、動かさないようにしておくと良いでしょう。これは、棚そのものを移動させることによる管理作業や製造業務の混乱を防ぐためです。普段から特定の場所で部品を保管する習慣を作ることで、紛失の可能性が減り、棚卸し作業でデータと実際の品数が合わない時に、部品を探す場所を特定できるようになります。

手順6:確認しやすい在庫管理表を作成しておく

在庫管理表を作成することも部品管理の手順として挙げられます。部品の管理は自社で保有している材料の確認や、商品生産にかかる原材料費を正確に計算するために行います。その計算や確認作業を効率的に行い生産業務に集中するためには、ひと目で在庫状況が把握できる表を作成しておく必要があります。棚番号・品目・1品目あたりの在庫数やロット・管理場所などについて、仕入れた数量・使った数量を一覧できるような表を作成し、必要な時に直ぐに確認できるようにしておきましょう。

手順7:在庫管理システムの導入を検討する

在庫管理システムの導入を検討することも、適切な部品管理を行う上で大切です。これは、部品管理業務を効率的に行うためです。在庫管理表はエクセルなどの表計算ソフトでも可能ですが、企業規模が大きくなるとそれだけでは対応できません。また、部品管理システムは、ハンディターミナルを利用するものや、API機能で他のツールと連携できるものもあります。会計システムとの連動で、出庫(使用)した品数に応じて原材料費をより簡単に計算できる場合もありますので、管理システムの導入も検討しておきましょう。

適切な部品管理を行おう

この記事では、部品管理を行うための7つの方法について紹介しました。小規模で商品の在庫管理を行う場合には、表計算ソフトの在庫管理表でも対応できますが、法人として大きなサプライチェーンを持っている場合は、システムを導入して管理業務を行った方がより正確また効率的になります。WorkVisionは、部品・商品・生産工程の管理システムを提供していますので、これから管理システムの導入を検討している方は、下記のリンクからサービスや導入事例を参考にして下さい。

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