クラウドを利用する6つのメリットとは?デメリットも併せて解説

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クラウドとは?

クラウドとは、ソフトウェアをインストールしなくても、インターネットなどのネットワーク経由で、誰でも簡単に利用できるサービスです。OSに関わらず利用できるサービスが多数存在します。

例えば、Webメールなどもクラウドのひとつです。フリーメールアドレスを取得すれば、誰でも簡単に利用できるサービスもあるでしょう。

また、自動計算できるクラウドサービスを導入すれば、経費精算や生産管理もこなすことができるでしょう。

クラウドを利用するメリット6つ

今や、世界中の人々や企業が利用するクラウドサービスですが、従来のソフトウェアにはない、様々なメリットが存在します。

ここでは、クラウドサービスの主なメリットを6つご紹介していきます。

メリット1:拡張性が高い

クラウドサービスは、オンプレミス(企業独自の管理システム)と比較すると、カスタマイズ性には劣りますが、拡張性が高いというメリットがあります。

例えば、クラウドサービスを用いた管理システムにアクセスが集中し、サイトに負荷がかかったとします。そのようなとき、クラウドサーバーであれば、一時的にサーバーのスペックを上げて、大量のアクセスを処理することができます。

オンプレミスでもスペックを上げることは可能ですが、サーバーを構築し直す必要があるでしょう。

メリット2:場所が限定されない

クラウド型のサービスは、インターネット接続ができる環境であれば、どこでもシステムへのログインや、メールの閲覧、送受信といった一連の作業が可能というメリットがあります。

ソフトウェアをPCにインストールして使用するメールと違い、スマートフォンやタブレットなどの、あらゆる端末からメールの送受信が可能で、テレワークにも利用できるでしょう。

また、メールボックスなどの容量が大きいものも多いため、数多くのメールを蓄積させることができます。

メリット3:初期費用を抑えられる

クラウド型のWebサービスは、自社でサーバー環境やシステムを新たに保有する必要がないため、初期費用を大幅に抑えられるというメリットがあります。

データを保有するストレージなども、Web上に保存できる無料のクラウドサービスが多数存在します。さらにセキュリティも確保されているため、セキュリティソフトの導入も必須ではないでしょう。

企業で新たに、データを管理する自社システムを構築するとなると、ストレージ容量や、セキュリティ内容によっては、膨大なコストがかかる場合があります。

メリット4:情報共有が簡単になる

クラウド上に必要な資料などのデータを保存することで、簡単に情報共有ができるようになり、仕事が効率化するというメリットがあります。

従来の情報共有は、資料などのデータをメールに添付して送信するという方法か、紙に印刷して配布するという方法が一般的でした。

しかし、添付ファイルの読み込みに時間がかかったり、送受信したデータを保存する必要があったりと、デメリットも多く存在しているのではないでしょうか。

しかし、クラウド上に保存したデータを共有する方法であれば、相手方に「クラウド〇〇の共有ファイルに保存してあります」と伝えるだけで、相手とデータを共有することができるため、データの読み込みやデータの保存といった作業を効率よく行えるでしょう。

メリット5:災害時などでもリスクが低い

災害などで機器が故障してしまった場合でも、クラウド上に保存したデータは、安全に保管されるというメリットがあります。

PCのストレージファイルや、自社システム上に保存したデータは、災害などで機器が故障してしまった場合、全てのデータが失われる可能性があります。対策は可能ですがコストがかかるため、容易ではありません。

しかし、クラウド上に保存されたデータは、災害が起きて主要機器が失われたとしても、クラウド上にデータが保存されているため、別の端末で新たにログインして、データを再取得することが可能です。

メリット6:容易な導入が可能

クラウドサービスは、初期費用が抑えられるということに加え、その導入の容易さもメリットのひとつです。

ソフトウェアを購入したり、サーバーやシステムを構築したりせずに、オンライン上からサービスを導入するだけで利用することができます。

企業独自のシステムは、自由にカスタマイズできるというメリットがある反面、構築や管理に膨大な時間とコストがかかってしまうデメリットがあるでしょう。

クラウドを利用するデメリット

ここまで、クラウドを利用する上でのメリットを紹介してきましたが、当然デメリットも存在します。

ここからは、2つのデメリットを紹介します。

オンライン環境が必須

クラウドのデータはネットワーク上に保管されるため、「オンライン環境」が必要不可欠だということです。

いくら情報共有が容易で作業性に優れていても、オンライン環境がなければ、クラウド上のデータやメールの送受信はおろか、閲覧することもできません。

PCなどにインストールしたソフトウェアであれば、オンライン環境がなくても利用できるものが多いため、出先で作業をする場合は、既存のソフトウェアに軍配が上がるかもしれません。

サービスが停止する場合もある

クラウドサービスは、安価で便利なものが多いですが、あくまでネットワーク上のサービスです。そのため、運営している企業の都合により、サービスが停止、もしくは終了してしまうというリスクがあります。

サービス停止時のリスクへの備えとして、「データのサルベージ(救いだす)が可能か」「別のサービスへの移行が可能か」などの対策を、あらかじめ立てておく必要があるでしょう。

クラウドを導入する際は効果的に利用しよう

クラウドサービスは日常の様々なシーンやビジネスにおいて、幅広く利用されています。導入を考えている方は、まずはメリットとデメリットをしっかりと把握しましょう。そのうえで、よりよいサービスを選択し、効果的に利用しましょう。

WorkVisionの提供するソリューションで、さらなる経営効率化を目指すことが可能です。検討してみてはいかがでしょうか。

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