納品書とは?作るときのポイントや納品書を書く方法6つをご紹介!

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納品書とは

納品書は納品物と同封されており、商品やサービスの内容や納品した日付を確認するための書類です。納品書を送ることによって、取引先に安心感を与えることや信用を得られる場合もあります。

請求書との違い

請求書は、取引した商品の支払い先や支払い期日などが記載された書類のため「納品書」と「請求書」は役割が違います。

請求書が発行される締日までに、何度も取引がある会社の場合は、商品が届くたびに納品書が発行されます。基本的に、こちらから「請求書」を送らなければ相手は支払いをすることができないため、入金されません。

納品書の必要性3つ

厳密に言えば、「納品書」は発行する義務はありません。「納品書を作成するメリットや必要性はあるのか」と疑問を抱く人がいる一方で、取引をする上では、現在でも多くの会社が必要だと感じているのが現状です。

ここからは、納品書の必要性と納品書の保管期間について説明していきます。

納品書の必要性1:取引先への安心感

「納品書」は取引先に安心感を与える役割があります。たとえば、口頭による注文だった場合など、相手が「注文した商品が何であったか」「いつ注文したか」などを失念してしまうことも考えられます。

そのような場合、商品やサービスと一緒に「納品書」を付随することで、きちんと注文通りに納品が行われたかを取引先は確認することができます。取引先からの信頼を高めるためにも、納品書は必要と考えられます。

納品書の必要性2:契約内容・納品物の確認

「納品書」は、記載事項を一見するだけで、受注した納品物を正確に把握することができます。また、商品を送る側も簡単にチェックすることができ、双方で確認し合うことで発注ミスなどのトラブルを回避することもできます。

納品書の必要性3:スムーズな取引

「納品書」があれば取引先同士で、商品やサービスに間違いがないかを確認できるため、取引が非常にスムーズになります。納品書が付随されなかったために確認作業が煩雑になり、メールや電話でのやりとりが増えてしまうケースもあります。

また、「納品書」の発行は義務ではありませんが、「取引証憑書類の保管期間」があり、事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。納品書を発行したり、受け取った際にはきちんと保管しておきましょう。

納品書を作るときのポイント3つ

「納品書」は発行する義務がないため、正式な形式は定まっていません。納品物の確認が目的ですので、企業や作成する方によってフォーマットは変わります。

では、「納品書」を作る際には、どのようなことに気を付けて作ればよいのでしょうか。作り方がよくわからない方や、これから新規に作成する方のために、重要な3つのポイントを説明します。

納品書のポイント1:基本は同じ形式で作る

はじめに「納品書」のフォーマットを作成しましょう。同じ会社から送られてきているのに、毎回納品書の形式が違うと取引先も困惑しますので「納品書」としての書式を統一しましょう。確認しにくい納品書はとても不親切です。

システム化を進め、企業で同一のフォーマットを利用することをおすすめします。

納品書のポイント2:取引先から指定の形式で求められる場合もある

会社の規定どおりに作成した場合でも、取引先から納品書の形式を指定されることもあります。多くの場合、無理な形式での指定はされませんので、柔軟な対応をこころがけましょう。求められた形式できちんと発行することで、取引先からの信用や評価も高くなります。

基本的には、「作成者の名前」「企業名」「取引年月日」「取引内容」「取引金額」「宛先」を記入していれば「納品書」として成立します。上記の項目以外で取引先から指定された場合は、項目を追加して新しい形式の納品書を作成しましょう。

納品書のポイント3:見積書と納品書の内容が合致しているか

納品書の金額は、見積書で決定された内容と金額を記入します。納品書を発行する際には、事前に見積書と合致しているか確認をしましょう。万が一、納品書に記入した内容が間違っていれば、取引先の会社への信用も下がってしまいます。

また、WorkVisionなどの販売管理システムとデータ連携を行うことで、見積書や納品書、請求書などの確認がしやすくなります。時間短縮やペーパーレス化にも役立ち、業務コストの削減にも有効です。

納品書を書く方法6つ

納品書とは、フォーマットが存在する書類ではありません。しかし、納品書は証憑書類ですので、書類作成者や取引年月日、取引内容、取引金額、書類の交付を受ける事業者など、記載するべき内容は決まっています。

この5つが含まれていればどんな形式でも問題ありませんが、よりわかりやすく書くためのポイントがあります。納品書をわかりやすく書くためのポイントについて解説します。

納品書を書く方法1:連番を書く

納品書とは取引のたびに発生するものですので、膨大な枚数を管理する必要があります。納品書を管理しやすくするため、連番を書いておきましょう。

番号の付け方はさまざまです。しかし納品書とは証憑書類です。証憑は7年間の保管期限があるため、年度をまたいでも見直しやすいような番号にしておくと便利です。たとえば「20200101-0001」のように取引年月日を入れておくと後から確認しやすくなります。

納品書を書く方法2:宛先を書く

納品書とは、取引先に渡して取引内容の確認に使用するものです。納品先に間違いがないか、渡す側も受け取る側も確認できるように、納品書の宛先を書いておきましょう。

宛先を書くときはもちろん「御中」や「様」などの敬称を忘れてはいけません。取引先の正式名称で記載することにも注意してください。

納品書を書く方法3:作成者を書く

納品書を誰が作成したのかわかるように、作成者を書いておきましょう。なお、ここでいう作成者とは、実際に納品書を作った人のことではなく取引を担当した担当者や企業のことです。

企業情報については住所や連絡先も含め、わかりやすく正確に記載してください。担当部署までなのか、担当者名まで入れるのかは統一しましょう。納品書がきちんとしていると取引先に安心感を与えらることができ、信頼関係の構築にもつながります。

納品書を書く方法4:納品日を書く

いつの取引なのかわからないと、納品された側も混乱してしまいます。納品書には必ず納品日を書きましょう。

なお、納品日は実際に商品を納品し終わった日付を書く場合と、商品を出荷した日付を書く場合があります。配送する場合は、出荷した日を納品日とするのか、先方に到着する予定の日を納品日とするのかを統一しておくことが必要です。

納品書を書く方法5:取引の内容を書く

納品書には取引の内容を必ず書きましょう。なぜなら、後で見返したときに取引の内容がわからなくなるからです。いつ、どのような商品を、どれだけの数、いくらで納品したのかなどを詳細に記載しましょう。

また、納品書の他に取引先に渡す書類に見積書があります。納品書と見積書の中身は一致しなければなりませんので、納品書と見積書に相違がないように注意してください。

納品書を書く方法6:会社捺印を押す

納品書の内容が正しいことを会社が責任をもって保証するという意味で捺印します。

これは会社によって異なり、担当者の捺印になるケースもありますが、会社の捺印があることで不正取引の防止にもつながります。

納品書が必要な理由を理解しよう!

納品書とは、取引したサービスや商品の内容を確認できる重要な証憑書類です。納品書は法律で義務付けられている書類ではなく、発行しなくても問題はありません。しかし、納品書があることで取引先へ安心感を与えることができ、自社の業務管理にも役立ちます。

販売管理システムとのデータ連携など、システム化によって納品書が効率的に作成できるようになります。納品書を作成し、円滑な取引や事務作業の効率化に役立ててみてください。

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