納品書と請求書の違いとは?納品書の必要性とポイント3つ

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納品書とは

納品書は納品物と同封されており、商品やサービスの内容や納品した日付を確認するための書類です。納品書を送ることによって、取引先に安心感を与えることや信用を得られる場合もあります。

請求書との違い

請求書は、取引した商品の支払い先や支払い期日などが記載された書類のため「納品書」と「請求書」は役割が違います。請求書が発行される締日までに、何度も取引がある会社の場合は、商品が届くたびに納品書が発行されます。基本的に、こちらから「請求書」を送らなければ相手が支払いをすることができないので、入金されません。

納品書の必要性3つ

厳密に言えば、「納品書」は発行する義務はありません。「納品書を作成するメリットや必要性はあるのか」と疑問を抱く人がいる一方で、取引をする上では、現在でも多くの会社が必要だと感じているのが現状です。ここからは、納品書の必要性と納品書の保管期間について説明していきます。

納品書の必要性1:取引先への安心感

「納品書」は取引先に安心感を与える役割があります。たとえば、口頭による注文だった場合など、相手が「注文した商品が何であったか」「いつ注文したか」などを失念してしまうことも考えられます。そのような場合、商品やサービスと一緒に「納品書」を付随することで、きちんと注文通りに納品が行われたかを取引先は確認することができます。取引先からの信頼を高めるためにも、納品書は必要と考えられます。

納品書の必要性2:契約内容・納品物の確認

「納品書」は、記載事項を一見するだけで、受注した納品物を正確に把握することができます。また、商品を送る側も簡単にチェックすることができ、双方で確認し合うことで発注ミスなどのトラブルを回避することもできます。

中見出し:納品書の必要性3:スムーズな取引

「納品書」があれば取引先同士で、商品やサービスに間違いがないかを確認できるため、取引が非常にスムーズになります。場合によっては、納品書が付随されなかったために確認作業が煩雑になり、メールや電話でのやりとりが増えてしまうケースもあります。また、「納品書」の発行は義務ではありませんが、「取引証憑書類の保管期間」があり、事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。納品書を発行したり、受け取った際にはきちんと保管しておきましょう。

納品書のポイント3つ

「納品書」には発行する義務がないので、正式な形式は定まっていません。納品物の確認さえできれば、企業や作成する方によってフォーマットはさまざまです。では、「納品書」を作る際には、いったいどのようなことに気を付けて作ればよいのでしょうか。作り方がよくわからない方や、これから新規に作成する方のために、重要な3つのポイントを説明します。

納品書のポイント1:基本は同じ形式で作る

はじめに「納品書」のフォーマットを作成しましょう。同じ会社から送られてきているのに、毎回納品書の形式が違うと取引先も困惑しますので「納品書」としての書式を統一しましょう。確認しにくい納品書はとても不親切です。システム化を進め、企業で同一のフォーマットを利用することをおすすめします。

納品書のポイント2:取引先から指定の形式で求められる場合もある

会社の規定どおりに作成した場合でも、取引先から納品書の形式を指定されることもあります。多くの場合、無理な形式での指定はされないので、柔軟な対応をこころがけましょう。求められた形式できちんと発行することで、取引先からの信用や評価も高くなります。基本的には、「作成者の名前」「企業名」「取引年月日」「取引内容」「取引金額」「宛先」を記入していれば「納品書」として成立します。上記の項目以外で取引先から指定された場合は、項目を追加して新しい形式の納品書を作成しましょう。

納品書のポイント3:見積書と納品書の内容が合致しているか

納品書の金額は、見積書で決定された内容と金額を記入します。納品書を発行する際には、事前に見積書と合致しているか確認をしましょう。万が一、納品書に記入した内容が間違っていれば、取引先の会社への信用も下がってしまいます。また、WorkVisionなどの販売管理システムとデータ連携を行うことで、見積書や納品書、請求書などの確認がしやすくなります。時間短縮やペーパーレス化にも役立ち、コストカットすることも可能です。

納品書の必要性を理解しよう

「納品書」は商品やサービスに付随し、取引の内容が確認できる書類です。発行する義務はありませんが、取引先も納品書があると安心してスムーズにやり取りを行えます。現在でも紙の納品書の需要はありますが、今後は働き方改革などにより生産性の向上のため、ペーパーレス化に向け「納品書」や「請求書」の電子化の必要性が高まっています。事務作業を効率化するために、業務が効率化できる便利なソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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