タイムカードには保存期間が定められている?保存期間中の保管方法

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タイムカードには保存期間が定められている?

従業員の勤怠管理をする方法には、紙の出勤簿や勤怠管理システムを導入して管理する方法もありますが、タイムカードで管理している企業も多いのではないでしょうか。タイムカードは紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込むだけのシンプルな操作で、1ヶ月分の勤怠を管理することができます。コンプライアンスが重要視される現代だからこそ、タイムカードの保存期間を正しく理解するなど適正な勤怠管理をしていく必要があります。

タイムカードの保存期間とは

労働基準法では、労働者を雇用した際には法定帳簿を作成し保存する義務があります。代表的な法定帳簿は3種類あり、1つ目として労働者の氏名や生年月日などを記載する「労働者名簿」、2つ目として賃金の計算期間や労働時間数などを記載する「賃金台帳」があります。3つ目の「出勤簿等」には、出勤簿やタイムカードによる記録が含まれています。

労働基準法で「3年」と定められている

労働者を雇用した際に作成する法定帳簿には、労働基準法で定められた各種帳簿の保存期間があります。出勤簿やタイムカードなどの出勤簿等の保存期間は3年ですので、管理を徹底し、保存期間前に破棄しないよう注意が必要です。なお、定期健康診断の結果や雇用保険に関する帳簿以外の備え付け帳簿も、基本的には3年の保存期間となっています。

保管期間は「起算日」から始まる

労働基準法で定められた各種帳簿の保存期間は、起算日が基準になります。労働者名簿については「労働者の死亡、退職又は解雇の日」から3年、賃金台帳については「最後の記載をした日」から3年になります。通常、タイムカードに関しては、1ヶ月分を打刻し給与計算をすることになるため、最後の記録をした日(月末)から3年間の保管が必要になります。

2020年からは保存期間が「5年」になる可能性が

2020年の法改正により、債権の消失時効が5年になります。法改正に合わせて、出勤簿やタイムカードなどの出勤簿等の保存期間が5年に延長される可能性があります。近年問題になっている、賃金未払い問題については労働基準監督署の是正勧告後も支払われていないケースが未だ多数存在しているため、出勤簿等の保存期間を3年から5年に延長することで、過去の労働実態を把握しやすくなります。労働基準法109条に違反した場合、30万円以下の罰金刑が科される恐れもあります。保存期間が変更になった場合、「知らなかった」では済まないため今後の動向に注意が必要です。

保存期間中のタイムカードの保管方法

過去に起こった訴訟で、会社側が勤務時間の証拠となるタイムカードを準備できなかったことは違法であるとの判決がでた事例があります。事例から、保存期間中のタイムカードを適切に保管する重要性が考察できます。社内で管理する場合は鍵付きのキャビネットや、セキュリティのある部屋など重要書類の保存方法を決めておくようにしましょう。

紙で管理されたタイムカードの場合

在職者も含め全従業員のタイムカードを紙媒体で保管するとなると、重くて探しにくい上に保管場所も必要になります。倉庫に山積みにしていた場合、間違って破棄してしまう恐れもあるため、わかりやすく管理することが求められます。従業員ごとの保管は後々探すのが大変になるため、年月ごとにダンボールやケースに入れて保管する方法をオススメします。

データ上で管理されたタイムカードの場合

紙媒体のタイムカードだと保管する場所探しにも一苦労しますが、データ上で管理をすれば、探す手間を省け保管にも場所を取らないメリットがあります。データ上で管理する際に、バックアップをとっておけば、万が一削除してしまったとしても復元することができるので安心です。また、社内でのデータ共有も可能になるので業務効率化も図れます。

タイムカードの保存期間を守ってしっかりと管理しよう

現行では出勤簿等の保存期間は3年ですが、2020年以降には5年に延長される可能性もあります。「自分の会社は大丈夫だから」と安心せずに、罰則があることを理解してしっかりと管理する必要があります。結果的に、タイムカードなどの各種帳簿を保管する義務を守ることが会社を守ることにも繋がります。就業管理をもっと便利にするソリューションを提供しているWorkVisionに相談して、タイムカードなどの管理方法が適切なのか、もっと効率化できる方法はないのかを見直されてみてはいかがでしょうか。

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