テレワーク中のマネジメント(目標管理)

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「新しい常識」「ニューノーマル」などの言葉がとびかう昨今、テレワーク中心の業務スタイルを導入した企業では、上司と部下とのコミュニケーションの取り方も変わりつつあります。

出社スタイルが中心だったこれまでの業務とは異なり、顔が見えないテレワークになったことで「部下を信頼できない上司」そして「成果を認めてもらえないと感じる部下」が増えています。

今回は、テレワーク中心の働きかたのなかで「上司と部下とのあるべき姿」や、「会社と部下を成功に導くための目標管理」について詳しく解説します。

1. テレワークで上司と部下との関係はどう変わったか?

以下は、東京商工会議所が2020年6月17日に発表した「テレワーク実施状況に関する緊急アンケート」の調査結果です。

約12,000社を対象にした調査では、従業員50~100人規模の中小企業でも64.4%の会社が「テレワークを実施している」と回答しています。

ただ、テレワークを実施するなかでの課題も多く、以下のとおりネットワーク機器の整備に加え「社内のコミュニケーション」を問題視している企業がとても多いことがわかります。

◆東京商工会議所の調査結果

「テレワーク実施状況に関する緊急アンケート・テレワークを実施した際に生じた課題」

引用元:東京商工会議所「テレワーク実施状況に関する緊急アンケート」の調査結果

テレワーク中の部下の仕事を信用できない上司

また、前述の調査結果とは別のアンケート調査では、テレワーク中の上司と部下の気持ちにおいて、それぞれ以下のような問題点があることも報告されています。

【上司の気持ち】

  • 仕事をさぼっているのではないかと思うことがある…全体の40.0%
  • 業務の進捗状況がわかりにくく不安に思うことがある…全体の46.3%

【部下の気持ち】

  • 上司や同僚から仕事をさぼっていると思われていないか不安…全体の38.4%
  • 将来の昇進や昇格に影響が出ないか不安…全体の31.2%

引用元:パーソル総合研究所「テレワークに関する不安感や孤独感に関する調査結果」

これまで出社での業務が中心だった企業の幹部や、自分自身がテレワークの経験が少ない上司から見ると、自宅でのテレワークはどうしても進捗管理がやりづらく「仕事もせずに遊んでいるのではないか」といった思いで部下を見てしまうケースが多いようです。

また、普段顔を合わせて紙の書類をやりとりする機会が多かった企業ほど、オンラインでの業務管理に移行することが難しく、部下の「業務進捗」を把握できない上司が増える傾向にあります。

仕事の成果を認めてもらえないと感じる部下

テレワーク中の課題は、上司だけではなく部下にも多く発生しています。

会議やミーティングで直接会話できる環境では、自分から気軽に業務の進捗状況を報告したり、業務上の問題があればすぐに相談したりすることは当たり前でした。

しかしながら、テレワーク中心の業務においては、自分の業務成果をアピールする場面は少なく、その結果「仕事の成果を認めてもらえない」「どの目標を追いかけたらいいのかわからない」といったことを不安視する部下が増えつつあります。

企業としての業績目標を達成し続けるためには、会社の方針を部下ひとりひとりが理解し、方針のなかで部下がやるべき業務を細分化して目標設定することがとても重要です。

言うまでもありませんが、目標は設定するだけが目的ではありません。

目標設定はきっかけでしかなく、大事なのは上司が目標を的確に管理して、会社に貢献する部下を成功に導くことが大切なのです。当たり前の話ですが、個人の目標を達成する部下を育成しなくては、会社の成長はあり得ません。

また、ときにはケースバイケースで「目標を軌道修正する」といった柔軟さも重要です。

2. テレワーク中も同じ成果を出すための3つの秘訣

これまでに解説したとおりテレワークにはさまざまな課題がありますが、「新しい常識」のなかで課題を解決しつつ結果を出している企業も多く存在します。

ここからは、テレワーク中でも的確な目標管理をしつつ、出社時と変わらない成果を出すための3つの秘訣についてご紹介します。

1.明確な目標設定と的確なフィードバック

テレワーク中でも部下のパフォーマンスを最大限発揮してもらうには、個人の目標をできるかぎり明確化(数値化)し、頻繁にフィードバックすることがとても重要です。

部下のなかには「自分のことを認めてもらいたい」「自分の仕事を称賛してほしい」というアピールが強いメンバーと、あまり自分のことをアピールしてこないメンバーがいます。

ただ、人間にはそもそも「承認欲求」があるのが普通で、誰しもが少なからず「自分の成果を認めて欲しい、知って欲しい」と思っています。

たしかにテレワーク中は、実際に顔を合わせる機会も少なく部下の目標管理は大変ですが、以下の点に留意しながらマネジメントをすると効果的です。

  • 会社の方向性や方針を説明したうえで、個人が果たすべき目標を明確化する
  • 設定した目標に対し月次、四半期、年間といった期間で常に進捗を管理し、フィードバックする
  • 年度中に方向性が変わるなど、目標設定を軌道修正する必要が発生したら柔軟に対応する(常に納得感のある目標を掲げることが重要)

2.短期目標×期間=年間目標という考え方

テレワークをしている部下は、どうしても孤立感がぬぐえず自己承認欲求が満たされないケースが多いもの。その解決策としては「目標の細分化」が効果的です。

部下の業績目標をざっくり1年単位で掲げるのではなく、たとえば1ヶ月ごとの具体的な目標を先に共有し、その実現性に納得感があることを確認したうえで年間の目標を目指させます。

そうすることで、部下は目の前に置かれたハードルが低い小さな目標を達成することに喜びを感じ、その結果「年間目標達成」という大きな達成感を味わうことができるようになるのです。

加えて短期目標の達成とフィードバックには、あらゆるデジタルツールを使った日々のコミュニケーションが重要であることは言うまでもありません。

3.部下全員に平等なコミュニケーションを心がける

前述でご紹介したアンケート結果にもありましたが、テレワーク中の部下は「疎外感」や「出社スタッフとの比較」に不安を覚えるケースが多くなります。

また、上司が同僚に接している姿を直接見ることができないため「自分だけが過小評価されているのではないか?」といった不安にかられることも多いでしょう。

テレワーク中の部下マネジメントで大事なことは「情報の透明化」です。

他人の評価まで公表する必要はありませんが、デジタルツールをつかってチーム全体のミーティングを定期的におこない、全員の前で部下とコミュニケーションをとり、とくに評価したい部下に対しては全員の前で称賛してあげることが大切です。

一方、厳しい評価をする場合は個人的に指導するなど、部下のモチベーションに配慮して接するように心がけましょう。

3. 部下の仕事を成功に導くために有効なツール

最後に、ここまで触れた「上司と部下とのコミュニケーション」や「適正な目標管理」に有効な、おすすめしたいデジタルツールをいくつかご紹介します。

ツール紹介①Microsoft「Teams」

Microsoft「Teams」があれば、パソコンでもスマホでも場所と時間を気にすることなく、社内のコミュニケーションをとることが可能です。「Teams」には以下のようなメリットがあります。

  • 多人数のミーティングはもちろん、1対1のチャットツールとしても使える
  • チャットツールも充実。絵文字GIFステッカーなどで楽しみながらコミュニケーションがとれる
  • チーム単位の連絡網も簡単に作れ、連絡に使用した資料も残せるので情報共有が簡単

Microsoftの公式サイトには「Teams」を活用しているさまざまな企業の事例が掲載されています。

たとえば、米沢電気工業様では「本社」と「現場」をリアルタイムでつなぎ、日々異なる現場での出来事を共有しながら課題の解決にあたっている事例が紹介されています。

参考記事:「Teams」を使った事例 米沢電気工業株式会社

ツール紹介②Zoom

個人はもちろん、企業でもZoomを利用している方は多いことでしょう。

Zoomのメリットは、なんといっても「導入のハードルが低い」という点にあります。Zoomビジネスプランを利用しないなら、だれでも無料で使えますし、特別なシステムを導入することなくクリックひとつで、普段のコミュニケーションツールとして利用できます。

ただ、Zoomはコミュニケーションツールとしては適していますが、ファイルを共有したり資料を残して後で見たり、または上司と部下との「目標管理」という意味では、機能性に乏しい点に注意が必要です。

ツール紹介③WorkVision®目標管理クラウド

日頃のコミュニケーションに利用しつつ、部下の目標を的確に管理するなら「WorkVision®目標管理クラウド」がおすすめです。

前述のとおりテレワーク中の部下マネジメントは「的確な目標設定」と「進捗のフィードバック」をおこない、会社の方向性を伝えつつ部下の承認欲求を満たすことが重要です。

「WorkVision®目標管理クラウド」には以下のようなメリットがあります。

  • Excelで簡単に目標設定できるので、テレワーク中で離れていても難しい使い方の説明が不要
  • 部下はリアルタイムで進捗を報告でき、上司は瞬時に目標進捗の確認が可能。その場でフィードバックができる
  • 目標管理機能に加え、面談予定表機能も充実。部下は上司の空き時間に気兼ねなく面談希望を入れることが可能。顔が見えないテレワーク中でも、部下との定期面談を通じて実績の共有が図れる

テレワーク中の課題である「コミュニケーション」と「目標管理」の両方を兼ね備えたツールをお探しなら、ぜひ「WorkVision®目標管理クラウド」を検討してみてください。

4. まとめ

新型コロナウイルスの影響で、企業や上司部下を取り巻く環境は常に変化しています。とくにテレワークに移行するなかで、この変化に対応できるかどうかは部下の成長はもちろん、会社の成長を左右するといっても過言ではありません。

企業や働き方の変化をチャンスととらえ、あらゆるデジタルツールを駆使し、ときには上司としての「古い考え方」を変えることも必要なのかもしれませんね。

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