サテライトオフィスを活用するメリット4つ｜注目される理由とは？

近年、急速に普及しているテレワークの一環として総務省が民間企業に開設を推奨するなど、これからの時代に必要な働き方のひとつになりつつあります。ではなぜこれほどまでに注目されているのでしょうか。

具体的には、従業員が通いやすい場所に設置することで、外回りの営業マンが移動の合間に執務しやすいこと、在宅勤務と違ってオン・オフの切替えがしやすいこと、働きながらの育児や介護という家庭の事情にも速やかな対応が可能なことなどです。

また、新型コロナウイルスの感染拡大防止に一役買う働き方としても注目されています。2020年6月のWorkVisionのアンケート調査結果によると、約11％の企業がサテライトオフィスを導入し、約12％が導入を検討しており、徐々に広まりを見せつつあります。

サテライトオフィスには設置する場所によって、「都市型」「郊外型」「地方型」の3つの種類に分類されます。立地によって活用の仕方が異なるため、適切な理解が重要です。

それぞれにどのような特長があるのか紹介します。

本拠地とは別に、都市部に設置されるのが都市型サテライトオフィスです。

主に、営業拠点として活用されることが多く、本拠地が地方にある場合でも、都市圏での営業が可能になります。また、本拠地を経由せずに活動できるため、通勤時間や顧客先への移動時間を短縮することができます。

この他、新規事業への活用など、本拠地の機能とは別の役割を担うケースもあります。

郊外に設置されるのが、郊外型サテライトオフィスです。

従業員の生活エリアに近いところに設置されるため、通勤しやすく、ワークライフバランスを整えやすいのが特長です。育児や介護などの理由で、長時間の通勤が難しい場合でも働きやすくなります。

地方型サテライトオフィスは、都市圏に本拠を構える企業などが地方に設置するものです。地方の優秀な人材確保や、災害発生時などのイレギュラーな事態に対するリスクヘッジができます。

また、地方自治体の誘致で設置されることもあり、地域活性化の一端を担っています。

サテライトオフィスの3つの種類を紹介してきました。どの種類のサテライトオフィスにも、活用することで得られるメリットがいくつもあります。ここからは、特に効果が期待できる代表的な4つのメリットをご紹介します。

サテライトオフィスの大きなメリットは、通勤時間を短縮できることです。

サテライトオフィスは、従業員の自宅に近い位置に設置されていることが多く、通勤時間を短縮できます。また、満員電車を回避することができるため、従業員の通勤ストレスを軽減することができ、結果として業務の効率アップも期待できるでしょう。

他にも、育児や介護をしていると、急用や病気などで仕事ができなくなる場合も多々ありますが、このような突然の事態にも対応しやすくなることで、離職防止にもつながります。

従業員が自宅に近いサテライトオフィスを利用すると、移動距離が短くなるため、その分通勤にかかるコストを抑えることができます。また、出張や営業交通費の削減も期待できるでしょう。

こうして削減できたコストは人材確保などの別の費用に回すことで、さらなる生産性の向上を図ることができます。

サテライトオフィスがあれば、顧客からの急な依頼があった場合にも、本拠地に戻ることなくスムーズな対応が可能です。また、外出時の空き時間にも顧客対応ができます。特に顧客が都市部に集中している場合、都市型のサテライトオフィスでこのメリットを大きく享受できるでしょう。

レスポンスの速さから、取引先とのより良好な関係の構築が見込めます。

都心に本拠地を構えている場合、育児や介護などの理由で、自宅から遠い場所では働くことができない人や、スキルがあっても地元を離れたくない人材の確保は困難でした。

しかし、サテライトオフィスを導入することで、遠方にいる人材を確保することが可能です。優秀な人材に巡り合える確率も上がり、企業業績への良い影響が期待できるでしょう。

サテライトオフィスを導入することにより多くのメリットが得られますが、遠隔拠点ということを踏まえて注意すべき点がいくつかあります。注意点を押さえ、それに対してどのような対策したらよいのかを知った上で、サテライトオフィスを上手に活用しましょう。

ここからは注意すべきポイントとその解決策を3つご紹介します。

オフィス同士が離れてしまい対面での会話ができないため、サテライトオフィスでのコミュニケーションは、メールやチャットなど文字でのやりとりがメインになります。

文字でのコミュニケーションは、対面の会話に比べて伝わる情報量が少なく、雑談の中での業務に関する相談もしづらくなるなど、コミュニケーション不足が生じやすくなるといった懸念があります。

この問題を解消するためには、常にコミュニケーションをとる意識を保つことが必要です。メールやチャットだけでなく、ビデオ通話など顔が見えるような方法を活用するとより効果的です。

サテライトオフィスは不特定多数の人が出入りするため、パソコンやスマートフォンを覗かれたり、顧客先や会社との会話を他の人に聞かれたりすることもあります。また、盗難や紛失の危険もあり、情報漏洩のリスクが高まります。

このような情報漏洩防止のため、常に従業員一人一人がセキュリティ意識を持ち、モバイル端末には本人認証の多重化や履歴を確認できる仕組みを施すなど、適切なセキュリティ対策を講じましょう。

サテライオフィスでは、上司や同僚と離れた場所で働くことになり、従業員の勤務態度や仕事の進捗状況などを確認しづらくなります。そのため、従業員が自己管理を徹底して業務を行なうことが必要です。

しかし、周りの目が無いため、どうしても自己管理の意識が下がりやすく、業務の効率が落ちる傾向があります。このような生産性の低下を防ぐために、就業報告や業務の進捗状況をこまめに連絡するなど、自己管理意識を高めるような環境の整備と工夫をしましょう。

この記事では、サテライオフィスを活用するメリットと注目されている理由についてお伝えしてきました。

現在テレワークが普及しつつありますが、サテライトオフィスならではの利点はたくさんあります。注意点も理解したうえでしっかりと対策を講じ、上手に取り入れることで業務の改善を図りましょう。

サテライトオフィスをスムーズに活用するには、WorkVisionのテレワーク導入ソリューションが有効です。環境構築からセキュリティ対策、そして就業管理など、様々なソリューションを提供しています。