年次有給休暇の計画的付与制度の活用方法4つとは?導入する際の注意点3つも

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年次有給休暇の計画的付与制度とは?

「年次有給休暇の計画的付与制度」とは、年次有給休暇のうち5日を除く部分を、企業が計画的に割り振って付与できるようにする制度のことです。

この制度のメリットは、従業員は年次有給休暇を確実に取得でき、企業側にとっても閑散期と繁忙期の従業員の勤務をコントロールできるということです。

それでは、そもそも年次有給休暇とはどのようなものなのか、そして導入の背景について、以下で詳しく説明していきます。

そもそも年次有給休暇とは?

「年次有給休暇」とは、賃金が発生する休暇のことです。この場合、週休2日といった予め決まっている休暇とは別に、勤続年数に応じた日数が与えられます。

年次有給休暇は従業員の権利として労働基準法で認められており、企業は従業員が有給休暇を請求したときには付与する義務があります。年次有給休暇は、心身の回復やゆとりある生活のために設けられた休暇ですので、理由がなくても取得することは可能です。

年次有給休暇の計画的付与制度を導入するようになった背景

2019年4月から、年5日の年次有給休暇の確実な取得が義務化されましたが、この背景には、従業員の権利である年次有給休暇の取得率の低さという問題がありました。

この問題を解消すべく、年次有給休暇が10日以上ある従業員に対して、付与日数のうち5日を除く日数について企業側が休暇日を指定し、確実に従業員に取得させることができるようになりました。

年次有給休暇の計画的付与制度を導入することで、従業員はためらいを感じずに有給休暇を取得することができます。

年次有給休暇の付与日数

年次有給休暇の付与日数は、勤続年数によって変わります。基本的には6カ月以上継続して勤務し、そのうち8割以上を出勤した場合に、10日の年次有給休暇が付与されます。その後は1年ごとに付与される日数が増えていくケースが多いです。

雇用形態は問わず、アルバイトやパートタイムでも年次有給休暇は付与されますが、労働時間によって付与される日数は異なります。たとえば、週1日しか働いていなければ、付与日数は6カ月間の継続勤務で1日です。

年次有給休暇の計画的付与制度を導入する流れ

年次有給休暇の計画的付与は、付与された日数のうち、5日を除く部分を対象とすることができます。つまり、休暇が年20日ある従業員には、15日までを計画付与の対象とすることができます。

年次有給休暇の計画的付与制度の導入にあたっては、労使協定の締結と就業規則への明記が必須となります。

年次有給休暇の計画的付与制度は、企業側で従業員がいつ休むかを自由に指定できるというものです。そのため、事前に両者で同意をとっておく必要があります。

それを明確にするのが労使協定の締結と就業規則への明記です。以下で、それぞれについて詳しく説明していきます。

労使協定の締結をする

年次有給休暇の計画的付与制度を導入するためには、書面による労使協定の締結が必要です。労使協定は、企業の経営側と従業員の過半数による労働組合、または過半数の従業員の代表との間で締結します。

内容は、「計画的付与制度の対象となる従業員」「対象となる日数」「具体的な付与の方法」「対象外となる従業員への対応」「計画的な付与日を変更する場合」についてです。

なお、この協定は労働基準監督署への届け出は必要ありません。

就業規則へ明記する

年次有給休暇の計画的付与制度は、就業規則への明記が必要です。前述のように、計画的付与制度の詳細については労使協定で締結します。

締結が完了したら就業規則の中の、従業員が付与されている年次有給休暇の取得手続きといった有給に関する規定の部分に、労使協定にある通りに年次有給休暇を計画的に付与するという内容を明記しましょう。

対象者を明確にする

年次有給休暇の計画的付与制度を導入するときは、制度の対象者を明確にしたうえで、労使協定で締結する書面に明記しましょう。

計画的付与制度で付与できる休暇は、年10日以上あるうちの5日を超える分についてです。つまり、休暇が年10日に満たない従業員に対しては計画的付与はできません。

その場合は、年次有給休暇とは別に休暇を付与するなどの措置が必要となってきます。

年次有給休暇の計画的付与制度の活用方法4つ

ここからは、年次有給休暇の計画的付与制度の上手な活用方法について詳しく説明していきます。

年次有給休暇の年5日の確実な取得が義務化されましたが、その一方で、企業側には事務的な負担が増えた可能性があります。従業員に個別に希望を聞いて休暇を付与していたのでは手続きが煩雑ですし、繁忙期に一斉に休みをとられては業務に支障をきたす場合があります。

年次有給休暇の計画的付与制度を活用することで、これらの問題が解消されるでしょう。

年次有給休暇の計画的付与制度の活用1:交替制付与方法

交替制付与方法とは、班やグループをつくり、交替で年次有給休暇を付与していくという方法です。この方法は、サービス業や流通業といった全体で一斉に休むことが難しい企業に適しています。

企業側で、現場の状況を見ながら休みをコントロールできるのがメリットです。流通業やサービス業だけでなく、常に誰かが労働している必要がある企業におすすめです。

年次有給休暇の計画的付与制度の活用2:一斉付与方法

一斉付与方法とは、企業全体で休みを設定し、そこに従業員全体の年次有給休暇を付与するという方法です。

製造業など、工場のラインをストップさせる関係で一斉に休んだ方が都合がいいような企業もあるでしょう。そこで活用したいのが年次有給休暇の一斉付与です。

たとえばお盆や年末年始、ゴールデンウィークなどに年次有給休暇の一斉付与日を設定したり、飛び石連休の平日を休みにして大型連休にしたりといった活用方法があります。

年次有給休暇の計画的付与制度の活用3:個人別付与方法

企業の負担を減らすために活用されることが多い「年次有給休暇の計画的付与制度」ですが従業員個別に付与することも可能です。

企業によってはアニバーサリー休暇として、誕生日や何かの記念日に休暇を取得することを推奨している場合があります。

誕生日や記念日は日付が決まっていますので、年度当初でも計画が立てやすいというメリットがあるでしょう。

年次有給休暇の計画的付与制度の活用4:大型連休

一斉付与の項でも述べましたが、連休と連休の間の平日に休暇を付与することで、企業全体で大型連休をとる方法もあります。また、大型連休をつくる方法は、「一斉付与」だけでなく「交替制付与」でも活用できます。

連休がつくれる日程はカレンダーで分かっていますので、最初の連休はAグループ、次の連休はBグループというように交替で休ませられるのがメリットです。

年次有給休暇の計画的付与制度を導入する注意点3つ

年次有給休暇の取得を促せたり、企業の都合に合わせて大型連休をつくれたりとメリットの多い計画的付与制度ですが、導入する際に注意しなければならないこともあります。

付与時季の変更や、付与日数について、場合によっては休業手当の支払いが生じる可能性があることです。それぞれどのようなことに注意しなければならないのでしょうか。

3つの注意点について詳しく説明していきます。

年次有給休暇の計画的付与制度の注意点1:付与時季を変更する場合

計画的付与制度では、いつ従業員を休ませるのか、前もっての計画が必要です。しかし、想定外のトラブルなど、様々な理由で計画通りに付与ができない可能性もあります。

予定通りにいかなくなったケースに備えて、計画的付与制度に関する労使協定に「付与時季を変更する場合」について明記しておく必要があります。記載があることで、従業員の理解を得やすくなるでしょう。

なお、原則として付与時季の変更はできませんが、どうしても変更せざるを得ない場合には、労使協定に定めることて適切な手続を踏んで変更することになることを理解しておきましょう。

年次有給休暇の計画的付与制度の注意点2:日数を留保する必要がある

年次有給休暇は、従業員のゆとりある生活のために与えられているものですので、最低限の日数は留保が必要です。

これは、年次有給休暇をすべて企業が勝手に付与してしまっては、従業員が休みたいときに休めなくなってしまうからです。

年次有給休暇の計画的付与制度で対象となるのは、年10日以上の有給休暇のうち5日を超えた分についてですので、従業員の意思を反映できる余地を残しておくようにしましょう。

年次有給休暇の計画的付与制度の注意点3:休業手当の支払いが必要になる場合がある

年次有給休暇の一斉付与の場合、会社全体が一定期間休みになります。

その際、計画的付与制度の対象となる従業員の場合は問題ありませんが、継続勤務や労働時間が短く付与制度の対象外となっている従業員は、働きたいのに働かせてもらえないという状況になる可能性があります。

この場合、企業として該当する従業員に対する休業手当の支払いが必要になるケースや、従業員に特別休暇を付与するなどの対応が必要になるケースがあります。

年次有給休暇の計画的付与制度に備えて「就業管理システム」を導入しよう

年次有給休暇の計画的付与制度を活用するためには、就業管理が重要です。年次有給休暇の計画的付与制度に備えて「就業管理システム」を導入してみてはいかがでしょうか。

年次有給休暇の管理に効果的な従業員の労働環境の管理だけでなく、変形時間労働制、テレワーク、時短勤務など、多くの働き方に対応した機能が搭載されています。

システムを導入することで、各企業の形態に合わせた正確な就業管理が可能になるため、年次有給休暇の管理にも効果的です。

年次有給休暇の計画的付与制度への理解を深めよう

ここまで、年次有給休暇の計画的付与制度及びその活用法についてご紹介してきました。年次有給休暇の計画的付与制度は、従業員の心身の回復をはかれるだけでなく、煩雑な有給休暇付与の手間を減らせる一石二鳥の制度とも言えるでしょう。

年次有給休暇の管理には就業管理システムの導入がおすすめです。ぜひWorkVisionの就業管理システムを検討してください。

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