ワークフローとは？意味や役割、システム導入のメリットをわかりやすく解説

ワークフローという言葉は、IT分野に限らずビジネスシーンで広く使われていますが、その基本的な意味や目的を正しく理解することが重要です。

ワークフローは、単なる作業手順ではなく、誰が、いつ、何を、どのように処理するのかというルールを含んだ概念です。
業務改善を目的としてワークフローを見直すことで、非効率な業務の発見や生産性の向上に繋がります。

ここでは、ワークフローの基本について解説します。

ワークフローとは、業務における申請から承認、決裁、実行に至るまでの一連の手続きや、それに伴う書類・情報の流れを図式化したものです。

具体的には、交通費の経費精算をイメージすると分かりやすいでしょう。

まず、申請者が申請書を作成し、次に直属の上司が内容を確認して承認します。
その後、経理部門の担当者が承認印を確認し、最終的な決裁と支払い処理を行うという工程が、一つのワークフローにあたります。

このように、複数の担当者が関わり、定められたルールに沿って業務が遂行されていく一連の流れそのものがワークフローです。
この流れを定義することで、業務の進め方が標準化されます。

業務改善を進める上で、まず現状のワークフローを可視化することが必要不可欠です。
業務の流れや各工程の担当者、承認ルールなどを図や文章で明確にすることで、これまで見えていなかった問題点が明らかになります。

例えば、特定の担当者に承認が集中しているボトルネックや、必要以上に複雑な承認ルート、部門間で発生している無駄な手戻りなどを客観的に把握できます。

可視化によって現状の課題を特定し、関係者間で共通の認識を持つことが、具体的な改善策を検討するための第一歩となります。
また、業務ルールが明確になることで、業務の属人化を防ぎ、担当者が変わっても品質を維持できるという効果も期待できます。

ワークフローという用語は、ビジネスの現場で様々な類義語と共に使用されるため、意味を混同しやすい場合があります。
「業務フロー」や「業務プロセス」、「稟議」といった言葉との違いを正しく理解することで、ワークフローの概念をより深く把握できます。

これらの用語を比較し、それぞれの指し示す範囲やニュアンスの違いを明確にすることで、業務改善の議論をより円滑に進めることが可能になります。
ここでは、それぞれの用語との違いを具体的に解説します。

ワークフローと業務フローは、しばしば同じ意味で使われがちですが、厳密には異なる概念です。
ワークフローと業務フローの違いは、視点にあります。

業務フローは、業務全体の流れを工程ごとに分解し、誰が何をするのかを時系列に沿って図式化したフローチャートなどを指します。
業務の全体像を俯瞰的に把握することが主な目的です。

一方、ワークフローは、申請・承認・決裁といった意思決定のプロセスに焦点を当て、情報の受け渡しや承認のルールといった「手続きの流れ」そのものを指します。

業務フローが業務の構造を示す「地図」だとすれば、ワークフローは地図の上を人や情報がどう動くかという「交通ルール」に近いものです。

業務プロセスは、ワークフローよりも広範な概念を指す言葉です。

ワークフローが申請から承認・決裁といった個別の手続きの流れに焦点を当てるのに対し、業務プロセスは、特定の事業目的を達成するための一連の業務活動全体を指します。

例えば、「製品開発プロセス」という大きな括りの中に、「新規部品の購入申請ワークフロー」や「設計図面の承認ワークフロー」といった複数の具体的なワークフローが含まれる関係です。

つまり、業務プロセスは複数のワークフローやタスクが組み合わさって構成される、より大きな業務の単位と捉えることができます。
目的達成のための活動全体を指すのが業務プロセス、その中の個々の手続きの流れがワークフローです。

稟議とは、担当者が作成した起案書を関係者に回覧し、承認を得ることで意思決定を行う日本企業特有の手続きを指します。

具体的には、物品の購入や契約の締結など、会議を開くほどではないものの、担当者の一存では決定できない事案について、承認を得るために行われます。

この稟議という手続きの流れは、ワークフローの一種と位置づけられます。

ワークフローが業務における一連の流れ全般を指すのに対し、稟議は承認・決裁を得るための一つの具体的なワークフローの名称です。
近年では、紙の稟議書を電子化するワークフローシステムが普及し、迅速な意思決定に活用されています。

多くの企業では、現在も紙の申請書を用いたワークフローが運用されていますが、これには多くの課題が潜んでいます。

例えば、申請書を印刷し、手渡しで回覧するため、承認者が不在の場合に業務が停滞しがちです。
また、書類の進捗状況が不透明で、今どこで承認が止まっているのかを把握しにくいという問題もあります。

さらに、書類の紛失や破損のリスク、保管スペースの確保、過去の書類を探し出す手間の増大も大きな負担となります。
各部署で異なるフォーマットの申請書が乱立し、管理が煩雑になるケースも少なくありません。

ワークフローシステムとは、これまで紙の書類と押印で行っていた稟議や各種申請・承認業務を電子化し、一連の流れを自動化するためのソフトウェアやツールのことです。

このシステムを導入することで、申請者はWebブラウザや専用アプリから簡単に申請書を作成・提出でき、承認者は場所を問わずに内容を確認・承認することが可能になります。

システムには、申請フォームの作成機能、承認ルートの設計機能、文書管理機能、通知機能などが備わっており、業務の特性に合わせて柔軟な設定が可能です。

紙の業務が抱える課題を解決し、業務効率を大幅に向上させる特徴を持っています。

ワークフローシステムを導入することは、単に紙の業務を電子化するだけでなく、企業経営へ多岐にわたる効果をもたらします。
申請・承認業務の効率化はもちろん、コスト削減、内部統制の強化、多様な働き方への対応など、そのメリットは様々です。

ここでは、ワークフローシステムを導入することで得られる具体的な7つのメリットについて詳しく解説し、システム導入がもたらすポジティブな影響を明らかにします。

自社の課題と照らし合わせながら、導入効果を検討してください。

ワークフローシステムを導入すると、申請者はテンプレート化されたフォームに必要な情報を入力するだけで、簡単に申請書を作成できます。
紙のように印刷したり、承認者の席まで直接届けたりする必要はありません。

申請が提出されると、あらかじめ設定されたルートに従って自動で次の承認者へ通知が届くため、書類の回付にかかる手間と時間が大幅に削減されます。

承認者も自席のPCや、システムに機能が備わっていれば、外出先のスマートフォンから内容を確認し、ボタン一つで承認や差し戻しを行えるため、物理的な制約から解放されます。

これにより、申請から決裁までの一連の業務がスムーズに進行します。

ワークフローシステムを利用すると、申請した書類が「今、誰の承認を待っているのか」という進捗ステータスをリアルタイムで確認できます。

紙の書類では担当者に直接確認しなければ分からなかった進捗が、システム上で一覧表示されるため、透明性が格段に向上します。
承認が特定の担当者で滞っている場合でも、システム上から催促通知を送る機能を使えば、スムーズな処理を促すことが可能です。

業務全体の流れが可視化されることで、どこにボトルネックが存在するのかを容易に特定でき、業務プロセスの見直しや改善にも繋がります。
これにより、業務の停滞を防ぎ、全体の生産性を向上させます。

ワークフローシステムは、申請から決裁までのリードタイムを大幅に短縮し、業務における意思決定を迅速化します。

承認者は出張中やテレワーク中でも、対応したデバイスから申請内容を確認し、その場で承認作業を行えます。
これにより、承認者の不在による業務の停滞を防ぎます。

また、過去の申請履歴や関連資料をシステム上で簡単に参照できるため、承認者は必要な情報を素早く確認し、的確な判断を下すことが可能です。

このような使い方によって、ビジネスチャンスを逃さないスピーディーな意思決定が実現します。
業務プロセスが円滑に進むことで、組織全体の対応速度が向上します。

ワークフローシステムの導入は、直接的なコスト削減にも大きく貢献します。

申請書や添付資料をすべて電子データでやり取りするため、紙の書類が不要になり、ペーパーレス化が実現します。
これにより、これまでかかっていた用紙代、インクやトナーなどの消耗品費、プリンターのリース料やメンテナンス費用を削減可能です。

さらに、承認済みの書類を保管するためのキャビネットや書庫スペースも不要になるため、オフィススペースの有効活用や、外部倉庫の賃料といった保管コストも削減できます。

特にクラウドサービスのシステムを利用すれば、物理的な保管場所を一切必要としません。

ワークフローシステムは、企業の内部統制とセキュリティの強化に大きく貢献します。

システム上では、「誰が、いつ、どの申請を承認したか」といった操作履歴がすべて自動で記録されるため、業務プロセスの透明性が確保されます。

また、申請金額によって承認ルートを自動で変更したり、特定の役職者しか承認できないように設定したりすることで、規程に沿った適切な承認プロセスを徹底できます。
これにより、不正な承認やデータ改ざんを防止します。

書類へのアクセス権限を細かく設定できるため、情報漏洩のリスクも低減し、紙媒体で起こりがちな書類の紛失や盗難の心配もありません。

ワークフローシステムは、場所に縛られない働き方を実現するための強力なツールです。

申請や承認のために出社する必要がなくなるため、テレワークやリモートワークをスムーズに導入・運用できます。
必要なのはインターネットに接続できるネットワーク環境とPC、あるいはスマートフォンやタブレットといったモバイル端末だけです。

営業担当者が外出先から見積もりの承認申請を上げたり、管理職が出張先から部下の経費申請を決裁したりと、時間や場所を選ばずに業務を進めることが可能になります。

これにより、従業員の多様な働き方のニーズに応え、生産性の向上と従業員満足度の向上を両立できます。

ワークフローシステムの運用を続けると、申請から決裁までに要した時間や、差し戻しの回数、申請の種類といった様々なデータが蓄積されていきます。
これらのデータを分析することで、業務プロセスの非効率な点や課題を客観的に把握することが可能です。

例えば、特定の部署で承認が滞留する傾向がある、あるいは特定の申請で差し戻しが多いといった問題点を特定できます。

データに基づいた分析は、勘や経験に頼らない的確な業務改善策の立案に繋がります。
システムから得られるデータを定期的に評価し、継続的なプロセス改善に活かすサイクルを構築できます。

ワークフローシステムは、特定の部門だけでなく、企業内の様々な業務に適用でき、効率化を実現します。
稟議書や経費精算といった全社共通の申請業務から、各部門の専門的な業務まで、その活用範囲は多岐にわたります。

ここでは、実際にどのような業務がワークフローシステムによって効率化されるのか、具体的な例を部門ごとに紹介します。
自社のどの業務に適用できるか、イメージを膨らませてみてください。

企業活動において最も代表的なワークフローが、稟議書や経費精算の申請です。

備品購入や新規取引の開始、システム導入などを決定する際の稟議書は、ワークフローシステム化の代表例です。
システムを使えば、申請金額に応じて承認者が自動で設定されるなど、複雑な承認ルートにも柔軟に対応できます。

また、出張旅費や接待交際費などの経費精算も、システム化による効果が大きい業務です。

申請者はスマートフォンで撮影した領収書の画像を添付するだけで申請が完了し、経理担当者は会計システムと連携させることで仕訳入力の手間を大幅に削減できます。

人事・労務部門では、入社や退社に伴う手続きにワークフローシステムが役立ちます。

例えば、入社手続きのワークフローを作成すれば、人事部門での手続き開始と同時に、情報システム部門へのPC手配依頼や総務部門への備品準備依頼が自動で通知されるため、部門間の連携がスムーズになり、対応漏れを防ぐことができます。

また、有給休暇や残業の申請、住所変更届といった各種申請も電子化することで、ペーパーレス化と管理工数の削減が実現します。
勤怠管理システムの導入と連携により、承認されたデータを給与計算に直接反映させることも可能です。

総務部門が担当する多様な申請業務も、ワークフローシステムで効率化できます。

文房具やIT機器などの備品購入申請において、申請から承認、発注処理までをシステム上で完結させる仕組みを構築できます。
これにより、電話やメールでの依頼がなくなり、発注ミスや重複申請を防ぎます。

また、契約書の管理も重要な業務です。
法務部門へのリーガルチェック依頼から、捺印申請、契約締結後の保管までを一元管理できます。

システムによっては、契約更新期限が近づくと自動でアラートを通知する設定も可能で、更新漏れなどのリスクを低減します。

営業部門では、スピード感が求められる業務が多い点に対して、ワークフローシステムの活用が効果的です。

例えば、顧客に提出する見積書の作成と上長承認のプロセスを電子化することで、外出先の営業担当者が対応デバイスから申請し、上長が迅速に承認できるため、顧客への対応速度が向上します。

また、新規顧客との取引を開始する際の与信申請も、ワークフローを活用できます。
顧客管理システム（CRM）と連携させれば、顧客情報を自動で引用して申請書を作成でき、入力の手間を省くとともに、営業活動の履歴として記録を残せます。

ワークフローシステムの導入を成功させるためには、自社の業務内容や組織文化、将来の展望に合った製品を選ぶことが極めて重要です。
市場には多種多様なシステムが存在するため、どの製品が最適かを見極めるのは簡単ではありません。

ここでは、導入を検討する際に押さえておくべき選び方のコツを5つのポイントに絞って解説します。
これらの要件を確認し、自社の課題解決に最も貢献するシステムを選定しましょう。

ワークフローシステムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの提供形態があります。

クラウド型は、ベンダーが提供するサーバー上でサービスを利用する形態で、初期費用を抑えられ、短期間での導入が可能です。
メンテナンスもベンダー側で行うため、運用負荷が軽いのが特徴です。

また、現在はほとんどのシステムがクラウド型を採用しているため、選択肢が多いのもポイントです。

一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する形態で、独自のセキュリティポリシーに準拠させたり、既存システムと深く連携させたりといった、高いカスタマイズ性が魅力です。

自社の予算、情報システム部門のリソース、セキュリティ要件などを考慮し、どちらの形態が適しているか判断します。

ワークフローシステムは、一部の専門家だけでなく、全社員が利用するツールです。
そのため、ITスキルにかかわらず、誰でも直感的に操作できる分かりやすいインターフェースであることが非常に重要です。

具体的には、申請フォームの入力画面が見やすいか、承認や差し戻しの操作が迷わずに行えるか、といった点を評価します。

多くの製品で無料トライアル期間が設けられているため、実際に複数の部門の社員に使ってもらい、操作性を確認するのがおすすめです。
マニュアルを熟読しなくても基本的な操作ができる、使いやすいシステムを選ぶことで、導入後の定着がスムーズに進みます。

企業の承認プロセスは、単純な一本道だけではありません。
「申請金額が10万円以上なら部長承認が必要」「この案件は経理部と法務部の両方の承認を得る」といった条件分岐や並列承認など、複雑な承認ルートが求められるケースが多くあります。

自社の業務で必要となる承認フローを事前に洗い出し、検討しているシステムがそれらのルート設定への柔軟な対応が可能かを確認することが不可欠です。

また、組織変更や業務内容の見直しに伴い、将来的に承認ルートを変更する可能性も考慮し、情報システム部門の担当者でなくても比較的簡単に設定変更ができるかどうかも重要な選定ポイントです。

ワークフローシステムの導入効果を最大化するためには、既存の社内システムとの連携が鍵となります。

例えば、会計システムと連携して経費精算の仕訳データを自動で取り込んだり、人事管理システムと連携して社員情報や組織情報を同期したりすることで、データ入力の二度手間をなくし、さらなる業務効率化が図れます。

Microsoft365やGoogle Workspaceといったグループウェア、Slackなどのビジネスチャットツール、電子契約サービスなど、自社で日常的に利用しているツールとの連携実績があるかを確認しましょう。

ワークフローシステムは導入して終わりではなく、継続的に活用していくものです。
そのため、導入後のサポート体制が充実しているかは非常に重要な選定基準となります。

操作方法が分からない時やシステムに不具合が生じた際に、電話やメール、チャットなどで迅速に対応してくれるかを確認しましょう。

また、初期設定の支援サービスや、システムの活用方法を学べるセミナー、オンラインのマニュアルやFAQが充実しているかもポイントです。

安心して長期間利用できる、信頼性の高いベンダーが提供するサービスを選ぶことで、導入後の運用がスムーズになります。

ワークフローとは、業務における一連の手続きや情報の流れを指し、その内容を可視化し、最適化することが業務改善の第一歩になります。
従来の紙ベースの業務が抱える多くの課題は、ワークフローシステムを導入することで解決できます。

システムの導入は、申請・承認業務の効率化、ペーパーレス化によるコスト削減、意思決定の迅速化、内部統制の強化など、多岐にわたるメリットをもたらします。

自社に最適なシステムを選ぶためには、提供形態、操作性、承認ルートの柔軟性、外部システムとの連携性、そして導入後のサポート体制という5つのポイントを総合的に評価することが求められます。

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