テレワーク時の勤怠管理は難しい？勤怠管理システムの選び方6選

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、満員電車や、1つの職場に集まることを避ける目的でも、テレワークは注目されている働き方です。

また、勤怠管理は賃金のみならず、有休が取得できているか、働きすぎていないかなど、健康管理の側面でも大切です。もちろん、法令遵守の観点からも正確な管理が求められるのです。

以下で紹介する3つの課題をクリアにしておくことが必要です。

テレワークでは、従業員が直接見えないところにいるため労働状況の把握が難しくなります。職場以外でも出勤や退勤、休憩などを打刻できるシステムが無い場合、自己申告制にせざるを得ません。

自己申告の場合、申告自体を誤ってしまうことや、管理面でも転記ミスなどが発生する可能性があります。また、自己申告に任せるというのは、他の従業員との平等性の観点からも課題が残ります。

従業員が働いている姿が見えないということは、従業員の評価もしづらくなります。業務目標に向けて取り組んだプロセスが見えないので、成果主義に偏った評価になってしまうのです。

例えば、長時間残業をして成果が出ていなければ、たとえ成果が出る一歩手前だったとしても、賃金だけ多くて成果を出せない従業員という評価になります。テレワークにおける評価で就労状況を指標とする場合は、これまでとは異なる視点が必要です。

テレワーク中に病気や怪我が発生した場合、仕事が原因によるものかどうかの線引きが難しい点も課題です。

例えば、テレワーク中に室内で転んで怪我をした場合はどうでしょう。仕事中に起きた怪我ではありますが、転んだ原因が部屋を散らかしたままにしたことにあったとすれば、業務起因性はありません。

このように、テレワーク中の怪我や病気は、プライベートにおける要因が重なっていることもあり、労災認定の線引きが難しいのです。

すでに勤怠管理システムを導入している場合も自社の状況と照らし合わせて、テレワークへの対応可否を確認しましょう。

オフィスの外であっても打刻する機能があるかを確認しましょう。オフィスにいなくても打刻できるかが、テレワークにおける正確な勤怠管理に不可欠です。

例えば、パソコンのON・OFFと同時に打刻されるシステムであれば、打刻の有無を客観的に確認できるため平等性が確保できます。スマートフォンでの打刻機能があれば、より幅広い働き方に対応できるでしょう。

打刻時間だけでなく、実労働時間も正確に記録できる仕組みが大切です。従業員の都合に合わせて始業時間や終業時間を調整できるテレワークでは、従業員ごとに実労働時間を管理しなければなりません。残業時間やそれに伴う割増賃金などを正確に計算するためにも重要です。

従業員がしっかりと作業しているか把握するためには、在席・離席の状態が分かるシステムが必要です。テレワークでは始業時間だけでなく、休憩時間も異なる場合があります。

休憩時などで離席しているのか、在席しているのかを確認できる仕組みは、業務上のコミュニケーションをとる上で大切です。もちろん、実労働時間を正確に計算する上でも必要な機能です。

勤怠管理システムの使い勝手の良さも重要なポイントです。全従業員が利用するので感覚的に分かりやすいシステムでないと、打刻ミスや入力ミスなどが生じ、正確な労働状況を把握できなくなります。

現状で使っている業務システムや端末などとの連携が取れるかどうかも、勤怠管理システムをスムーズに導入するポイントです。

自社の勤務体系に対応していなければ、システムを導入できません。フレックスタイム制やシフト制などを導入している場合は、システムがそのような働き方に対応しているかも確認しましょう。

テレワークとは本来、場所はもちろん、時間にも縛られずに働くことを指します。働き方改革でさまざまな働き方が拡大してきており、勤怠管理システム選びにおいても重要な視点となります。

勤怠管理システムによっては、これまで紙面上で行っていた各種申請がシステム上で可能になります。例えば、有休や慶弔などの休暇申請や、残業・休日出勤の申請で、承認までをシステム上で行えます。

この仕組みは業務の効率化につなげられるとともに、休暇の取得状況も分かりやすく管理できるため、有給休暇の取得促進にも効果があります。また、ペーパーレス化にも有効です。

また、在宅勤務での出退勤や休憩時間、パソコンのログイン・ログオフの各時間を客観的に記録して、勤怠管理システムへデータ連携を行うクラウド打刻サービスなど、人事・総務部門が抱える課題に最適なソリューションを提供しています。