経費精算ワークフローとは？経費精算ワークフローシステムのメリット4つ

「経費精算ワークフロー」とは、経費精算と、経費の申請や承認業務の全てを合わせた言葉です。経費精算のためには、従業員が立て替えている交通費・出張旅費などを経費として処理申請し、承認権限を持つ方がその申請の承認を行い、経理部の従業員が会計処理を行います。これらの一連の業務の流れを経費精算ワークフローと呼んでおり、毎月・毎四半期などの決算業務では定型的な業務が発生します。

「経費精算ワークフローシステム」では、先述の業務を自動的に行う機能で、従来では人が行っていた申請・承認・会計処理を、部分的に（あるいは全て）自動的に行うことができます。経費精算ワークフローシステムには、主にここで紹介する2つの機能があります。これまでの業務を簡単に行うことができたり、データ分析・閲覧に関する様々な機能があることを覚えておきましょう。

経費精算ワークフローシステムの1つ目の特長は、スマートデバイスを利用して経費の申請ができることです。従来の経費精算業務は、社内のサーバーと接続されたデバイスからしか申請ができなかったり、経理部に直接関連書類を提出する形式で行われていました。ワークフローシステムを導入することで、スマートフォンやタブレット端末などのスマートデバイスからも経費の申請が可能になります。そのため、場所・時間を選ばずに、従業員は手軽に経費の申請ができるようになります。

2つ目の特長は、豊富な通信機能を備えていることです。経費の計上を申請する従業員に対しては、承認や否認、その理由などがメール通知される機能があります。一方で、承認者や経理部には、未承認の申請や会計処理が完了していない承認済み項目がある場合、画面上のアラート表示やメール通知の機能なども備わっています。

では、こうした特長を持つ経費精算ワークフローシステムを導入することには、どんなメリットがあるのでしょうか。ここではシステムを導入することで得られる、主な4つのメリットを紹介します。月末・期末に必ず発生する定型業務のミスや実施漏れは、確実に減らせるものであり、減らすことで業務効率が改善します。ワークフローシステムを導入することで得られるメリットを理解しておきましょう。

経費精算ワークフローシステムの導入で得られる1つ目のメリットは、提出忘れを防止できることです。先述の通りシステムには様々な通信（通知）機能がありますが、各社で提供されているシステムの中には、スマートフォン対応のビューアで申請できる機能もあります。利便性が高まることで従業員からの経費申請漏れが減り、経理部は毎月・毎期のコストをより正確に把握できるようになります。

システム導入による2つ目のメリットは、資源・管理コストが大幅に削減できることです。資源コストには書類を作成する際の紙代などが挙げられますが、システムを導入すれば全てオンライン且つペーパーレスで作業が完了するため、申請に関わる資源コストを大幅に削減できます。また管理業務についても、紙媒体などで行うよりはシステムの方が効率的に作業ができ、無駄な仕事が減ります。その結果、従業員の業務時間が大幅にカットされ、残業代の支払いも減りますので、この点でもコストの削減が可能になります。

3つ目のメリットは、従業員の生産性の向上です。承認・会計処理を担当する従業員は、承認依頼、差し戻し、代理承認など処理すべき申請が、起動画面に届き、承認すべき一覧、申請書類のステータス、これから回付される予定の書類一覧などが確認できます。また、申請者は、時間・場所を選ばずにUIに表示される指示に従って処理を行えば、申請業務が完了します。その結果、取り組むべき業務に充てる時間を確保できるため、企業全体の生産性が改善されます。

4つ目のメリットは、ログイン情報管理が容易になることです。経費精算ワークフローシステムを使用するのは全社員です。そして、システムを使用する場合には各従業員のIDやパスワードを設定する必要があります。このIDとパスワードは、シングルサインオンも可能ですので、システムの管理・運用担当者が業務時間を削って対応する必要はありません。

この記事では経費精算ワークフローシステムの特長と、導入することのメリットを紹介しました。経費関連業務は月末に集中することが多く、経理部門では各部署に申請の請求をしたり、申請者は業務に集中したいのに時間を取られたり、ストレスがたまりやすいものです。ただ、システムを導入すれば申請・承認・精算業務の時間短縮・業務効率化が可能となりますので、まだシステムを導入していない場合は、ぜひ導入を検討してみて下さい。また、下記のページでは、WorkVisionが提供するシステムの紹介や、導入事例を紹介しています。これからシステムの導入を始める方は、ぜひご一読下さい。