売上管理システムの必要性2つとは？経営に役立つ情報を紹介

「売上管理」の基本を理解するためには、オペレーション（日々の管理業務）と経営の視点を理解する必要があります。オペレーションは、売上伝票の登録・納品書の出力・代金請求・代金回収が主な仕事内容で、自社で設定している売上計上のタイミングに合わせて、それぞれの業務を行います。一方で経営の視点には、「過去の売上・顧客の傾向分析」や「販売戦略構築」があります。過去のデータを分析することで、例えば季節ごとの販売戦略を最適化できるなど、コストの削減と利益率の向上が実現します。

売上管理業務を行うために、なぜ売上管理システムが必要になるのでしょうか。ここでは、売上管理システムが必要になる主な2つの理由を紹介します。企業として事業を進める場合、売上管理システムがなければ管理・分析に時間がかかり商機を逃す可能性もあります。このようなことを防ぐためにも、ここで紹介する2つの必要性をよく理解しておきましょう。

売上管理システムが必要な理由の一つとして、組織の問題点を確実に抽出することが挙げられます。売上管理システムでは、日々の管理業務で登録した売上・顧客・出荷・各種手数料などの情報を、月次や週次などの指定した期間で自動出力できます。また、分析ツールや会計システムと連動させ、過去の売上傾向などがわかれば、自社が抱えている課題を瞬時に把握できます。事業規模が大きな企業では今後の戦略構築のためにも、売上管理システムが必要になります。

売上管理システムが必要な理由の２つ目は、解決策の根拠の追求です。企業が事業を継続するためには、常にコスト削減・利益率向上につながる戦略や、具体的な解決策を考える必要があります。また、具体的な解決策を考えるうえで、実際の売上・在庫・スタッフの生産性といったデータから妥当な根拠が示されている必要があります。その根拠となるデータを作成・分析・確認するためにも管理システムが必要になります。

管理業務には具体的にはどのような業務があるのでしょうか。ここでは、日々の業務である「日次業務」と、毎月行う「月次業務」の2つを紹介します。それぞれの業務は特徴が異なるので、区別して理解しておきましょう。

売上管理に関わる業務の1つ目は、「日次業務」と言われるもので、「売上管理のオペレーション」として紹介した、売上伝票の登録・納品書の出力・代金請求・代金回収が該当します。売上計上・在庫の払出・納品書作成などについて、各社で決めたタイミングや方法に基づいて、機械的に処理していく仕事です。日次業務は月次業務で行う経営・販売戦略の構築のもととなる「データの蓄積」に当たる業務です。日次業務で起こるヒューマンエラーを最小限に留めるためにも、売上管理システムが重要な役割を果たします。

売上管理に関わる業務の2つ目は、月次業務と言われるもので、「経営者の視点」として紹介した「過去の売上・顧客の傾向分析」や「販売戦略構築」が主な仕事内容となります。まず、分析・戦略構築の前に取引先への請求書発行・代金回収を行い、前月の売上と代金回収を確定させる「締め」の業務があります。輸出入が関わる企業であれば、外貨建ての売上を円に変換するといった業務もここで発生します。「締め」の業務が完了した後は、翌月や翌四半期などの販売戦略構築のために、データ分析・戦略構築・提案書作成に必要なデータを管理システムから抽出し、報告書を作成します。

この記事では、売上管理の基本情報と、売上管理に管理システムが必要な2つの理由と、売上管理の2つの業務について紹介しました。売上管理システムはAPI機能などによってWeb上の他のツールや、在庫管理・会計システムなどと連携可能なものがあり、顧客管理や消費税対応が柔軟にできる機能などもあります。導入の際は、機能のニーズとウォンツを区別して、最適なシステムを導入しましょう。また、WorkVisionでは売上・仕入・在庫管理等に対応した管理システムを提供しています。下記のページで、導入事例やサービスの詳細を紹介しておりますので、ぜひご一読下さい。