販売管理ソフトのおすすめの選び方4つ【導入前のポイントも紹介】

「販売管理ソフト」とは、在庫状況・顧客への受注管理・売上管理・代金回収などの自社の操業に関わる、商品とお金の流れの内部統制を効率的に行うためのソフトです。この記事では、販売管理ツールの選び方や導入する前に考えておくべきポイントなどをご紹介します。

まずは、販売管理ソフトを導入するにあたって、どのような点を見ながらツールを選ぶべきかを紹介します。販売管理ソフトは複数存在しますが、自社にとって最適なソフトを選ばなければ、せっかく費用をかけて導入したソフトが機能せず、コストの無駄使いになってしまいます。ここで紹介する4つの選び方を理解して、最適なソフトを選択できるようにしましょう。

1つ目のポイントは、導入を検討しているソフトを実際に触ってみることです。企業で導入するツールは使いやすさが重要です。高度な分析ツールなどがあっても、データ入力が難しく、必要な情報の抽出に時間がかかってしまうと、ツールを導入した意味がありません。軽減税率導入における情報の出入力や、新しい会計制度の変更にも対応しやすいツールであるかを、実際に触ってみて確認しましょう。

2つ目のポイントは、ソフトの提供会社からのサポート体制が充実しているかを確認することです。実際に使ってみた上でソフトを選んでも、実際に導入して自社の情報を反映する際や、運用中に出たトラブルの解決は、利用者のみでは難しいこともあります。また、頻繁に使わない機能に関しては、サポートに聞いた方が早く解決することもあります。ソフト自体の利便性に加えて、直ぐに対応してもらえるようなサポート体制が充実しているかも注意しておきましょう。

3つ目のポイントは、他の機能やWeb上の各種ツールなどへの拡張性を確認することです。販売管理ソフトは、そのツールのみで完結しても十分便利ですが、他の会計ソフトと連動し、財務と直結させることでより便利な利用が可能となります。別々のツールのデータを突き合わせて手作業による管理をすると人的ミスも出やすいので、こうしたニーズは多くあります。

4つ目のポイントは、導入の目的にあった機能が含まれているのかを確認することです。企業ごとに販売管理ソフトに求める機能は様々です。顧客管理を重点的に行いたいのか、払い戻しや顧客の紹介によって発生するリベート（報奨金）の管理もできるようにしたいのかなど様々な条件で、求める機能が変わることがあります。また、設置工事などがあり物件管理が必要な機械器具業や、一部加工・組立処理などがある卸売業など、業種によってソフトに求める機能は変わりますので、自社にとってどのような機能が必要なのかを確認しておき、その機能がソフトにあるのかを確認しましょう。

ソフトの導入に際して、会社では事前準備が重要となるでしょう。高機能なツールで会社の生産性・業務効率性を高めるためにも、ここで紹介する3つのポイントを事前に検討・準備しておきましょう。

1つ目のポイントは、販売管理ソフトを使用・運用するための組織体制を作っておくことです。企業で使用するツールを導入する際には、そのツールの専門チームを作っておくことで、問題に素早く対応でき、効果的にソフトを使うことが可能となります。ソフトの導入における責任者を任命して、自社の業務にツールが馴染むまでの社内対応や、使用方法の社内セミナーなどを実施できるよう人員を確保しておきましょう。

2つ目のポイントは、ソフトを導入する目的を明確化しておくことです。これは企業が実施する施策の基本ですが、「この業務を効率化して利益率を改善したい」などの明確な目的がなければ、お金を払って高機能なツールを導入しても意味がありません。なので、ソフトの導入によって在庫管理・生産管理・受発注の効率化など、自社のどの問題を解決したいのかを明確に設定しておきましょう。

3つ目のポイントは、導入するソフトに支払える費用を見積もっておくことです。販売管理ソフトは多くの場合、買い切りではなくライセンス契約や無形固定資産となりますので、毎月（もしくは毎年）定額のコストが発生したり減価償却が必要となりますので、コストに見合った機能が手に入るかを確認しておく必要があります。もし導入コストが高すぎる場合、管理品目や在庫数が少ない場合はエクセルやGoogleのスプレッドシートなどの表計算ソフトで在庫管理表などを作成したり、ノウハウのある社員の方がいる場合は無料のOSS（オープンソースソフトウェア）で管理ツールを作ることも可能です。

この記事では、販売管理ソフトの導入を検討している方向けに、ソフトの4つの選び方と導入前に準備しておくべき3つのポイントを紹介しました。販売管理はサプライチェーンの効率化を図り、ムダなコストを削減して利益率向上を実現する便利なツールです。しかし、導入目的やコストパフォーマンスに見合った機能を手に入れられなければ、せっかくのツールも意味が無くなるので、当記事で紹介した内容を踏まえてソフト選びをしましょう。WorkVisionでは、ICT（情報通信技術）やAPI機能を利用してセールスフォースなどの他のツールと連携可能な販売管理ツールを提供しています。下記のページで導入事例などを紹介していますので、ソフトの導入を検討されている方はぜひご一読下さい。