仕入管理システムとは？【販売管理を考慮した選び方やメリット3つを解説】

仕入管理システムとは、商品や材料などの仕入情報の自動分類を行い最適に管理するためのツールです。仕入管理ツールを使用することで、在庫や仕入情報を一元管理でき、社内の仕入や在庫情報を内部統制することで、管理コストの削減も実現します。仕入管理の正確性は自社の利益率に関わるので、国内の企業から商品や材料の仕入を行う製造業者や卸売業者、また海外から輸入を行っている企業など、システム導入はさまざまな企業で大きなメリットとなります。

仕入管理は、購買契約前の見積から、仕入後の代金支払い業務までを一貫して行います。「仕入商品の発注依頼」や「入庫・検品作業」では、発注数のミスや重複して入庫数のカウントをするなどのミスが発生しやすく、その影響で財務に影響が出たり、過剰在庫を積み上げたりすることもあります。仕入管理システムにはそれを防ぐ役目もあります。

仕入管理システムの導入を考えている企業は、どのような点に注意してシステムを選べばよいのでしょうか。企業規模が拡大して管理する受発注量が増える中堅企業では、システムの導入経験がなく選択基準を迷うこともあると思います。ここで紹介するシステム導入の際の2つのポイントを理解して、自社に合うシステムを選べるようにしましょう。

仕入管理システムを選ぶ際の1つ目のポイントは、販売管理業務の全範囲を考慮することです。社内の管理業務は仕入管理だけではなく、顧客管理・受注管理・在庫管理など、販売管理の付帯業務があります。会社同士で受発注状況を一元管理するEDI（電子データ交換）を使っている企業もありますが、こうしたシステムとの互換性やデータ管理のしやすさなどを考えて、導入するシステムを選ぶ必要があります。

2つ目のポイントは、他の管理業務で使っているシステムとのデータ連携です。購買管理・顧客管理などで既にシステムを導入している場合は、同じベンダーの管理システムを導入した方が、それぞれの管理データの連携が簡単ですが、データ連携を可能とするサブスクリプション方式のクラウド型システムも検討してみましょう。また、会計システムと連動できれば、仕入情報を会計情報に連動することで、財務管理まで自動で行うこともできますし、計算が煩雑になりやすい消費税対応や為替の影響を受ける外貨管理も正確性が高まります。

仕入管理システムの導入には具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。システムを導入しなくても、Web上で公開されているオープンソースを使うことで、仕入管理を行うことは可能です。しかし、オープンソースの利用には限界があり、高いスキルも必要となります。ここからは、仕入管理システムを導入すべき3つのポイントをここで確認しておきましょう。

仕入管理システムの導入で得られる1つ目のメリットは、在庫を適切にコントロールできるということです。仕入管理システムには、在庫状況によってアラートを表示する機能などがあり、クラウドで複数の倉庫の在庫を一元管理できるようになります。そのため、不必要な発注の回避や、倉庫間で在庫の融通もできるため、最小限の在庫を維持できます。また、システムの機能を使って過去の出庫（販売や生産ラインへの投入）状況を分析すれば、いつ発注を行うべきか把握できるので、必要な時に必要な分だけ発注出来るようになります。

2つ目のメリットは、過剰在庫を防げるということです。仕入管理システムはリアルタイムに、現在の在庫状況を管理できます。そのため、既に仕入が行われて十分な在庫があることを知らず、他の従業員が発注をかけてしまうといった重複発注がなくなり、過剰在庫を積み上げてしまう可能性が減ります。

3つ目のメリットは、人為的なミスを回避できるということです。小規模の仕入管理では、エクセルやGoogleのスプレッドシートなどの表計算ソフトで作成した仕入管理表に、手入力で管理することも可能ですが、仕入数量や情報を変更すべき品目を間違えるといった人為的ミスのリスクを伴います。その一方で、仕入管理システムは、ハンディターミナルを使用してバーコードを読み込み、その情報を自動で品目別に分類できるので、ミスを減らすことが可能です。また、ミスが減ることで業務量が減り、残業代や管理人員の削減によるコストカットにも繋がります。

この記事では、仕入管理の業務内容や・仕入管理システム導入時の選び方の2つのポイント・仕入管理システムを導入する3つのメリットを紹介しました。管理システムの導入にはコストを伴いますので、導入にあたっては管理業務のどのような問題を解決したいのかを明確にしておきましょう。その上で最適なシステムを選ぶことで、自社にとって最適なシステムを選べます。また、WorkVisionでは仕入管理も含めた販売管理システムを提供しております。導入実績や、サービスの詳細を下記のページで公開しておりますので、システム導入をご検討の方は、ぜひご一読下さい。