販売管理クラウドを導入するメリット6つ｜導入初期コストが安いって本当？

販売管理システムとは、企業の中心的な業務である販売管理・仕入管理・在庫管理をサポートし、業務プロセスの改善（効率化・迅速化）を図り、業務の質をグレードアップする情報システム（ソフトウェア・パッケージ・クラウド）です。販売管理のクラウド型サービスとは、インターネットを経由してWeb上で販売管理システムを利用することができるサービスです。クラウド型サービスは、クラウドに対応したオープンプラットフォームを活用することで、低コスト、短期間で他システム、他サービスとの連携が可能です。また、Web-EDI（電子データ交換）を導入すれば、インターネット上で受発注取引を電子的に送受信できるので、受発注処理がスムーズになります。

販売管理システムをリニューアルする場合、現代では、クラウド型をおすすめしています。クラウド型の方が販売管理システム導入のハードルがオンプレミス型よりも低いこともありますが、オンプレミス型は、自社用のサーバーやネットワークの周辺機器を設置し、ソフトウェアをインストールして自社内でシステムが稼働する環境を構築する必要があるからです。自社ならではのシステム開発が可能で、自社の資産になるという利点もありますが、ハードウェアとソフトウェアを一括購入する場合は初期コストは高くなります。販売管理システムをクラウド型で利用する場合にはどんなメリットがあるのか、6つ紹介します。

販売管理システムを導入する際に、クラウド型はインターネットを経由してソフトを利用するため、システムを自社サーバー上にインストールする必要がありません。クラウドは自社のサーバーにシステムを構築する必要がなく、Webサービスを利用するためインターネットがつながる環境とPCがあればすぐに利用できます。また、サーバールームのスペースも削減できます。最近は、スマホやタブレットにも対応していますので、いつでもどこでもシステム利用が可能です。営業先で購買管理や在庫管理のそれぞれのシステムにアクセスして確認することができ、リモートワークにも対応できます。

販売管理クラウドは、システムの運用が容易である点も大きなメリットです。オンプレミス型は自社でメンテナンスやアップデート作業をしなければならないのですが、クラウド型はシステム会社側がすべて対応しています。また、SaaS(Software as a Service)形式のクラウドでは将来のOS対応などもシステム会社側で設定してくれますし、ソフト機能のバージョンアップも常に最新の状態に保たれるので、安心して業務を進めることができます。なお、IaaS(Infrastructure as a Service)形式では別途対応が必要となります。

販売管理システムのリニューアルは、従来データ連携できておらず手作業となっていたような業務があった場合、その業務プロセスを見直す機会にもなります。タイムリーなデータ分析で販売予測を速く正確に行うことができるようになるため、リニューアル前よりも販売戦略、経営戦略に注力することができます。販売管理システムでは、データの一元化・蓄積・分析・共有が可能になり、クラウド型では、営業支援・マーケティング情報提供・ビッグデータ分析サービス・BtoB電子商取引サービスなどのAPI連携が可能となります。会計システムとの連動も可能で、経営戦略の立案やマーケティング戦略の展開に今までよりも注力することができるようになります。

販売管理クラウドを導入する際に、新たな人件費はかかりません。自社サーバーが必要なオンプレミス型を採用した場合、メンテナンスやシステム維持のための技術者を配置しないと運用が難しいのですが、クラウド型には配置する必要はありません。従来、システムから出力されたデータをエクセルなどで個別に加工することが多かった場合、各部門でその人しかわからないという属人的な傾向になりがちでした。しかし、システムをリニューアルすることによって、人によって業務の質が変わることがなくなり、仕事が効率化され人的コストの削減にもつながります。

販売管理システムの導入にどれだけコストがかかるのか、という点において、クラウド型は初期コストが比較的低いのもメリットです。オンプレミス型は、サーバー・ネットワーク周辺機器・システム構築・ソフトウェアを最初に導入しますので、初期コストは数百万～数千万円かかることもあります。クラウド型は月額または年額の利用料となり、初期コストが低いため手軽に導入することができます。

販売管理システムをクラウド型で導入することによって、予算戦略を立てやすくなるのも大きなメリットです。オンプレミス型で導入すれば「初期コストだけで済み、ランニングコストはかからない」と思いがちですが、そうではありません。運用するための技術者の人件費は継続的に発生しますし、ソフトウェアのアップデート、サーバーの買い替えには大きなコストがかかります。クラウド型は、将来かかるであろうランニングコストをも含んだ利用料金ですので、自社の予算戦略が明確になります。

販売管理クラウドを導入する際に注意しなければならない点があります。従来、部署や関連業務ごとに異なるシステムで管理していたものを統一する場合は、各部署の要望を汲んだ最適なシステムを選定しなければなりません。内部統制を整備し適切に運用することも重要ですので、導入の準備は慎重に行う必要があります。さらに販売管理システムは、業種・業態に合わせたシステム選定も重要です。製造業、卸売業であれば入荷ロット別の在庫管理や引当金・リベート管理、輸出入・貿易業であれば外貨・レート管理などそれぞれに特化したシステムが必要になることがあります。システム会社を選定する際には、自社と同じような業種・業態への導入実績があるかどうか、導入後のサポートが充実しているか、などのポイントを重視しましょう。

販売管理クラウドを導入するメリットについて解説してきましたが、いかがでしたか？販売管理クラウドの導入を検討されている方は、WorkVisionに相談してみてはいかがでしょうか。WorkVision販売管理はサブスクリプション方式のクラウドなので、ご希望の期間だけ使用することも可能です。また、課題を見える化（可視化）する現行業務分析サービスも無料で実施しています。詳しくは、下記リンクをご覧ください。