発注管理とは?発注までの過程と発注管理システムを導入するメリットも!

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発注管理とは?

発注管理とは、主に製造業を生業とする企業が、製品を作る際に必要となる資材の収集や、生産工程において管理に必要な物品(機械の電子部品なども含む)の購入などにかかる仕入を管理する業務のことを言います。各製造現場には、在庫管理の担当者(またはチーフなどのリーダー)が選任されています。発注管理担当者は、現場の在庫管理の担当者と、在庫状況の確認や在庫の補充量などのすり合わせを行い、製造工程に必要な物品を切らさないように管理します。製造工程に必要な物品の管理を怠ると、製品の製造中、在庫切れにより製造ラインが止まってしまいます。そのような事態を防ぐためにも、現場の担当者と綿密に連携し管理していくことが重要です。

発注管理の過程4つ

発注管理業務は、発注方式の決定、購買依頼書の作成、仕入先の選定、注文書の作成、といった4つの過程があります。ここからは、この4つの過程について詳しく解説していきます。

発注管理の過程1:発注方式を決める

ABC分析により、発注方式の決定を行います。金額の大きいA品目を重点的に管理し、A品目については、「定期発注方式」を採用し、それ以外は「定量発注方式」を採用します。「定期発注方式」は、「週に1回」「毎月第3木曜日」など、定期的に発注を行う方式のことを言います。定期的な発注によって、発注量を在庫量や需要に合わせることが可能です。一方「定量発注方式」は、あらかじめ決定した数量まで在庫が下回ったときに、一定量の発注を行う方式で、発注業務の手間を削減できます。

発注管理の過程2:購買依頼書の作成

発注管理の過程として、購買依頼書の作成があります。購買依頼書とは、材料(商品)の種類、材料(商品)の数、発注を行う目的、希望する納期、納入する場所、見積書の有無などを記載した書類のことを指します。在庫管理を担当する社員は、現時点での在庫数と、これから生産にかかる必要な材料の数量を把握しなければなりません。これらの数量を把握した上で、発注に必要な「購買依頼書」の作成を行います。

発注管理の過程3:仕入先を選定する

購買担当者は、購買依頼書の受領後、依頼書の内容確認を行い、仕入先を選定します。依頼する発注先の再選定を検討したいという場合は、候補に挙げている仕入先に対して「相見積」を行います。希望納期までに時間があるときは、卸売業者など多数の仕入先に相見積の依頼を行うこともあります。また、見積を受ける際には、「価格」「数量(ロット)」「納期」を考慮するとよいでしょう。「数量(ロット)」により価格条件が変わる企業もあるため、選定は慎重に行いましょう。

発注管理の過程4:注文書の作成

仕入先を確定したら、発注を行うための「発注書」を作成し、仕入先に送付します。また、発注書を作成する際は、記載項目の確認を行い、書き間違いなどがないか確認を行いましょう。仕入先となる企業は、送られてきた「発注書」をもとに商品を用意します。

発注管理システムを利用するメリット2つ

このように、材料の発注から納品までには4つの過程があり、どの過程もとても重要です。そのため、発注管理業務にとても便利な、「発注管理システム」を利用する企業が増えてきました。そこで、ここからは「発注管理システム」のメリットを2つ紹介します。

利用するメリット1:業務効率の向上

発注管理システムは、現在の在庫量をリアルタイムで確認しながら発注することができます。そのため、作業効率が飛躍的に向上するというメリットがあります。また、在庫管理部門と購買担当部門の間で正確な情報が共有できるため、受発注管理をスムーズに行うことができます。会計システムと連動することも可能なため、発注先を登録しておけば仕入先が選定しやすく、過去の発注履歴を確認し、費用を自動で計算してくれます。

利用するメリット2:発注ミスの減少

発注管理システムを利用する発注管理は、発注ミスの減少にも繋がります。すべての過程を人の作業のみで行う場合、どうしても発注ミスや在庫切れを起こすリスクが高いです。発注管理システムの利用によって、過去の履歴も仕入先単位で確認することができるため、全社レベルでの発注ミスの減少にも繋がります。もちろん、「輸入品」「特注品」などの、管理が難しい発注物も登録することができるため、とても便利です。

発注管理システムの過程とメリットを理解しよう

近年、大企業、中堅企業、卸売業者など数多くの企業が導入している発注管理システムは、種類もさまざまで、Web上には、OSSの管理システムも数多く存在しています。システムを導入する際は、自社の特徴に合ったものを選ぶと良いでしょう。また、WorkVisionでは効率的な発注業務を支援するシステムの開発・提供を行っています。発注管理を最適化し、業務効率改善・利益率向上を目指す方は、下記の導入事例やサービス概要も合わせてご一読下さい。

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